서명이 필요한 종이문서의 디지털 전환 사례

막연하게 느껴지는 ‘디지털 전환’, 친숙하기는 하지만 막연하고 멀게만 느껴지기도 합니다. 이번 포스팅에서는 디지털 전환이 왜 필요한지, 가장 쉽게 접근할 수 있는 디지털 전환의 방법은 무엇인지 그리고 다양한 업무의 디지털 전환 사례까지 소개해 드리려고 합니다.


💡 디지털 전환의 필요성

디지털 플랫폼 정부부터, 다양한 바우처 지원 사업 그리고 대기업부터 공공기관까지의 수많은 사례까지… 이미 디지털 전환은 우리에게 너무나 익숙한 키워드가 되었습니다. 그러나, 디지털 전환이 도대체 왜 필요한 걸까요?

디지털 전환은 기본적으로 코로나19로 인해 비대면 업무가 가속화되며 떠오르기 시작했습니다. 이미 우리 사회는 여러 산업군 다양한 분야에서 빠르게 디지털화되고 있었는데요. 코로나19로 재택근무와 원격근무가 점점 일상화되기 시작함에 따라 대기업과 특정 산업 군에서만 볼 수 있었던 비대면 업무 방식이 대중화되었습니다.

ESG가 하나의 경영 트렌드로 등장하며 디지털 전환의 필요성이 대두되기도 했습니다. ESG는 지속 가능한 성장을 위해 경제적 수익성뿐 아니라 사회적 책임과 환경을 고려해 지속적으로 기업 가치를 높여 나가는 경영활동입니다. 최근 ESG는 세계적인 관심사가 되어, 기업의 경영에서 고려해야 하는 필수 요소로 자리 잡았는데요. 디지털 전환이 ESG의 대표적인 한 가지 방식으로 꼽히기도 합니다.

이런 외부적인 이유로 디지털 전환을 진행하기도 하지만, 직접적으로 ‘업무 효율 개선’에 큰 영향을 미치기 때문에 디지털 전환을 시작하는 기업도 있습니다. 기존에 업무에 소요되는 시간과 비용을 줄이고, 번거롭고 불편했던 업무 프로세스를 효율적으로 개선할 수 있는 방식이기 때문입니다.


💡 빠르고 효과적인 디지털 전환 방법

가장 빠르고 효과적인 디지털 전환 방법은 무엇이 있을까요? 바로, 일상 업무에서 사용되는 종이문서를 바꾸는 방법입니다. 특히, 2020년 전자서명 및 전자문서 관련 법이 개정됨에 따라서, 전자문서의 법적 효력이 보다 확실해졌기 때문에 사용에 문제없습니다.

또한, 최근 클라우드 서비스가 대중화되며 시스템 구축이나 높은 비용으로 디지털 전환에 망설였던 기업들이 보다 빠르게 디지털 전환을 할 수 있게 되었는데요. 클라우드 서비스는 구축과 유지 보수에 필요한 비용도, 전문가도 필요 없이 서비스 도입과 동시에 실무에 적용해 활용할 수 있기 때문입니다.

계약서, 신청서, 동의서와 같이 다양한 산업 군, 모든 부서에서 자주 쓰이는 서명이 필요한 종이문서 업무를 생각해 본다면 ‘전자문서’로의 전환이 효과적인 것은 분명합니다. 종이 기반의 업무에 소요되는 많은 시간과, 비효율적인 문서 보관과 관리 그리고 분실과 훼손 위험까지.. 각종 부대비용과 업무에 사용되는 리소스는 기본입니다.

그러나, 이렇게 번거롭고 불편한 업무를 디지털화한다면, 비용은 낮추고, 업무는 보다 효율적으로 그리고 보관은 더 안전하게 해결할 수 있습니다. 시간과 공간 제약 없이 업무를 처리할 수 있으며, 기존 종이 문서를 데이터화하는 작업 필요 없이도 클릭 몇 번과 검색만으로 데이터를 활용할 수 있습니다. 또한, 종이문서보다도 보안과 위변조 걱정에서 벗어날 수 있기 때문에 더 이상 종이 기반의 업무를 고집하는 것은 효율적이라고 볼 수 없습니다.


💡 디지털 전환 성공 사례

이해를 돕기 위해 종이 기반의 업무에서 디지털 전환을 통해 업무 프로세스를 개선하고 업무 효율을 높인 일 잘하는 기업들의 사례를 준비해 보았습니다. 지금부터 소개해 드릴 기업들은 기존의 번거롭고 힘들었던 종이 기반의 업무를 전자계약 서비스로 성공적으로 전환한 사례입니다.

1) 화학 제조업 A사

A사는 기업 내 약 50종의 사내 문서를 전환하기 위해 여러 가지 방법을 고민하고 있었습니다. 아무래도 시스템 구축을 하려고 하다 보니, 전환에 필요한 비용과 시간이 부담되었고 의사결정이 계속해서 미뤄지고 있었습니다.

그러나, 구축 비용 없이 월평균 10만 원대의 합리적인 비용으로 디지털 전환을 성공적으로 해낼 수 있었습니다. 근로계약서, 운전기사 출입 확인증, 현장 안전점검표와 같이 다양한 문서를 전송하고 관리하고 데이터를 정리해 활용까지 전자계약 서비스 하나로 해결했습니다.

특히, 작성이 완료된 문서의 자동 저장으로 기존 관리자의 리소스가 최소화되었으며 현재 월평균 200~300건에 이르는 수많은 문서를 1명의 직원이 쉽게 관리하고 있습니다.

2) 전기공사업 B사

B사의 경우에는 근로기준법 개정으로 ‘임금명세서 교부 의무’가 발생함에 따라 업무의 디지털 전환을 고민하기 시작했습니다. 아무래도 일용직 근로자가 많다 보니 근로계약서뿐 아니라 임금명세서까지 수백수천 장에 이르는 문서를 작성하고 관리하는 번거로움이 배가되었습니다.

정기적으로 작성하는 일용직 근로계약서부터 매월 교부해야 하는 임금명세서까지… 담당자는 컨테이너까지 계약해 문서를 보관하고 관리할 만큼 리소스가 많이 필요했습니다.

전자계약 서비스 도입 후에는 엄청난 양의 근로계약서와 임금명세서를 카카오톡이나 문자메시지로 자동 교부해 근로기준법을 준수할 수 있을 뿐 아니라, 물리적인 공간 필요 없이 클라우드 서버 내 문서들을 자동 저장하고 안전하게 보관하고 있습니다.

특히, 필요한 문서를 찾아야 할 때, 검색 한 번으로 문서를 활용할 수 있어 근로자와 관리자 모두 만족할 수 있는 디지털 전환이 가능해졌습니다.

3) 제조업 C사

C사는 전국에 공장이 있는 제조기업으로 근로계약서 작성을 위해 인사 담당자가 매번 공장을 방문하고 대면해 계약서를 작성하는 번거로움이 있었습니다. 과도한 종이 소비량뿐 아니라 직접 현장에 방문하는 시간과 비용까지.. 다른 업무를 위해 근로계약 시즌 야근은 기본이라고 생각할 정도로 업무의 강도가 높았습니다.

이제는 사무실에 앉아 카카오톡과 문자메시지를 통해 근로자에게 비대면으로 계약서 서명을 요청하고 있는데요. 대량의 근로계약서에 대해 실시간으로 진행 상황을 확인하고 완료된 계약서를 안전하게 보관할 수 있어 담당자는 근로계약서를 보낸 후 다른 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.


💡 일 잘하는 사람들의 전자계약. 이폼사인

빠르고 효과적인 디지털 전환이 가능한 이폼사인은 누구나, 언제, 어디서나 손쉽게 별도의 구축 없이 ‘합리적인 요금제’로 이용할 수 있는 ‘전자계약 서비스’입니다. 법적 효력을 지닌 계약서, 신청서, 동의서와 같은 수많은 문서들을 이메일이나 카카오톡 등으로 작성하고 서명하고 전송, 그리고 안전하게 저장까지 가능하기 때문에 디지털 전환의 시작을 고민하고 계신 분들께 추천하고 있습니다.

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2022-11-18