이폼사인에서 제공하는 기능 중에서 잘 활용하면 매우 유용하고 업무 효율성을 높일 수 있는 기능을 하나 소개해 드리겠습니다. 바로, 이폼사인으로 주고받은 문서에 관한 정보는 물론 문서 내 입력된 내용까지 별도로 추출하는 기능입니다.
이 기능을 활용하면, 이폼사인으로 작성한 문서를 하나씩 열어서 확인하거나, 데이터를 일일이 취합하지 않아도 원하는 데이터를 선택해 엑셀 파일로 다운로드할 수 있습니다. 문서에서 추출한 데이터는 고객 관리, 계약 관리, 데이터 분석 활용, 설문 조사 결과 분석 등 다양한 업무에 활용하여 업무의 효율을 높일 수 있습니다.
이폼사인에서는 내가 작성하고, 받고, 참여한 모든 문서의 데이터를 추출해 엑셀 파일로 다운로드할 수 있으며 다음의 기본 문서 정보를 포함합니다.
- 문서 상태
- 문서 제목
- 문서 ID
- 문서 번호
- 워크플로우 단계
- 작성자
- 작성일
- 처리자
- 처리일
문서의 기본 정보는 물론 문서의 입력항목 내 입력된 내용도 일부 또는 모두 추출해 다운로드할 수 있습니다(단, 이미지, 녹음, 첨부 등 일부 입력항목 제외).
사용방법
- 대시보드 또는 사이드 메뉴에서 완료 문서함 또는 문서 관리 메뉴를 클릭합니다.
❗문서 관리 메뉴는 문서 관리자 권한이 있어야 합니다.
2. 문서함 목록의 화면 오른쪽 상단에서 다운로드 아이콘을 클릭합니다.
3. 문서 목록 왼쪽에 체크박스를 클릭해 다운로드할 문서를 선택합니다.
4. 화면 오른쪽 상단의 다운로드 버튼을 클릭합니다.
5. 다운로드 팝업창에서 CSV 다운로드를 선택합니다.
6. 컬럼 드롭다운 메뉴에서 다운로드할 컬럼 또는 모든 컬럼을 선택합니다.
7. 문서의 입력항목에 입력된 내용을 다운로드하려면 모든 템플릿 필드 표시를 선택합니다.
8. 다운로드할 문서의 범위를 선택한 후 다운로드 버튼을 클릭합니다.
- 선택된 문서: 문서함에서 선택한 문서만 다운로드
- 검색된 모든 문서: 문서함에서 검색된 모든 문서를 다운로드
9. 데이터가 추출된 엑셀 파일이 다운로드됩니다. 다운로드한 엑셀 파일을 열어 데이터를 확인합니다.
?TIP
화면 왼쪽 상단의 템플릿 카테고리 드롭다운 박스를 클릭하여 템플릿별로 문서를 필터링하면 특정 템플릿으로 작성한 문서를 조회 및 데이터를 다운로드할 수 있습니다.
