인력 공급, 채용 대행, 전문 도급 사업을 주로 하는 아웃소싱 회사들은 유능한 인재를 찾고, 근로계약을 체결하는 것이 주 업무입니다. 하지만 인력 중심의 서비스 구조 때문에 변화하는 환경 속에서 여러 복잡한 도전에 직면해 있습니다. 많은 아웃소싱 회사는 디지털 전환을 시도하고 있지만, 실제 적용과 업무 효율성 향상이라는 성과를 내는 데는 어려움을 겪고 있죠.
아직 대면으로 이뤄지는 계약 체결 방식으로 인해, 번거롭게 근로자와의 계약을 위해 전국의 사업장을 찾아가는 등, 여러 가지 불편함을 겪고 있는데요. 이번 포스팅에서는 클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인이 어떻게 반복적이며 시간 소모적인 근로계약 체결 업무를 대체함으로써, 업무 효율성을 증대시키고 관리 직원이 핵심적인 업무에 보다 집중할 수 있게 만드는지 알아보겠습니다.
■ 왜 전자계약이 필요한가요?
근로계약서는 근로기준법에 따라 모든 사업장에서 의무적으로 작성해야 하며 근로자에게 교부해야 합니다. 또한 근로계약에 관련된 서류, 즉 근로계약서는 근로계약 종료 후 3년간 보존해야 하죠. 이를 따르지 않을 경우 500만원 이하의 벌금 또는 과태료가 부과됩니다. 계약서를 작성하는 것뿐 아니라 해당 계약서를 근로계약 종료 후에도 긴 시간 동안 보관해야 하는 것은 여간 번거로운 일이 아닙니다. 특히, 단기 기간제 근로자가 많은 경우 또는 매년 연봉계약서를 새로 작성하는 경우 서류는 점점 쌓여만 갑니다. 분실 또는 파손의 우려가 있기도 하고, 필요할 때마다 관련 계약서 찾아내는 데에도 많은 시간이 소요됩니다.
아웃소싱 기업은 수백, 수천 명의 근로자를 대상으로 계약서를 작성하고 교부해야 하는 어려움이 있습니다. 특히, 아웃소싱 업계의 경우 입 퇴사가 잦고 관리 직원 한 명의 업무 부담이 높습니다. 그러나 이를 해결하기 위해 자체 솔루션을 도입하자니 큰 비용이 부담스러우며, 수천 장의 서류를 별도로 분류해 보관하는 번거로움 또한 존재하죠. 기존의 대면 근로계약의 경우 각 사업장에서 근무하고 있는 근로자를 직접 찾아가기 위해 업무 시간의 대부분을 사용해야 했습니다. 또한, 업무에 필요한 경우 기존에 작성했던 계약서 등을 찾거나 인재풀 관리를 위한 서류 비고가 너무 오랜 시간이 걸려 담당 직원들은 서류와의 전쟁을 매번 치러야만 했습니다.
■ 무엇이 어떻게 달라지나요?
전자문서법의 개정으로 전자문서의 법적 효력이 인정되었으며, 따라서 전자근로계약서를 작성하는 방법으로 근로계약을 체결할 수 있게 되었습니다. 대면 계약을 진행하던 아웃소싱 기업들이 이폼사인 전자계약 서비스를 도입함에 따라, 업무 프로세스 개선을 통해 업무 효율을 극대화할 수 있게 되었습니다.
기존에 직접 해야 하던 업무들을 워크플로우 설정을 통해 자동화하여, 매번 계약서를 수정하고 검토를 요청하거나 문서를 인쇄하고 직접 만나서 서명을 요청할 필요가 없어졌고, 다수의 계약서를 한 화면에서 일괄 작성한 후 대량 전송이 가능하여 불필요한 반복 업무를 줄이게 되었죠. 계약서 작성 및 취합 또한 SMS, 카카오톡, 이메일 중 원하는 방식으로 알림 요청을 다양하게 발송할 수 있어 훨씬 간편해졌습니다. 더 나아가, 각 근로자 또는 사업장별 계약 내용을 이폼사인의 모니터링 기능을 통해 사무실에서 실시간으로 확인할 수 있게 되었습니다. 계약서 작성 후 자동 교부 및 저장으로 법적 효력이 보장될 뿐 아니라 기타 법적 분쟁을 방지할 수 있게 되어 관리가 쉬워졌습니다.
■ 누구나 쉽고 간편하게 & 언제 어디서나 편리하게 !
이폼사인 전자계약 서비스는 근로계약서뿐만 아니라 보안유지서약서, 사직서, 개인정보동의서와 같은 실무에서 사용하는 모든 문서에 활용할 수 있습니다.
계약서처럼 한 문서 내 이름, 주소, 날짜 등 동일한 내용을 반복해서 작성해야 하는 경우, 문서의 길이나 입력 항목 양에 따라 시간도 오래 걸리고 피로도를 유발할 수 있죠. 같은 내용을 반복해서 작성하는 과정에서 실수로 인한 오류를 찾아내고 수정하기는 어려울 수 있습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 이폼사인에서는 자동 입력 기능을 제공합니다. 입력 항목을 설정할 때 여러 입력 항목 ID를 동일하게 입력하면 해당 항목들은 입력값을 서로 공유하게 됩니다. 따라서 하나의 입력 항목에 내용을 작성하면, 같은 ID의 모든 입력 항목에 동일한 내용이 자동으로 입력되도록 설정할 수 있죠.
그와 더불어 이폼사인에서는 사용자가 필요한 업무 프로세스에 맞춰 문서 작성부터 승인, 관리까지 다양한 방법으로 진행할 수 있게 자유로운 워크플로우 설정이 가능합니다. 이폼사인은 참여 인원 제한 없이, 워크플로우 참여자의 역할에 따라 보이는 파일이나 구역을 맞춤 설정할 수 있으며, 회사 외부의 참여자나 검토자에게도 필요한 문서만 노출되도록 디테일한 설정도 가능해 복잡한 업무도 손쉽게 자동화할 수 있습니다. PC, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기를 완벽하게 지원하기 때문에 PC가 없는 상황에서도 언제 어디서나 문서를 확인하고 작성할 수 있습니다. 추가적인 서류 처리나 스캔, 이메일을 통한 문서 교환 과정 없이도 비대면으로 편리하게 계약을 체결할 수 있습니다.
이폼사인으로 작성되는 모든 문서는 물리적 공간이나 컴퓨터가 아닌 이폼사인 자체 클라우드에 저장되고 있는데요. 이폼사인에서는 원하는 키워드를 검색하면 키워드가 담긴 모든 관련 문서를 쉽게 찾고 열람할 수 있습니다. 키워드 검색뿐만 아니라 사용자는 특정 기간, 특정 입력 항목 등의 입력을 통해 다양하게 검색할 수 있습니다. 그리고 엑셀을 연동할 경우 보관하고 있는 문서의 데이터를 엑셀에 실시간으로 업데이트하여 관리할 수 있고, CSV 추출 또한 가능하여 다양한 업무에 활용하는 것이 용이합니다.
아웃소싱 회사의 디지털 전환, 이폼사인 전자계약으로 시작해 보시는 건 어떠세요?
복잡한 문서 처리 과정을 단순화하고, 불필요한 반복업무를 줄이며, 업무의 효율성을 극대화할 수 있는 이폼사인을 통해, 여러분의 업무 방식을 바꾸어보세요.
클라우드 서비스 보안 인증(CSAP)
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