감사추적증명서 활용법 - 이폼사인

현재 전자서명 및 전자문서 기술은 손으로 직접 서명한 문서와 동등한 법적 효력을 인정받고 있습니다. 문서 자체의 법적 효력도 중요하지만 손쉽게 위변조될 수 있는 전자문서의 취약점을 방지할 수 있는 기능도 중요한데요.

이폼사인의 감사추적증명서를 활용하면 문서의 진위 여부를 확인할 수 있어 전자서명과 전자문서, 믿고 사용할 수 있습니다.

감사추적증명서는 무엇인가요?

감사추적증명서는 문서와 관련해 누가, 언제, 어떤 작업을 했는지 상세한 정보가 기록되어 문서의 진위 여부를 확인하고 문서 위변조를 방지하는 증명서입니다.

감사추적증명서에 기록된 내역으로 문서에 서명한 사람과 서명한 날짜를 정확히 증명하는 증거로 법정에서 사용될 수 있습니다.

올바른 감사추적증명서에는 문서의 모든 작업 및 처리 과정에 대한 다양한 유형의 정보(예: 서명자 이메일, IP 주소 등)가 포함되어야 합니다.

이폼사인은 계약서의 최초 작성 단계부터 완료될 때까지 모든 단계의 다양한 정보가 기록된 감사추적증명서를 제공합니다. 감사추적증명서는 이폼사인에서 다운로드 받을 수 있으며, 계약이 완료되는 시점에 문서 참여자에게 완료된 문서와 함께 감사추적증명서가 발송되도록 설정할 수도 있습니다.

이폼사인 감사추적증명서에는 다음의 정보가 기록됩니다.

문서 제목
문서 ID
문서 상태
문서 번호
페이지 수
회사명
국가
기준 시간
파일명
파일 크기
타임스탬프 여부
서명일
서명자
접속 채널
IP
본인 인증 여부
서명
해시

감사추적증명서에 기록되는 정보가 정말 많죠? 특히 해시 정보는 매우 중요한 정보인데, 왜 중요한 지 설명드릴게요!

감사추적증명서에 포함된 해시는 완료 문서의 위변조를 이렇게 방지합니다.

해시는 문서 파일의 진위를 확인하는 데 사용되는 디지털 지문이라고도 합니다. 이폼사인 감사추적증명서에 기록된 해시값으로 완료된 문서의 PDF 파일이 변조 또는 수정되었는지 여부를 판별할 수 있습니다. 완료 문서의 원본 PDF 파일의 해시와 가짜 PDF 파일의 해시를 비교해 진위여부를 확인할 수 있습니다.

가짜 PDF 파일의 해시는 감사추적증명서에 기록된 해시와 일치하지 않으므로 문서가 위변조됐거나 동일문서가 아님을 알 수 있어 해시는 원본 문서의 위변조를 확인 및 방지할 수 있는 중요한 정보입니다.

이폼사인 감사추적증명서 예시

아래 이미지는 실제 이폼사인 감사추적증명서의 예시로 문서 기본 정보, 서명 정보, 문서 처리 내역 등 다양한 중요 정보를 담고 있습니다.

이폼사인에서 감사추적증명서 다운로드하는 방법

워크플로우의 모든 문서 참여자가 검토/서명한 후 문서가 완료되면 이폼사인 멤버는 자신의 계정에 로그인하여 다음과 같이 감사추적증명서를 다운로드할 수 있습니다.

사이드 바 (☰) 메뉴를 클릭하세요.
완료 문서함 메뉴를 클릭하세요.
화면 우측 상단의 다운로드 아이콘을 클릭하세요.
원하는 문서를 선택하고 다운로드 버튼을 클릭합니다.
팝업창에서 감사추적증명서 포함 체크 박스를 체크하고 다운로드 버튼을 클릭하세요.

❗ 감사추적증명서는 회사 대표관리자, 문서관리자, 문서에 참여한 회사 멤버만 다운로드할 수 있습니다.

문서 완료 시 참여자에게 감사추적증명서가 이메일/SMS로 자동 발송되도록 설정하는 방법

문서가 완료된 시점에 참여자에게 발송되는 문서 완료 알림 이메일 또는 SMS에 완료 문서의 PDF 파일과 함께 감사추적증명서가 첨부되어 자동으로 발송되도록 설정할 수 있습니다. 다음과 같이 템플릿을 설정하세요.

사이드 바 (☰) 메뉴를 클릭한 다음 템플릿 관리 메뉴를 클릭하세요.
문서 완료시 감사추적증명서를 발송할 템플릿을 클릭하세요.
설정하기를 클릭한 후 알림 설정을 클릭하세요.
문서 최종 완료 알림 우측의 알림 편집 버튼을 클릭하세요.
팝업창에서 문서 첨부 다운로드에서 감사추적증명서를 체크 후 저장을 클릭합니다.
화면 우측 상단의 저장 버튼을 클릭하고 팝업창에서 예를 클릭하면 변경사항이 적용됩니다.

이렇게 설정하면 이 템플릿으로 생성되는 모든 문서가 완료될 때마다 문서 참여자에게 발송되는 문서 완료 알림에 감사추적증명서가 첨부 파일로 추가되어 자동으로 발송됩니다.