전자계약 서비스를 사용하는 기업들은 어떻게 활용하고 있을까요? 흔히 알고 있는 인사팀의 근로계약서 업무는 물론 다양한 부서와 여러 업무에도 전자계약을 활용할 수 있습니다. 이번 포스팅에서는 일 잘하는 기업들의 부서별 이폼사인 활용 TIP을 소개해 드립니다.
1. 인사팀
기업 내 근로자와의 업무가 많은 인사팀에서는 직원의 채용부터 퇴사까지 근로자를 관리하는 업무가 주입니다. 대표적으로 근로계약서 및 연봉계약서 업무에 전자계약 서비스를 도입해 활용할 수 있습니다.
새로 입사하는 근로자뿐 아니라, 연봉 계약 시즌 수십수백 명과의 연봉계약서 작성 또는 전 직원이 매년 작성하는 보안서약서 업무 등에 전자계약 서비스를 이용해 업무에 소요되던 많은 시간을 줄일 수 있습니다.
? 추천 기능 – 일괄 작성 및 대량 전송
수많은 근로계약서를 일일이 보내야 한다면 너무 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 일괄 작성 기능을 사용하면, 모든 문서를 하나하나 만들고 전송할 필요 없이, 엑셀을 사용하듯 간단하게 한 번에 작성하고, 수천 건의 문서를 마우스 클릭 한 번으로 발송할 수 있습니다. 서명을 요청한 문서의 진행 상황은 일괄 작성 문서함에서 언제든지 실시간으로 확인할 수 있습니다.
?자동차 제조 정비업 인사팀
사업장이 전국에 위치해 있어 대면으로 서명 시 많은 시간과 비용이 소요되었습니다. 서비스 도입 후 먼 거리에 있는 사업장에 근무하는 근로자와 법적 효력 걱정 없이 비대면으로 계약을 진행할 수 있어 간편합니다.
? 엔지니어링 서비스 기업 경영지원본부
전국적으로 분포되어 있는 여러 현장에서, 수기 근로계약서를 작성하고 내부 결재가 완료되기까지 많은 시간이 걸렸습니다. 이제 근로계약 업무에 많은 시간을 쏟지 않아도 간편하게 근로계약서 작성을 요청하고 실시간으로 서명 여부를 알 수 있습니다.
2. 마케팅팀
마케팅팀은 회사 내 제품 및 서비스를 홍보하고 기업 가치를 제고하는 업무를 합니다. 내부적으로는 영업팀과 함께 업무를 하는 경우가 많으며, 홍보나 광고를 위해 외부 업체들과 협력해 많은 일을 합니다. 또한, 다양한 이벤트나 프로모션을 기획해 고객들에게 브랜드 인지도를 높이기도 합니다.
마케팅팀에서는 고객들의 데이터 수집을 위한 개인정보동의서 또는 광고 및 대행사와의 계약서에 전자계약 서비스를 사용할 수 있습니다.
? 추천 기능 – 완료 문서 및 입력 데이터 활용
완료된 문서는 언제 어디서나 간편하게 확인하고 PDF 파일로 다운로드할 수 있습니다. 종이문서들 중에서 필요한 문서를 찾아야 할 때 많은 시간이 소요되었다면, 서비스 내에서는 문서 제목이나 작성 일자를 검색해 간편하게 문서를 확인할 수 있습니다. 또한, 문서 작성 시 기입한 여러 데이터들을 추출할 수 있어 다양한 업무에 활용 가능합니다.
? 교육·서비스업 마케팅부
기존 수강 희망자들을 대상으로 진행한 프로모션에서 취합한 수백 건의 개인정보동의서를 일일이 확인하고 정리하는 업무는 너무나 번거로웠습니다. 서비스를 활용하니, 문서 내 필요한 데이터를 CSV 파일로 추출해 관리할 수 있어 간편합니다. 손쉽게 정리한 데이터를 기반으로 마케팅을 진행하니 업무 효율도 개선할 수 있게 되었습니다.
3. 영업팀
회사의 제품 및 서비스를 판매하는 부서입니다. 기존 업체를 관리하고, 신규 고객사를 유치하고, 발주 및 정산 관리 등의 업무를 진행합니다. 영업팀은 주로 고객사와의 계약 업무가 많습니다.
가맹 계약서, 라이선스 계약서, 납품 계약서, 위탁 계약서 등 많은 계약 업무에 전자계약 서비스를 도입할 수 있습니다. 수많은 계약서들을 작성하다 보니 계약 업무에 많은 시간을 사용할 수밖에 없는데요. 작성뿐 아니라 문서를 보관하고 관리하는 부분에서도 효율적으로 업무를 개선할 수 있습니다.
? 추천 기능 – 회사 도장 관리
기업 대 개인, 기업 대 기업 간의 계약에서 기업은 서명이 아닌 회사를 대표하는 도장을 사용해 계약을 진행합니다. 기존 종이 계약에서는 인감관리대장 등을 통해 회사 도장의 사용을 관리했다면, 전자계약 서비스에서는 회사 도장 관리 기능을 활용할 수 있습니다. 회사 도장의 부서 및 구성원별 사용 권한을 지정할 수 있을 뿐 아니라, 누가 어떤 문서에 언제 사용했는지 사용 이력도 확인할 수 있습니다.
? 호텔 리조트 영업기획부
회원권 계약서 작성 업무에 전자계약 서비스를 도입해 사용하고 있습니다. 고객의 개인 정보가 담긴 중요한 문서들을 안전하고 간편하게 보관할 수 있을 뿐 아니라, 대면 및 비대면 계약 모두에 사용할 수 있어 효율적입니다. 완료된 계약서를 관리 부서로 전달하는 일도 자동으로 설정이 가능하다 보니 직원들이 편리하게 사용하고 있습니다. 직원 만족도는 물론 고객들도 카카오톡으로 계약서를 받아보는 스마트한 계약 방식을 좋아해 주십니다.
4. 회계팀
기업 내 자금을 관리하고 정산하는 업무를 맡고 있습니다. 근로자들의 급여를 정산하기도 하고, 비용 정산 내역을 확인해 처리하기도 합니다. ‘돈’과 관련된 업무를 하다 보니 여러 사람의 결재 및 확인이 필요한 업무를 많이 하고 있습니다.
실제로 회계 관련 부서에는 급여명세서, 품의서, 지출 결의서, 결제 정산서 등의 업무에 전자계약을 활용해 업무를 보다 손쉽게 진행하고 있습니다.
? 추천 기능 – 워크플로우
계약의 프로세스에 맞게 검토 및 승인 단계를 설정하고 각 단계별 필수 항목을 지정할 수 있습니다. 계약자와 계약 상대방으로 한정하는 것이 아닌, 문서에 직접 참여하고 검토할 수 있는 참여자, 검토자 그리고 문서 진행 상황을 모니터링할 수 있는 참조자 등 맞춤형 워크플로우를 직접 설정해 사용할 수 있어 다양한 업무에 전자계약 서비스를 활용할 수 있습니다.
?사회복지관 재경부
서로 다른 부서의 여러 담당자의 결재가 필요한 품의서나 지출 결의서의 경우, 기존에는 담당자를 찾아가 일일이 서명을 받아야 했습니다. 특히, 외부 미팅이 잦은 관리 직급의 경우 결재를 받는 데 오랜 시간이 걸려 중요한 업무가 딜레이 되는 경우가 많았습니다. 전자계약 서비스를 도입한 후에는 문서에 따라 프로세스를 자유롭게 설정하고, 서명을 해야 하는 담당자가 외근 중이라 해도 언제 어디서나 문서를 확인하고 결재가 가능해 사내 업무를 신속하게 처리할 수 있게 되었습니다.
이 외에도 법무팀, 구매팀, 총무팀, 개발팀, 해외사업팀 등 기업 내 모든 부서에서 사내 업무를 포함해 외부 계약까지 모든 문서의 전자화 및 통합 관리가 가능합니다. 대면 및 비대면 업무 모두에 활용 가능하기 때문에 실제로 많은 고객사들이 하나의 업무를 개선하기 위해 도입한 후, 여러 업무 또는 여러 부서로 확장해 전자계약 서비스를 사용하고 있습니다.
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