[숨은기능찾기②] 구글 드라이브에 자동으로 문서가 저장된다고?

💡 [숨은기능찾기] 시리즈는? 이폼사인만의 독특하고 유용한, (사용에 약간의 학습이 필요한) 고급 기능들을 소개하는 시리즈 포스팅입니다.

이폼사인에는 계약서나 동의서와 같은 중요한 문서들이 많이 저장됩니다.

물론 모든 문서는 이폼사인에 안전하게 저장되지만, 혹시나 하는 마음에 다른 곳에도 백업으로 문서를 저장하고 싶은 분들도 있으실 텐데요. 매번 이폼사인에서 문서를 다운받아 다른 곳에 저장하는 것은 귀찮기도 하거니와, 혹시라도 문서가 누락될 수 있다는 위험도 있습니다.

이럴 때엔 완료 문서 자동 저장 기능을 활용해 보세요!

구글 드라이브, 드롭박스같은 클라우드 저장소의 계정만 있다면, 이폼사인에서 만들어진 완료 문서들이 클라우드에 자동으로 저장되도록 설정하는 기능입니다.


연동할 수 있는 클라우드 종류

구글드라이브 뿐 아니라, 문서 저장을 연결할 수 있는 곳은 아래 4곳의 클라우드 파일저장소입니다.

완료 문서 저장 연동하기

이제 문서가 자동으로 저장되도록 클라우드와 연동해 보겠습니다. 단, 아래 사항을 미리 확인해 주세요.

  • 완료된 문서만 저장됩니다.
    : 진행 중 문서함, 처리할 문서함에 있는 워크플로우가 완료되지 않은 문서들은 자동으로 저장되도록 설정할 수 없습니다.
  • PDF 파일로 저장됩니다.
    : 완료된 문서는 설정한 클라우드 저장소에 PDF 파일 형태로 저장됩니다. 기타 감사추적증명서 또는 CSV은 별도로 저장되지 않습니다.
  • 템플릿에서도 완료 문서 저장 설정을 해야 합니다.
    : 클라우드를 연결한다고 해서 모든 문서가 자동으로 클라우드에 저장되지 않습니다. 각 템플릿에서 완료 문서가 저장되도록 설정하는 추가 설정이 필요합니다.

1. 원하는 클라우드 연동하기

(대표관리자 권한 필요)

  1. 왼쪽 메뉴 > 커넥트 > 파일저장소로 이동합니다.
  2. 계정이 있는 저장소의 [계정 연결] 버튼을 클릭합니다.
  3. 클라우드 계정에 로그인합니다.
  4. 연결이 완료되면 [연결 해제], [저장 경로 설정] 버튼이 나타납니다.
💡 저장 경로 설정은 무엇인가요?
클라우드 계정을 연결하고 나면, 연결한 클라우드에는 자동으로 ‘eformsign’이라는 폴더가 만들어지고, 그 안에 회사 이름으로 된 폴더가 만들어집니다. 원하는 경우 새로운 폴더를 생성해 해당 폴더에 문서가 저장되도록 설정할 수 있습니다.
단, 기존에 이미 만들어져 있던 폴더는 저장 경로로 설정할 수 없습니다.

2. 템플릿에서 완료 문서 저장 설정하기

(대표관리자, 템플릿 소유자 권한 필요)

  1. 왼쪽 메뉴 > 템플릿 관리로 이동합니다.
  2. 원하는 템플릿의 설정 아이콘(⚙)을 클릭해 템플릿 설정 화면으로 이동합니다.
  3. 워크플로우 설정 탭으로 이동합니다.
  4. [완료] 단계를 클릭합니다.
  5. 오른쪽 속성 탭 화면의 [별도의 파일 저장소에 완료 문서 저장하기]를 체크합니다.
  6. 오른쪽 상단의 [저장] 버튼을 클릭합니다.
💡 이렇게 하면 설정 전에 만들어졌던 문서들도 외부 클라우드에 저장되나요?
아뇨, 설정 전에 만들어졌던 문서에는 새로운 설정이 적용되지 않습니다. 따라서 완료 문서 저장 설정 후에 만들어진 문서에 한해서만 연결한 클라우드에 자동 저장이 된다는 점, 기억해 주세요!

3. 저장된 문서 확인하기

구글드라이브, 드롭박스 등 이폼사인과 연결했던 외부 클라우드에 접속해 폴더가 알맞게 생성되었는지, 그 안에 완료된 문서들이 잘 저장되고 있는지 2~3개 정도의 문서를 테스트 해보세요.

문서나 폴더를 찾을 수 없다면 위의 1~2번 내용이 잘 설정되어 있는지 한 번 더 확인해 주세요.

그래도 되지 않는다면, 이폼사인 서비스팀에 문의해 주세요!