전자 문서 시스템 도입, 따져봐야 할 5가지

회사에 새로운 시스템을 도입한다는 것은 많은 조사를 필요로 합니다. 새로운 시스템이 반드시 필요한 것인가를 따지는 작업부터 비용 대비 효과을 계산하는 것까지, 확인해야 할 것도 따져봐야 할 것도 참 많습니다.

전자 문서 시스템도 마찬가지입니다. 기존의 종이 문서로도 업무를 충분히 처리했던 상황이라면, 막상 전자 문서 도입을 준비할 때 어떤 부분을 고려해야 하는지 상당히 막막할 수 있습니다.

오늘은 이렇게 전자 문서 시스템 도입을 고려하고 있는 분들을 위해 전자 문서 시스템을 도입할 때 따져봐야 할 5가지 사항에 대해 알아보겠습니다.

1. 사용하기 쉬운가?

가장 중요한 부분입니다. 시스템을 도입하고 세팅하기까지는 시간이 든다고 하더라도, 실제로 업무에 도입해서 사용할 때에 직원 및 관계자들이 사용하기 편한가를 확인하는 것은 중요합니다.

1) PC 뿐 아니라 스마트폰과 태블릿에서 사용 가능한가
2) 언제 어디서든 문서를 작성하고 확인할 수 있는가
3) 문서 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있는가
4) 문서 처리 관련 알림을 받을 수 있는가

2. 안전한가?

문서의 목적은 그 안의 내용을 안전하게 보관하는 것에 있습니다. 전자 문서에서도 마찬가지로 문서 자체와 그 안의 데이터가 안전하게 보관되는지 확인할 필요가 있습니다.

1) 문서와 문서 안의 데이터가 안전하게 보관되고 전송되는가
2) 문서의 위/변조 방지가 가능한가
3) 문서를 오랜 기간동안 보관해도 열람 및 보관에 문제가 없는가

3. 권한이 세분화되어 있는가?

문서를 작성하는 사람, 열람하는 사람이 다를 수 있습니다. 문서를 관리하던 사람이 갑자기 회사를 떠날 수도 있죠. 이런 부분에 대한 준비가 되어 있는지도 중요한 체크포인트입니다.

1) 문서를 작성한 사람이 자신이 작성한 문서를 열람할 수 있는가
2) 특정인에게만 문서 열람 권한을 줄 수 있는가
3) 특정인에게만 문서 작성 권한을 줄 수 있는가
4) 관리하던 문서를 다른사람에게 이관할 수 있는가

4. 확장성이 있는가?

사용할 수 있는 문서의 종류가 제한적이라면, 시스템을 도입하더라도 기존의 종이 문서에 대한 관성을 넘어서지 못할 수 있습니다.

또한 API나 기타 방법을 통해 기존에 사용하던 시스템, 혹은 회사의 서비스와 연동할 수 있다면 시스템 관리에 소요되는 시간을 아낄 수 있습니다.

1) 다양한 문서를 처리할 수 있는가
2) 기존의 시스템과 연동할 수 있는가
3) 회사의 서비스에 연동할 수 있는가

5. 비용이 저렴한가?

새로운 시스템 도입은 비용에 대한 리스크가 가장 크기에, 관리자에게 가장 중요한 설득 포인트가 될 수 있습니다.

1) 문서 1건 당 가격이 비교적 저렴한가
2) 문서를 많이 만들어도 추가 비용이 적게 발생하는가

오늘 소개한 내용은 비단 전자 문서 시스템 뿐 아니라 (회사의 업무 효율화를 위한) 다른 시스템을 도입할 때에도 고려할 수 있는 사항들입니다. 이 글이 여러분의 후회없는 의사결정에 도움이 되길 바랍니다!

2020-02-27