공공기관 디지털 혁신의 필수 요소, 전자서명! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
이폼사인 공공 전자서명 활용 사례의 네 번째로, 보안서약서를 정확하게 수합하고 안전하게 보관하고 있는 공공기관 사례를 소개해 드립니다. 서명 누락 없이 권한 부여 방식과 연계되고, 보안은 더욱 강화된 전자보안서약서! 지금부터 함께 살펴보시죠🔐
🔈 공공기관에서 자주 수합하는 보안서약서는?
공공기관은 개인정보, 민감정보, 행정정보 등 다양한 정보를 다루는 만큼 구성원과 협력사의 보안 준수는 필수인데요. 보안서약서는 신규 입사자, 용역·파견 인력, 기간제 근로자, 시스템 접근 권한자, 외부 컨설턴트 및 사업 참여자 등 다양한 대상에게 요구되는 문서이자, 정보 유출 위험을 예방하기 위한 보안 기반 문서입니다.
특히 정보시스템 접근 권한이 필요한 경우, 보안서약서는 업무 시작 전 반드시 제출되어야 하는 문서이기 때문에 회수, 확인, 보관 과정이 공공기관 운영의 핵심 절차로 자리 잡고 있습니다.
🔈 기존 공공기관 보안서약서의 문제점은?
기존에는 보안서약서를 종이 문서로 출력해 서명받고 회수한 뒤, 부서별로 보관하거나 스캔 이미지로 저장하는 방식을 사용해 왔습니다. 그러나 이 과정에서 여러 문제가 지속적으로 발생했습니다.
우선, 신규 인력이나 외부 인력이 투입될 때마다 문서 배포 → 서명 회수 → 스캔 → 보관 절차가 반복되면서 행정 부담이 크게 늘어났습니다. 단계가 많다 보니 처리 지연도 빈번하게 발생했고, 서명 누락이나 미제출이 생길 경우 보안 권한 부여가 지연되면서 업무가 일시적으로 중단되는 사례도 있었습니다.
또한 개인정보가 포함된 문서가 이동하는 과정에서 보안 사고의 우려가 상존했고, 문서 보관, 검색, 재확인 과정에서도 많은 시간과 인력이 소비되는 문제가 있었습니다. 이는 단순히 문서 보관의 비효율을 넘어, 보안 규정 준수를 명확하게 증빙해야 하는 공공기관의 특성상 업무 안정성과 직결되는 이슈로 이어졌습니다.
🔈 포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
보안서약서 업무의 안정성과 효율을 강화하기 위해 다수의 공공기관은 포시에스 이폼사인 전자서명을 도입하고 있는데요👓 이폼사인을 활용하면 보안서약서를 전자서약서로 생성하여, 발송 → 본인 인증 → 전자서명 → 자동 보관 → 현황 확인까지 전 과정을 전자화할 수 있습니다.
또한 보안서약서 제출 여부를 사내시스템 계정 생성 및 시스템 접근 권한 부여와 연동할 수 있어, 권한 누락으로 인해 업무가 지연되거나 보안상 공백이 발생하는 문제를 해결할 수 있습니다. 제출되는 서약서는 안전한 클라우드에 자동 저장되기 때문에, 별도의 문서 보관 공간을 확보하거나 서약서 제출 여부를 수기로 체크할 필요도 없어졌습니다.
🔈 공공기관 보안서약서 이폼사인 활용 효과
✅ 회수율 향상 : PC, 모바일 어디서든 전자서명이 가능해 신규 및 외부 인력 서약 회수율이 크게 높아졌습니다. ✅ 서명 누락 방지 : 서약서 제출 여부와 보안 권한 부여가 연동되어 누락과 처리 지연이 발생하지 않습니다. ✅ 자체 보안 강화 : 보안이 필수적인 문서가 안전한 클라우드에 암호화 저장되어 감사 및 점검 대응이 쉬워졌습니다. ✅ 실시간 현황 관리 : 보안 서약 진행 상태를 즉시 확인하고 재요청 알림도 보낼 수 있어요. ✅ 행정 비용 절감 : 출력, 회수, 스캔, 보관 과정이 사라져 행정 처리 시간이 크게 줄었습니다. ✅ ESG 실천 기여 : 종이 서류를 전자서약 방식으로 전환하며 친환경 행정 환경을 구축했습니다. |
👔 이폼사인 전자서명 도입 사례 : C 공공기관
“신규 입사자뿐 아니라 외부 용역과 시스템 접근 인력이 계속 바뀌는 기관 특성상, 서약서 처리에 많은 시간이 걸렸어요. 서약서가 누락되면 권한 부여가 늦어지고, 업무 시작이 지연되는 일이 반복됐죠. 이폼사인을 도입한 이후에는 서약서 제출이 권한 부여와 연동되어 누락이 없어졌고, 담당자의 확인 업무도 거의 사라졌습니다. 보안 준수 체계가 한층 안정적으로 개선되었어요.”
👔이폼사인 전자서명 도입 사례 : Y 공공기관
“보안서약서를 스캔해 보관하고, 감사 시 제출해야 할 서약서를 일일이 검색하던 과정이 가장 힘든 작업이었습니다. 지금은 모든 서약서가 자동 정리되고 검색도 즉시 가능해 점검 기간에도 부담이 없어요. 재직자뿐 아니라 외부 협력 인력까지 이폼사인으로 통합 관리되면서 기관 전체의 보안 수준이 높아졌다는 평가를 받고 있습니다.”
🔈 공공기관이 선택한 공공 전자서명 1위! 이폼사인
이폼사인은 공공기관의 디지털 혁신에 중요한 역할을 하고 있습니다. 특히 보안서약서처럼 정확한 수합, 안전한 보관, 증빙 대응, 보안 규정 준수가 핵심인 문서 업무에 대해 이폼사인을 활용하면 행정의 효율성과 보안성을 동시에 높일 수 있습니다. 앞으로도 이폼사인은 전국 공공기관의 스마트한 행정 운영을 위해 전자서명 기반의 디지털 혁신을 지원하며, 다양한 공공 문서의 전자화를 함께 만들어가겠습니다.
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