“전자계약 서비스, 우리 기업에서도 사용할 수 있는 걸까요?”
전자계약 서비스를 사용하는 다양한 기업들을 소개합니다. 지난 부서별 활용 TIP에 이어 이번 포스팅에서는 일 잘하는 기업들의 산업별 이폼사인 활용 TIP을 소개해 드립니다. 건설 제조 화학, 교육 출판, 기관 협회, 의료 제약, 서비스업까지 다양한 산업 군, 서명이 필요한 모든 문서에 활용하고 있는 이폼사인 고객사례를 확인해보세요!
?️ 건설 제조 화학
건설 제조 화학 산업 군에서는 단기 근로계약서, 안전 교육 일지, 점검 체크리스트, 시공 동의서, 시설점검확인서 등의 현장에서 일어나는 업무와 관련된 문서에 활용하기 좋습니다. PC가 없더라도 언제 어디서나 문서를 확인하고 작성할 수 있기 때문에 사무실에 있지 않더라도 비대면으로 업무를 빠르게 처리할 수 있어 업무 프로세스 개선에 가장 효과적입니다.
? 추천 기능 – 문서 작성 요청 알림 기능
각 문서의 처리 단계 및 문서 상태에 따라 이메일, SMS 그리고 카카오톡 등 다양한 채널로 알림을 전달할 수 있습니다. 알림 메시지는 편집이 가능해 문서에 맞게 커스터마이징해 활용할 수 있습니다. 또한, 문서 작성 완료 후 완료된 문서 파일을 자동으로 보낼 수 있어 계약서 교부도 자동으로 진행할 수 있습니다.
? 건설업 총괄관리부
기존 업무 방식을 바꾸는 일이 쉽지는 않지만, 도입 후에는 왜 다들 만족하는지 바로 이해할 수 있습니다. 기존에도 매번 서면으로 작성하기에 물리적 제약이 있었으나, 코로나19로 서로 대면하기 어려운 시기에 도입하게 되었습니다.
일용직 근로자를 대상으로 3개월마다 반복되는 근로계약서 작성 업무를 전자계약으로 바꾸니 기존 계약 프로세스를 보다 신속하고 효율적으로 처리할 수 있게 되었습니다. 특히, 현장에서 근무하는 근로자들에게 카카오톡으로 계약서를 확인 후 서명할 수 있도록 하니, 번거로움이 덜어져 근로자들의 만족도도 높아졌습니다.
? 교육 출판
교육 출판 산업에서는 주로 수강생들을 대상으로 하는 수강신청서 및 입학지원서, 교직원을 대상으로 하는 근로계약서, 작가 및 창작자를 대상으로 하는 출판권계약서와 저작권계약서 등의 문서에 전자계약 서비스를 활용할 수 있습니다. 전자문서법 개정에 의해 법적 효력이 확실하기 때문에 계약의 효력도 보장될 뿐 아니라, PDF 파일로 저장되어 보관이 편리하고 데이터를 추출해 활용할 수 있어 관리에도 용이합니다.
? 추천 기능 – 문서 및 데이터 관리
전자계약 서비스 내에서 작성이 완료된 모든 문서는 PDF 파일로 다운로드해 활용할 수 있습니다. 종이 문서와는 다르게, 전자문서는 문서에 기입된 데이터를 추출할 수 있습니다. 이폼사인은 전자계약 서비스 중 유일하게 CSV 추출 기능을 제공하고 있습니다. 문서에서 추출한 데이터는 고객 관리 및 마케팅 등 다양한 업무에 활용할 수 있습니다.
? 교육 서비스업 행정실
내외국인 학생들을 대상으로 입학 지원서를 받는 업무에 전자계약 서비스를 도입해 사용하고 있습니다. 종이 입학지원서의 경우 인쇄 및 스캔과 같은 단순 업무에 많은 시간이 소요되었으나, 이폼사인 도입 후에는 단순 반복 업무의 자동화가 가능해져 업무를 보다 효율적으로 개선할 수 있게 되었습니다.
또한, 문서 내 작성된 데이터를 매번 새롭게 타이핑하고 하나씩 분류할 필요 없이 완료된 문서를 기반으로 데이터 추출 기능을 활용하면 수강생들의 데이터를 쉽게 취합할 수 있어 정말 간편합니다.
? 금융 보험
금융 및 보험업에서는 고객들을 대상으로 서명을 받아야 하는 많은 문서에 전자계약 서비스를 활용하고 있습니다. 고지의무확인서, 개인신용정보수집동의서, 보험계약서 등의 문서를 전자계약 방식으로 전환해 등기를 발송하거나 별도의 이메일을 전달하지 않고도 고객들이 문서를 간편하게 확인하고 서명할 수 있어 문서 취합에 소요되던 시간을 줄일 수 있게 되었습니다.
? 추천 기능 – 본인 인증
작성해야하는 본인이 아닌 다른 사람이 문서를 열어 내용을 확인하거나 문서를 작성할 경우 여러 문제가 생길 수 있습니다. 중요한 계약 또는 개인 정보가 담겨있는 문서가 오가야 할 때는 관련된 당사자만 해당 문서를 볼 수 있도록 해야 합니다. 이폼사인은 업계 최다 본인 인증/확인 방법을 제공하고 있습니다. 계약자의 부인 방지 및 위변조 방지를 위해 이메일, 휴대폰, 법인공동인증서, 비밀번호 등 다양한 본인 인증 방법을 제공해 확실하고 안전하게 계약할 수 있습니다.
? 보험 및 금융 서비스업 총무팀
금융소비자법 개정에 따라 업무에 필요한 서류가 늘어났습니다. 당사 전산 시스템에 이폼사인 API 시스템을 연동해 신규 계약 건마다 고지의무확인서가 자동으로 발생되도록 하여 업무 과정이 간소화되었을 뿐 아니라, 보험 계약자의 본인인증을 진행한 이력이 감사추적증명서에 남아 계약 시 발생하는 여러 이슈들이 확실히 줄어들었습니다. 필요에 따라 다른 업무에도 확장해 사용할 수 있어 비용이 아깝지 않을 만큼 만족스럽습니다.
? 의료 제약
병원이나 제약사의 경우 환자나 고객사를 대상으로 많은 문서를 작성합니다. 특히, 병원에서는 의료법에 따라 진료 기록과 관련된 서류를 일정 기간 필수로 보존해야 하는 의무가 있습니다. 병원에서 작성하는 진료동의서, 비급여동의서, 연구동의서, 입원동의서, 수술동의서, 선택진료신청서 등 각종 동의서 업무에 전자계약을 도입한다면 법적 의무도 지킬 수 있을 뿐 아니라 고객들의 개인정보가 담긴 수십수백 장의 동의서를 안전하고 확실하게 보관할 수 있어 업무 효율을 높이고 서비스 품질을 개선할 수 있습니다.
? 추천 기능 – 템플릿 관리
반복적으로 동일한 문서를 매번 작성하는 것은 비효율적입니다. 이폼사인은 내 파일로 문서작성과 템플릿으로 문서 작성 2가지 방법으로 문서 작성 및 서명 요청이 가능합니다. 내 파일로 문서 작성은 기존에 가지고 있는 파일을 업로드한 후 수신자를 선택하는 방식으로 일회성 문서를 작성하고 전송하는 경우 편리합니다.
그러나, 동일한 문서를 자주 사용하는 경우에는 자주 사용하는 문서를 업로드한 후 폼 디자인 및 워크플로우 설정을 통해 템플릿으로 저장해 매번 별도의 작업 없이 원하는 만큼의 문서를 만들 수 있습니다.
? 의료 서비스업 원무팀
요양병원에서는 긴급 상황에서 보호자의 수술 동의를 빠르게 요청해야 하는 경우가 많이 발생합니다. 외곽에 위치해있기 때문에 보호자가 부재할 경우 발생하는 문제가 있어 비대면으로 동의서 서명을 받을 수 있는 서비스를 도입하게 되었습니다.
진료 및 수술 동의서에 서명을 받는 업무를 대면 및 비대면 방식으로 모두 가능할 뿐 아니라, 서명 완료 시 별도의 스캔이나 분류, 보관을 위한 업무 없이 자동으로 클라우드에 저장되어 간편합니다. 또한, 자주 사용하는 동의서들을 템플릿으로 저장해 담당자가 해당 템플릿을 열어 보호자의 정보만 입력하면 바로 서명을 요청할 수 있어 번거롭지 않아 신속하게 업무를 처리할 수 있습니다.
? 기관 협회
각종 중소형 기관이나 협회의 경우 인프라를 구축하고 시스템을 개발하는 데 비용을 투자하는 것이 쉽지 않습니다. 또한, 정해진 특정 계약서나 동의서뿐 아니라 내부 기안, 대외 공문부터 각종 신청서 및 동의서 등 다양한 종류의 문서를 작성하기 때문에 누구나 쉽게 전자문서를 만들 수 있어야 합니다. 이폼사인의 기관 및 협회 고객사들의 경우 이용약정서, 만족도 조사, 프로그램신청서, 인수증, 후원신청서, 공문 등 다양한 주체에게 보낼 서식을 간편하게 전자문서로 전환해 사용하고 있습니다.
? 추천 기능 – URL로 문서 작성
수신자의 이메일 주소 또는 휴대폰 번호를 알 수 없거나, 불특정 다수에게 문서 작성을 요청해야 하는 경우가 있습니다. URL로 문서 작성 기능을 사용하면, 문서 작성 링크를 만들어 불특정 다수에게 문서 작성을 요청할 수 있습니다. 만들어진 링크를 웹사이트에 포스팅하거나 이메일, 카카오톡으로 공유하여 서명을 요청할 수 있습니다. 동의서, 탄원서, 설문조사 작성 등의 서명 요청에 간단하게 활용할 수 있습니다.
? OO 협회 사무국
기존에 사용하는 네이버나 구글폼의 경우에는 법적 효력을 확실히 할 수 있는 서명 기능이 없어 불편했습니다. 이폼사인을 도입한 후 다양한 회원사와 회원들을 대상으로 대량의 문서를 발송하고 서명을 받는데 소요되던 수많은 시간을 절약할 수 있게 되었습니다. 또한, 불특정 다수를 대상으로 신청서 작성을 요청해야 할 때, 링크를 홈페이지에 공유하면 되기 때문에 번거로운 프로세스 없이 진행할 수 있어 편리합니다.
? 서비스
서비스업은 생활의 편의와 삶의 질 향상을 위해 제공하는 광범위한 활동을 포함하는 산업입니다. 회원가입신청서, 가맹계약서, 서비스이용동의서, 멤버십계약서, 분양계약서와 같은 문서와 같이 주로 서비스를 제공받는 고객들을 대상으로 작성을 요청하는 문서에 전자계약을 활용하고 있습니다. 서비스업에서 전자계약을 활용하는 이유는 업무 효율 개선뿐 아니라 고객들의 서비스 이용 만족도와 브랜드 이미지 개선을 위한 목적으로 사용하기도 합니다.
? 추천 기능 – 신분증 자동 마스킹
이폼사인은 다양한 입력 항목을 제공하고 있습니다. 타사 서비스 이용 시, 서명과 도장 또는 텍스트 정도의 입력 항목을 사용할 수 있는 반면에 이폼사인은 문서를 만드는 데 서명, 도장, 카메라, 손글씨, 녹음 등 15개의 업계 최다 입력 항목을 사용할 수 있습니다.
그중에서도 신분증 자동 마스킹 기능은 신분증 촬영 후 이미지 내 개인 정보가 자동으로 마스킹 되는 기능으로 확실한 개인정보보호가 가능합니다. 첨부 서류로 신분증 사본이 꼭 들어가야 하는 서류에는 신분증 자동 마스킹 기능을 활용하면 보다 안전한 계약을 진행할 수 있습니다.
? F&B 프랜차이즈 가맹영업부
수십여 장에 이르는 가맹계약서를 가맹점주와 만나서 계약하는 일은 매우 번거롭고 까다롭습니다. 계약서 2부를 일일이 간인하고, 신분증과 사업자등록증 등 필요한 서류를 서로 요청하고 확인하는 등 시간이 많이 소요되는 업무입니다. 전자계약 도입을 위해 여러 업체를 비교하던 중, 가맹계약서 특성상 요구되는 많은 기능들을 제공하는 이폼사인을 선택하게 되었습니다.
특히, 타사에서는 제공하지 않는 사진 촬영, 실물 도장 스캔, 첨부파일 및 손글씨와 신분증 마스킹기능 등 차별화된 기능들을 합리적인 비용으로 사용할 수 있게 되어 가맹본부인 저희도 가맹점주님들도 계약서 작성을 보다 쉽고 편리하게 진행하고 있습니다.
다양한 산업군의 1인 기업, 중소기업 그리고 대기업까지
앞서가는 기업들은 이미 이폼사인과 함께하고 있습니다.
디지털 전환에 대한 고민이 있다면?
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