PDF, 자주 사용하고 계신가요? 보통 회사 소개서나 견적서, 계약서처럼 읽기 전용 문서를 보낼 때에 PDF 형식을 자주 사용하고 있습니다. 최근에는 전자계약이나 전자동의 등 문서를 전자적인 형태로 보관할 때에도 PDF를 많이 사용하고 있습니다.

그런데 왜, 전자문서는 항상 PDF로 저장하고 있을까요?

법에서 정했나요? 아니오.

전자문서법 어디에도 PDF라는 단어는 나타나지 않습니다. 대신 전자문서를 ‘정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성ㆍ변환되거나 송신ㆍ수신 또는 저장된 정보’라고 정의하고 있습니다. 때문에 PDF 뿐 아니라 메일도, 카톡도 전자문서의 조건만 갖춘다면 전자문서로 볼 수 있습니다.

그렇다면 왜 PDF일까요?

결론부터 말하자면, PDF는 국제 표준입니다. 2008년, 국제표준화기구(ISO)에서 ‘PDF는 국제적으로 사용할 수 있는 전자 문서 형식이야!’라고 지정했습니다. PDF는 어떤 환경에서도 문서를 동일하게 보여줄 수 있기 때문입니다. PDF가 만들어진 목적 자체가 그렇거든요.

우리가 흔히 사용하는 docx, hwp와 같은 문서 파일들은 MS워드, 한글과 같은 전용 프로그램이 필요합니다. 한글에서도 워드파일을 읽을 수는 있지만 그 형태가 그대로 유지되지는 않고 살짝 다르게 표현됩니다. 심지어 같은 프로그램이라 할지라도 워드 2003에서 만들어진 문서를 2010에서 열면 그 형태가 그대로 보존되진 않습니다.

PDF는 이렇게 운영체제, 프로그램, 버전 등에 따라 다르게 보이는 파일들에 대한 대안으로 만들어졌습니다. 환경에 상관없이 동일한 표현을 하는 파일! 로 말이죠.

누가 만들었나요?

포토샵, 일러스트레이터 등의 디자인 프로그램으로 유명한 어도비(Adobe) 사에서 만들었습니다. 1993년 처음 출시된 PDF는, PDF 파일을 만들고 읽을 수 있는 소프트웨어인 어크로뱃과 함께 출시되었습니다. 하지만 초반에는 1) 같은 목적으로 만들어진 다양한 파일 형식이 있었던데다 2) PDF가 딱히 더 대단하지도 않았고, 3) 어크로뱃을 돈내고 써야했던 터라 크게 주목을 받지 못했습니다.

그러자 어도비에서는 PDF를 읽을 수 있는 (요즘도 많이 쓰는) 어크로뱃 리더를 무료로 풀기 시작합니다. 이렇게 되자 PDF 사용이 증가하면서 요즘과 같이 딱 정하지는 않았지만 표준으로 여기는 ‘실질적 산업 표준(de facto standard)’으로 여겨지게 됩니다.

지금도 어도비껀가요?

2008년, 모든 것의 국제적인 표준을 잡는 기관인 국제표준화기구(ISO)에서 이 PDF를 국제 표준 문서 형식으로 인정하면서, PDF에 대한 관리 권한 또한 ISO로 이관되었습니다. 따라서 현재는 ISO에서 관리하고 있습니다.

그럼, 전자문서는 무조건 PDF로 저장하면 되나요?

PDF 형식 안에도 종류가 여러가지입니다. 사용하고자 하는 목적에 따라 PDF 파일 형식을 좀 더 알아볼 필요가 있습니다.

• 오랫동안 보관해야 하는 문서라면, PDF/A
• 인쇄, 출력을 해야 하는 문서라면, PDF/X
• 엔지니어링을 위한 문서라면, PDF/E
• 장애인도 읽을 수 있어야 한다면, PDF/UA

전자 계약, 전자 신청과 같이 보관하는 문서를 만든다면 PDF/A 형식으로 저장하는 것이 좋습니다. PDF/A는 10년, 20년 후에도 컴퓨터만 있으면 문서를 안정적으로, 동일하게 열어볼 수 있도록 최적화된 문서 형식이기 때문에, 우리나라 국가기록원에서도 PDF/A-1을 문서보존포맷으로 지정하고 있습니다.

이폼사인에서는 만들어지는 모든 전자문서를 PDF/A 형식으로 저장하고 있습니다.

PDF/A로는 어떻게 저장하나요?

워드, 한글, 엑셀 등의 문서 편집 프로그램에서 PDF로 저장할 때에 저장 옵션을 잘 살펴보세요. PDF/A로 자동으로 저장되기도 하고, 혹은 별도의 옵션을 통해 PDF/A로 저장되도록 설정할 수 있습니다.

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PDF가 왜 전자문서의 대명사가 되었는지, 그 궁금증이 해소되셨나요?
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