2020년 12월 10일 전자문서 및 전자거래 기본법이 개정되었습니다. 종이 문서 대신 전자문서를 적극적으로 활용할 수 있도록 전자문서의 법적 효력을 명확히 하고, 종이 문서를 스캔해 변환한 문서를 ‘공인전자문서센터’에 보관하는 경우 해당 종이 문서를 폐기할 수 있는 규정이 신설되었는데요. 법률 개정과 함께 우리 사회에는 어떤 변화가 생겼을까요?
⚖️ 전자문서법 개정 후
전자문서법 개정으로 사회 전반에 걸쳐 전자문서 활용 및 확산이 가속되고, 2023년까지 종이 문서 보관량 약 52억장 및 유통량 약 43억장의 감소로 약 1조 1천억원의 비용 절감과 약 2조 1천억원 규모의 전자문서 시장 창출 등의 경제적 효과를 기대했습니다. 그로부터 1년 6개월이 지난 지금, 우리 사회에는 많은 변화가 있었습니다.
서면 작성으로 명시되었던 각종 문서를 전자문서로 작성하는 것이 가능해지면서, 시장에 긍정적인 시그널이 많아진 것은 분명합니다. 전자결재나 ERP시스템 구축 등을 통해 이미 많은 업무를 디지털화한 대기업에서도, 여전히 법인 인감이나 서명이 필요한 계약서, 신청서, 동의서, 인수증과 같은 문서는 ‘종이’로 처리되는 경우가 많았는데요.
최근 이러한 업무를 전자문서로 전환하고자 검토하는 기업들이 늘고 있습니다. 중소기업 또한 그룹웨어 도입이나 근로계약서 및 보안 서약서, 동의서 등을 전자문서로 전환할 수 있는 클라우드 서비스를 검토하고 있으며 이러한 시장 트렌드에 맞춰 전자계약 서비스 이폼사인과 같이 중소기업을 위한 저렴한 요금의 클라우드 서비스도 많아지고 있습니다.
✅ 전자서명의 효력 해석
그러나 전자문서 사용 이슈나 문제가 완벽하게 사라졌다고는 볼 수 없는데요. 전자문서의 법적 효력 및 서면의 요건은 명확해졌으나 전자계약 시 사용되는 ‘전자서명’에 대한 법 해석에 대해서는 여전히 논란의 여지를 가지고 있습니다.
전자계약은 계약 당사자가 ‘서명했다는 사실’을 증명할 수 있어야 법적 효력이 인정됩니다. 전자문서법과 같은 시기에 ‘전자서명법 개정’이 진행되었는데요. 이에 따라 공인전자서명제도는 폐지되었고, 전자서명은 기존의 공인전자서명에서 ‘서명자의 실지 명의를 확인할 수 있는 전자서명’으로 변경되었습니다.
실지 명의를 확인할 수 있는 전자서명이란 무엇일까요? 아쉽게도 전자서명법에는 실지 명의를 확인하는 방법이나 가이드라인이 구체적으로 명시되어 있지 않습니다. 향후 다양한 인증이나 새로운 방식의 신원 확인 기술이 발전할 것으로 예상, 이를 포괄적으로 담기 위해 법 조항에서는 ‘개념적인 표현’을 사용할 수 밖에 없습니다.
따라서 기업 내 다양한 계약 업무에 적용할 수 있는 전자서명에 대한 법적 해석이나 가이드라인이 제공된다면, 전자문서 시장 확산에 더 속도가 붙을 것으로 예상합니다.
✅ 종이문서와 전자문서의 이중 보관 문제
전자문서법 개정으로 해결하고자 했던 종이문서와 전자문서의 이중 보관 문제는 얼마나 해결되었을까요? 종이 문서를 폐기하기 위해서는 공인전자문서센터와 연계된 신뢰 스캔 방식의 전자화가 필요합니다.
지난해 8월 전자문서 관련 제도 개선을 위해 고시와 평가 지침, 기술 규격을 대폭 완화함에 따라 최근 전자화 작업장 및 공인전자문서보관소 사업자가 증가하고 있습니다. 이와 함께 전자화 업무 위탁 규정이 신설되어 종이문서 보관자가 업무 위탁을 가능하게 함으로써 중소기업의 ‘전자화 작업’ 또한 활성화될 것으로 보입니다.
민간의 경우 은행, 보험 등 금융기관과 변호사 및 세무사 등 전문 서비스업과 같이 문서가 대량 발생해 종이 문서로 매번 보관해야 하는 법적 의무가 있는 산업 분야에서 우선적으로 공인전자문서센터를 이용할 것으로 예상되며, 다른 산업 분야 또한 법적 준수 사항 또는 업무 효율을 이유로 이용이 증가할 것으로 예상합니다.
특히, 공공기관 및 공기업 등에서는 공공 기록물의 외부 보관 금지 규제로 인해 많은 문서를 자체적으로 보관하고 있으나, 이를 정부에서 인정한 공인전자문서센터와 같이 외부에 보관할 수 있도록 허용한다면 앞으로 개별 보관에 따른 비효율성과 중복 투자를 줄일 수 있으며 전자문서 시장의 활성화에도 큰 도움이 될 것으로 전망합니다.
전자문서 수요와 함께 기존에 보관하고 있는 수많은 종이 문서의 전자화 및 보관에 대한 수요는 급격하게 증가하고 있으나, 여전히 전자문서 활용 및 확산을 저해하는 규제들이 남아있습니다. 전자문서의 실효성을 높이기 위한 제도 및 규제 개선과 함께 민간 분야에서 다양한 서비스가 제공될 수 있도록 전자문서 기술 및 산업 현황을 반영하고 지원을 확대한다면 디지털 전환은 더욱 가속화될 것입니다.
대한민국 모든 기업의 디지털 전환이 완벽하게 이루어지는 그날까지
이폼사인도 함께 노력하겠습니다 👍
