민간 기업 디지털 전환의 출발점, 전자계약! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
이번에는 임직원 요청이 잦고, 처리 빈도가 높은 재직증명서 신청 업무를 이폼사인 전자계약으로전환한 민간 기업 사례를 소개해 드릴게요. 제출 요청 → 승인 → 발급 → 이력 관리까지 반복되던 행정 업무가 어떻게 달라졌는지, 샅샅이 파헤쳐보시죠 📄
🔈 재직증명서 신청서, 왜 중요할까요?
재직증명서는 임직원이 금융기관, 관공서, 교육기관, 외부 기관 등에 제출하기 위해 회사에 재직 사실을 공식적으로 증명받는 문서입니다. 대출, 비자, 각종 신청 절차 등 다양한 상황에서 요구되기 때문에, 기업에서는 정확하고 신속한 발급 체계를 갖추는 것이 중요합니다.
특히 재직증명서는 회사 명의로 발급되는 공식 문서인 만큼, 신청, 승인, 발급 이력이 명확하게 관리되어야 하며, 임의 발급이나 누락이 발생하지 않도록 체계적인 관리가 필요합니다. 잦은 요청에도 안정적으로 대응할 수 있는 프로세스 구축이 기업 운영의 기본 요소라 할 수 있습니다.
🔈 기존 재직증명서 신청 처리 방식의 문제점은?
여전히 많은 기업이 재직증명서 신청을 이메일, 메신저, 구두 요청 등 비정형 방식으로 접수하고, 수기로 문서를 작성해 발급하는 방식을 사용하고 있습니다. 이 경우 신청 내역이 분산돼 관리 기준이 통일되지 않고, 누가 언제 어떤 용도로 신청했는지 확인하기 어렵습니다.
또한 승인 절차가 명확하지 않거나 담당자 부재 시 발급이 지연되는 경우도 잦고, 발급 이력을 별도로 정리하지 않으면 내부 관리나 감사 대응 시 증빙이 부족해질 수 있습니다. 반복적인 발급 요청이 쌓일수록 담당자의 행정 부담이 커지는 점 역시 기업 입장에서 무시하기 어려운 문제입니다.
🔈 포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
이러한 비효율을 개선하기 위해 많은 기업이 재직증명서 신청을 이폼사인 전자계약으로 전환하고 있습니다. 이폼사인을 활용하면 재직증명서 신청서를 전자문서로 생성해 신청 → 승인 → 발급 요청 확인 → 자동 보관 → 이력 관리까지 전 과정을 한 번에 처리할 수 있습니다.
임직원은 PC나 모바일에서 언제든지 자유롭게 신청서를 제출할 수 있고, 담당자는 승인 요청과 처리 현황을 실시간으로 확인할 수 있어 발급 지연을 최소화할 수 있습니다. 모든 신청, 승인 이력은 시스템에 자동 저장되어, 반복되는 증명서 발급 업무도 체계적으로 관리할 수 있습니다.
🔈 재직증명서 신청 이폼사인 활용 효과
✅ 신청·발급 절차 간소화 : 재직증명서 신청서를 전자문서로 통합해 신청부터 승인까지 한 번에 처리할 수 있습니다. ✅ 처리 지연 방지 : 승인 대기, 완료 현황을 실시간으로 확인할 수 있어 발급 지연이나 누락을 예방할 수 있습니다. ✅ 이력 관리 강화 : 모든 신청 및 승인 이력이 자동으로 정리, 보관되어 내부 관리와 점검 시 즉시 확인이 가능합니다. ✅ 관리 체계 안정화 : 이메일이나 구두 요청에서 벗어나 재직증명서 발급 업무를 체계적으로 운영할 수 있습니다. ✅ 운영 효율 향상 : 반복적인 수기 작성과 확인 업무가 줄어들어 담당자의 행정 부담이 크게 감소합니다. ✅ 구성원 편의 개선 : 임직원은 모바일로 언제 어디서나 간편하게 신청할 수 있어 이용 만족도가 높아집니다. |
🌊 이폼사인 전자계약 활용 사례 : E 커머스 기업
“재직증명서 요청이 생각보다 많아서, 담당자에게 요청이 몰릴 때마다 업무가 끊겼어요. 지금은 이폼사인으로 신청을 받아 승인만 처리하면 되니, 발급 관리가 훨씬 정리됐습니다.”
🌊 이폼사인 전자계약 활용 사례 : D 서비스 기업
“누가 언제 어떤 목적으로 재직증명서를 신청했는지 관리하는 게 어려웠는데, 지금은 신청 이력이 자동으로 남아 있어 내부 확인이나 요청 대응이 훨씬 수월해졌어요.”
🔈 일 잘하는 기업이 선택한 전자계약, 이폼사인
재직증명서는 단발성 문서가 아니라, 기업의 공식 정보를 외부에 전달하는 중요한 행정 문서입니다. 이폼사인을 활용하면 재직증명서 신청 업무를 보다 빠르고, 정확하고, 체계적으로 운영할 수 있습니다.
특히 재직증명서 발급 요청이 잦은 기업일수록 전자문서 기반 프로세스 전환 효과를 크게 체감할 수 있습니다. 앞으로도 이폼사인은 기업의 반복적인 행정 업무를 줄이고, 스마트한 문서 문화를 만들어가는 전자계약 파트너로 함께하겠습니다.
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