우리가 사용하는 모든 상품은 원자재 조달부터 고객 손에 도달하는 순간까지 물류 서비스가 필수입니다. 이를 위해 물류센터, 판매처 여러 곳을 거치며 보관 운송 과정을 거치죠. 코로나 팬데믹을 거치면서 스마트한 배송 시장이 형성되었고, 전자상거래에 대한 수요가 급증했으며, 그에 따라 국내 물류시장 또한 빠르게 커졌습니다
물류산업의 디지털 전환은 물류 산업이 갖는 노동집약적, 고비용, 비효율 등의 문제를 해결할 수 있을 것으로 기대되기에 디지털 전환은 더는 미룰 수 없는 과제가 됐습니다. 그러나 까다롭고 다양한 이해관계자들이 존재하는 시장 환경과 정형화되지 않은 데이터와 정보의 비대칭으로 인해 물류산업은 디지털 전환이 어려운 시장으로 꼽혀 왔습니다.
이와 같이 물류시장은 급격하게 커졌지만, 아직 고수하는 아날로그 업무 방식으로 인해 여러 문제가 발생하고 있는데요. 이번 포스팅에서는 클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인이 어떻게 운송비 정산과 지급 절차를 간소화하고 인수증, 견적서, 확인서를 작성하는 등 물류 종사자들의 업무 효율성을 증대시킬 수 있는지 알아보겠습니다.
■ 왜 전자계약이 필요한가요?
국내 화물운송시장에서는 거래 과정에서 운송이 완료됐음을 증명하는 ‘인수증’을 사용합니다. 인수증은 공급자, 납품처, 납품내역 등의 정보가 담긴 거래내역서라고 볼 수 있는데요. 화주와 운송업체 그리고 차주 모두에게 인수증은 대금 결제를 위한 수단으로 사용되기도 하며, 증빙 자료로 추후 분쟁 방지를 위해 사용되기도 합니다. 차주에게는 운임 청구서의 역할로 사용되기 때문에 중요하며, 화주나 물류업체에서는 세무법상 서류보관의무법에 따라 지출을 증빙하기 위한 서류로 종이 인수증을 5년간 보관해야 합니다. 그러나 화물운송시장에서는 오랜 시간 종이 형태의 인수증으로 인해 여러 가지 불편함을 겪고 있습니다.
종이로 된 인수증은 누락, 훼손 또는 분실 우려가 많이 발생합니다. 복잡한 전달 프로세스를 거치다 보니 운송 대금을 청구할 수 있는 증빙 서류인 인수증을 분실할 경우 제대로 물건을 납품했음에도 난감한 상황이 발생할 수 있습니다. 차주의 입장에서는 서명 완료된 인수증을 모아 우체국에 방문하고, 운송 업체에 보내는 등기 비용과 번거로움도 무시할 수 없습니다. 운송 업체는 수많은 차주가 등기로 보내온 수많은 인수증을 모아 분류하고 엑셀 파일로 데이터를 정리해 화주에게 운임을 청구해야 합니다.
이처럼 인수증이 화주에게 도착할 때까지 복잡하고 번거로운 프로세스를 거치기 때문에 결국 운임 지급 시기는 늦춰질 수밖에 없습니다. 한국교통연구원의 조사에 따르면, 운송을 마친 뒤 1개월 넘게 운임을 받지 못하고 있는 거래가 전체의 약 30~40%에 달하는 것으로 종이인수증을 주고받는 시간으로 인해 화물 운송 시장의 모든 이해관계자가 업무 효율이 저하될 수밖에 없는 악순환이 계속되고 있습니다.
■ 무엇이 어떻게 달라지나요?
전자문서법의 개정으로 전자인수증도 종이인수증과 동일한 법적 효력을 가지게 되었으며, 따라서 법적 문제 없이 사용할 수 있게 되었습니다. 또한, 종이영수증 원본이 아닌 전자영수증 보관만으로 동일하게 지출을 증빙할 수 있는 자료로 사용할 수도 있습니다.
종이인수증을 사용하는 기업들이 이폼사인과 같은 전자계약 서비스를 도입함에 따라, 화주와 차주 그리고 운송업체의 업무 효율을 모두 개선할 수 있게 되었습니다. 차주는 인수증을 잃어버릴 걱정 없이, 수취인의 서명이 완료된 인수증을 보관할 수 있습니다. 또한, 시간을 내어 우체국에 방문하고 등기 비용을 부담하지 않아도 클릭 한 번으로 운송업체에 인수증을 전달할 수 있습니다.
운송업체는 수백수천 장의 인수증을 누락 없이 손쉽게 분류할 수 있으며, 일일이 엑셀에 데이터를 정리하지 않고도 간편하게 화주에게 운송 데이터를 전달할 수 있게 되었습니다. 이에 따라 전자인수증 하나로 업무를 자동화할 수 있을 뿐 아니라 1-2주에서 길게는 한 달 이상 지연되던 운임 지급 문제를 해결할 수 있게 되었습니다.
■ 누구나 쉽고 간편하게 & 언제 어디서나 편리하게 !
이폼사인 전자계약 서비스는 인수증뿐만 아니라 견적서, 물류대행계약서, 화물운송계약서와 같은 현장에서 발생하는 모든 문서에 활용할 수 있습니다.
이폼사인은 별도의 개발 지식 없이 기존에 사용하던 문서 파일을 업로드하거나, 이폼사인 MS오피스 플러그인을 이용해서 엑셀, 워드, 파워포인트에서 바로 쉽고 간편하게 전자문서를 만들 수 있습니다. 엑셀 수식과 함수를 활용하면 복잡한 계산을 단순화하고 반복 작업을 자동화할 수 있기 때문에 데이터 관리 및 분석 시 엑셀을 많이 사용합니다. 전자문서에도 엑셀의 수식과 함수가 적용된다면 어떨까요? 이폼사인 플러그인을 사용하면, 수식과 함수가 적용된 엑셀 파일을 그대로 전자문서로 만들 수 있습니다. 복잡한 계산을 단순화하고 반복 작업을 자동화할 수 있어 어느 단계에서도 처리하기 쉬운 문서를 만들 수 있습니다.
이폼사인에서는 사용자가 필요한 업무 프로세스에 맞춰 문서 작성부터 승인, 관리까지 다양한 방법으로 진행할 수 있게 자유로운 워크플로우 설정이 가능합니다. 이폼사인은 참여 인원 제한 없이, 워크플로우 참여자의 역할에 따라 보이는 파일이나 구역을 맞춤 설정할 수 있으며, 회사 외부의 참여자나 검토자에게도 필요한 문서만 노출되도록 디테일한 설정도 가능해 복잡한 업무도 손쉽게 자동화할 수 있습니다. PC, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기를 완벽하게 지원하기 때문에 PC가 없는 상황에서도 언제 어디서나 문서를 확인하고 작성할 수 있습니다. 추가적인 서류 처리나 스캔, 이메일을 통한 문서 교환 과정 없이도 비대면으로 편리하게 계약을 체결할 수 있습니다.
이폼사인으로 작성되는 모든 문서는 물리적 공간이나 컴퓨터가 아닌 이폼사인 자체 클라우드에 저장되고 있는데요. 이폼사인에서는 원하는 키워드를 검색하면 키워드가 담긴 모든 관련 문서를 쉽게 찾고 열람할 수 있습니다. 키워드 검색뿐만 아니라 사용자는 특정 기간, 특정 입력 항목 등의 입력을 통해 다양하게 검색할 수 있습니다. 그리고 엑셀을 연동할 경우 보관하고 있는 문서의 데이터를 엑셀에 실시간으로 업데이트하여 관리할 수 있고, CSV 추출 또한 가능하여 다양한 업무에 활용하는 것이 용이합니다.
물류회사의 디지털 전환, 이폼사인 전자계약으로 시작해 보시는 건 어떠세요?
복잡한 문서 처리 과정을 단순화하고, 불필요한 반복업무를 줄이며, 업무의 효율성을 극대화할 수 있는 이폼사인을 통해, 여러분의 업무 방식을 바꾸어보세요.
클라우드 서비스 보안 인증(CSAP)
‘전자계약 서비스 업계 최초’ 획득!
일 잘하는 사람들의
‘안심할 수 있는’ 전자계약. 이폼사인
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