[숨은기능찾기①] 상세 검색, 어디까지 해봤니🔍

💡 [숨은기능찾기] 시리즈는? 이폼사인만의 독특하고 유용한, (사용에 약간의 학습이 필요한) 고급 기능들을 소개하는 시리즈 포스팅입니다.

수백 수천 장의 문서에서 필요한 문서를 찾는 것은 볏짚에서 바늘찾기같습니다. 전자 문서는 어떨까요? 검색 기능으로 조금 더 쉽게 찾을 수 있어야 하지 않을까요?

이폼사인은 (당연히) 저장된 문서를 검색할 수 있는 검색 기능을 제공합니다. 하지만 단순한 키워드 검색을 넘어, 다양한 조건을 건 검색도 가능하다는 점, 알고 계셨나요?


문서 검색이 가능한 곳

이폼사인에서 작성된 문서는 2곳에 쌓입니다. 바로 문서함문서 관리인데요. 바로 이 두 곳에서 문서를 검색할 수 있습니다.

Q. 문서함과 문서 관리의 차이가 뭐죠?

문서함은 로그인한 사용자가 작성한 문서를 확인하는 곳이고, 문서 관리는 작성자와 상관없이 내가 문서 관리 권한이 있는 템플릿에서 만들어진 모든 문서를 보는 곳입니다.

예를 들어, OO회사에 A, B 직원이 있는데,

  • A, B 직원 모두 휴가신청서를 작성했고,
  • A 직원은 인사팀이라서 휴가신청서 관리 권한이 있다고 한다면,
  • B 직원은 문서함에서 자신이 쓴 휴가신청서만 볼 수 있고, 문서 관리 메뉴는 볼 수 없습니다.
  • A 직원은 문서함에서 자신이 쓴 휴가신청서 + 문서 관리에서 A, B 직원이 쓴 휴가신청서를 모두 볼 수 있습니다.

문서가 많아지면 꼭 필요한 기능, 검색

회사에서 사용하는 문서는 휴가신청서 뿐 아니라 각종 결재 서류, 연봉계약서 등이 있고, 외부 계약서까지 포함한다면 그 종류와 문서 수는 수도 없이 많아집니다.

문서함이나 문서관리에 문서가 쌓이다보면 특정 문서를 찾아야 할 때에 어떻게 해야 할지 막막해지기도 합니다.

검색창에서 검색하면 되지 않나요?

네, 모든 문서 목록 상단에는 문서를 검색할 수 있는 검색창이 있습니다. 검색 키워드를 입력하면 문서 제목이나 문서에 입력된 내용에서 해당 키워드를 가지고 있는 문서를 찾아 보여줍니다.

하지만 문서가 많아지다 보면 작성자 이름만 검색해도 100개 이상의 문서가 나올 때가 있습니다. 이럴 때엔 조금 더 상세히 검색할 필요가 있습니다.

💡 검색 키워드 입력 시 템플릿(서식)의 내용은 검색되지 않습니다. 문서 제목과 문서에 입력된 내용만 검색이 가능한 점, 참고해 주세요!

상세 검색, 어디까지 될까요?

1. 구체적인 검색 범위 지정

상세 검색은 문서를 조금 더 깊이있게 검색할 수 있습니다. 우선 검색 범위를 보다 구체적으로 설정할 수 있는데요. 문서 제목, 내용 뿐 아니라 단계, 작성자 등 아래와 같은 다양한 범위을 특정해 검색할 수 있습니다.

  • 제목 + 내용
  • 제목
  • 내용
  • 문서 ID
  • 문서 번호
  • 단계
  • 작성자
  • 작성일
  • 처리자
  • 처리일
  • 사용자 지정 필터

2. 여러 개의 조건 설정 가능

예를 들어

  1. B 직원이,
  2. 2020-12-10일부터 2020-12-17일까지 작성한 문서 중,
  3. A직원이 처리했던 문서

를 검색해 본다고 하면, 아래와 같이 설정할 수 있습니다.

3. 특정 입력항목에 입력된 내용으로 검색하기

사용자 지정 필터 검색 기능을 사용하면, 문서의 특정 항목에 입력된 내용만 콕 집어 검색할 수도 있습니다. (단, 검색할 입력항목의 ID를 알아야 합니다.)

예를 들어, 2020년 휴가 일 수 계산을 위해

  1. 1월 1일부터 12월 31일까지
  2. ‘연차’로 구분된
  3. A직원의 휴가신청서를 찾고자 한다면

휴가 시작일, 휴가 구분을 입력하는 입력항목의 ID를 확인하여 아래와 같이 검색할 수 있습니다.
(여기서 휴가 시작일의 ID는 ‘시작일’, 휴가 구분의 ID는 ‘휴가구분’입니다.)

사용자 지정 필터는 단순 키워드 검색 뿐 아니라 기간, 범위 등 입력 값의 성격에 따라 그 검색 방식을 달리할 수 있습니다. 위 예시에서는 시작일 입력값을 ‘기간’으로 검색하여 2020년 전체로 검색할 수 있었습니다.


이제 이폼사인의 수많은 문서, 잘 찾을 수 있지 않을까요?

이 기능에 대해 궁금한 점이 있다면 언제든 저희에게 문의주시기 바랍니다.