[숨은기능찾기④] 자동 입력 기능 100% 활용하는 방법

💡 [숨은기능찾기] 시리즈는?
이폼사인만의 독특하고 유용한, (사용에 약간의 학습이 필요한) 고급 기능들을 소개하는 시리즈 포스팅입니다.

“문서를 작성하러 들어갔더니 이미 반이 채워져 있었어요.”

많은 문서가 내 이름과 부서, 직책 등을 적는 것부터 시작 합니다. 거기에 더 붙이면 연락처, 메일주소도 적어야 하죠. 매번 같은 내용을 입력해야 하는 부분들만 사라져도 문서를 작성하는 시간이 반으로 줄어들 수 있습니다.

이폼사인에는 이렇게 반복적인 업무를 자동화할 수 있는 기능들이 있습니다. 오늘은 함께 견적서 템플릿을 만들어 보면서 이폼사인 문서의 자동 입력을 설정하는 방법에 대해 알아봅니다.

💡 시작하기 전에_자동으로 입력할 수 있는 내용은 어떤 것이 있나요?
– 문서를 작성한 멤버의 정보 : 이름, 연락처, 직책 등
– 문서를 작성한 멤버가 속한 그룹의 정보 : 부서, 부서장, 부서 연락처 등
– 회사의 정보 : 사업자 등록번호, 업태, 법인 대표 이름 등
– 등록한 서명 : 문서를 작성하는 멤버가 내 서명으로 등록한 서명, 도장
– 최근 입력한 내용 : 최근 문서를 작성했을 때 입력한 내용

1. 자동 입력할 입력항목 정하기

우선 견적서에서, 어떤 부분을 자동으로 입력되게 할 지 살펴봅니다.

우리는 오늘 아래 빨간 박스의 내용들이 자동으로 채워지게 설정해 보겠습니다.

견적서 서식이 있고 그 안에 입력해야 하는 영역 중 일부가 붉은 박스로 표시되어 있다.
  • 견적일
  • 사업자등록번호
  • 상호
  • 대표자 이름
  • 사업장 소재지
  • 업태
  • 업종
  • 담당자
  • 연락처
  • 최근 입력했던 견적 내용들

2. 자동 입력될 내용 설정해두기

1번에서 정한 입력항목 중, 미리 그 내용이 준비되어야 하는 항목들이 있습니다. 사업자등록번호, 상호, 담당자의 연락처 등 회사, 그룹, 멤버의 정보를 불러와야 하는 부분들입니다.

이런 정보들은 ‘회사 관리’ 메뉴에서 설정해둘 수 있고, 따라서 ‘회사 관리자’ 권한이 필요합니다.

[사업자등록번호, 상호, 사업장 소재지] – 회사 정보

회사 정보에 회사 이름, 주소, 사업자등록번호가 견적서의 해당 입력란과 연결되어 있다.

사업자등록번호, 상호, 사업장 소재지 정보는 회사 정보에서 가져올 수 있습니다. 우리는 회사 정보의 아래 3가지 정보를 활용하려고 합니다.

  • 회사 이름 → 상호
  • 주소 → 사업장 소재지
  • 사업자등록번호

회사의 사업자등록증 등을 살펴보며 관련 정보를 정확히 입력해 둡니다.

[대표자 이름, 업태, 업종] – 사용자 정의 필드 관리

회사 정보가 가지고 있는 정보는 한계가 있습니다. 대표자 이름, 업태, 업종 등은 회사 정보에 입력할 수 없는 내용들입니다. 이 경우, 사용자 정의 필드를 활용해 정보를 입력해 둡니다.

사용자 정의 필드 관리 사용하는 방법

  1. 왼쪽 메뉴의 회사 관리 > 사용자 정의 필드 관리 메뉴로 이동합니다.
  2. 회사 탭의 ‘필드 추가’ 버튼을 클릭합니다.
  3. 사용자 정의 필드 추가 팝업에 필드 이름과 필드 타입, 필드 값을 입력합니다.
    1. 필드 이름 : 입력할 정보의 종류를 나타내는 이름을 입력합니다. (예. 대표자 이름)
    2. 필드 타입 : 텍스트와 이미지 중 알맞은 타입을 선택합니다.
    3. 필드 값 : 해당 정보를 입력합니다. (예. 대표자 이름이 ‘박이폼’인 경우 박이폼 입력)

사용자 정의 필드를 만들고 나면 필드 이름 뒤에 ‘__c’가 붙습니다. 여기에 정의된 값들이 견적서에 입력되도록 연결할 예정입니다.

사용자 정의 필드에 대표자이름, 업태, 업종 값이 정의되어 있고 이 정보들이 견적서의 입력항목과 연결되어 있다.

[담당자, 연락처] – 멤버 관리

문서를 작성한 사람의 정보는 멤버 관리에 등록된 정보를 가져옵니다. 물론 앞서 살펴봤던 것처럼 사용자 정의 필드 관리에서 ‘멤버’ 탭에 필드를 만들면 해당 정보도 가져올 수 있습니다.

3. 템플릿 만들기 (날짜 자동 설정하기)

이폼사인에 견적서 PDF를 올려 템플릿을 만듭니다. 템플릿 만드는 방법은 이 동영상을 참고하시면 금방 만들 수 있습니다.

템플릿 생성의 폼 디자인하기 화면이 나타나있고 날짜 컴포넌트의 기본값이 오늘 날짜로 설정되어 있다.
💡 견적일 날짜 컴포넌트의 기본값을 ‘오늘 날짜로 설정’해 주세요! 그래야 견적서 작성일의 값이 자동으로 입력될 수 있습니다.

4. 필드 설정에서 정보 연결하기

이제 본격적으로 자동 입력될 내용들을 설정할 차례입니다. 템플릿 설정의 ‘필드 설정’ 에서 각 입력항목에 연결될 정보들을 설정해 주세요. 2번에서 설정했던 정보들을 연결해 주는 작업이라고 보시면 됩니다.

템플릿 설정 > 필드 설정 화면에서 입력 컴포넌트들이 회사정보, 최근 입력값 등으로 설정되어 있다.

5. 문서 만들어보기

이제 설정이 완료된 템플릿으로 문서를 작성해 보겠습니다.

단, ‘최근 입력 값’으로 설정한 문서들은 한 번 문서가 만들어지고 난 후 그 전에 입력되었던 내용들이 자동으로 입력될 수 있다는 점 참고해 주세요!

새 문서 작성에서 설정한 템플릿으로 문서를 작성해 봅니다.

새문서 작성에서 만들었던 견적서 작성으로 들어가보니 문서의 반 이상이 자동입력으로 이미 작성되어 있다.

견적서의 대부분이 이미 작성되어 있는 것을 확인하셨나요? 이제 견적서를 받을 사람과, 견적 내용만 잘 입력해서 보내면 되겠습니다. 🙌


이폼사인의 자동입력 기능, 여러 사람이 작성하는 문서나 자주 작성하는 문서에 미리 설정해두면, 실제 업무의 많은 시간을 아낄 수 있습니다.

이폼사인은 여러분의 효율적인 전자문서 생활을 응원합니다!🙌