비대면 전자 계약, 안전하게 진행하는 5가지 방법

계약은 당사자의 의사의 합치, 즉 합의만으로 성립할 수 있습니다. 이렇게 합의가 잘 되었다는 점을 증명하기 위해 계약서를 작성하는 것인데요.

요즘은 이런 계약서를 계약자 간의 거리, 안전, 또는 효율적인 업무 처리를 고려해 온라인으로 대체하는 경우가 많습니다. 바로 언택트 계약, 비대면 계약입니다.

하지만 얼굴을 보지 못한 채 진행하는 계약이라는 점에서 여러모로 불안하게 느껴집니다. 비대면 계약, 어떤 점을 유의해야 할까요?

시작하며: 정확한 계약서를 준비하세요.

구체적이고 상세한 계약서를 준비하는 것이 모든 계약의 첫번째입니다. 계약서에 잘 서명한다고 하더라고 계약서의 내용이 불분명하다면 추후 문제가 발생했을 때 서로 다른 주장을 펼칠 수 있습니다.

계약의 일반적인 내용을 담는 것은 물론 계약이 예상대로 되지 않을 때 실질적이고 합리적인 해답을 찾을 수 있도록 계약당사자들의 권리의무내용을 분명히 기재하는 것이 좋습니다.

1. 인증 방법을 총동원 하세요.

계약서를 계약자 본인이 작성했음을 증명할 수 있는 모든 방법을 동원합니다. 은행에서 비대면 계좌 개설을 할 때에 확인하는 것들을 떠올리시면 좋을 것 같습니다. 대면 계좌 개설에서는 신분증으로 해결되었던 본인 확인이 비대면으로 이동하면서 다양한 본인 확인 수단이 추가되었죠?

전자 계약에서도 마찬가지로 이메일 인증, 휴대폰 인증, 비밀번호 인증 등 2가지 이상의 인증 방법으로 비대면 계약자 본인 확인 절차를 거치는 것을 권장합니다.

이폼사인에서는 메일 인증, 비밀번호 인증, 휴대폰 본인 확인 등 다단계의 인증 과정을 추가하여 보다 확실한 본인 인증을 할 수 있습니다.

2. 전자 계약에 대한 동의를 받으세요.

이폼사인에서는 계약자가 문서를 열람하기 전 ‘전자 문서 및 전자 서명 사용 동의서‘에 동의하는 단계를 거치고 있습니다.

전자 계약에 참여하는 모든 주체는 전자적으로 계약을 진행하는 것이 효력이 있다는 점을 인지하고 있어야 합니다. 서명을 요청할 때에 ‘이 계약은 전자적으로 진행되며 전자 문서와 전자 서명이 전자 계약으로써의 효력을 지닐 것이다.’라는 설명 과정을 덧붙여 주면, 계약자도 문서의 의미와 계약의 효력을 이해하고 계약서에 사인할 것입니다.

3. 타임스탬프로 계약서의 위/변조를 방지하세요.

계약서의 위/변조, 전자 계약에서 가장 우려되는 부분이기도 합니다. 언제든지 복사나 변형이 가능하다는 전자 문서의 취약성 때문인데요. 때문에 내가 서명한 것과 완전 다른 사본을 들고 와서 이것이 원본이라고 우기면 어떻게 해야 할지 걱정이 됩니다.

이런 걱정은 전자 계약서에 ‘타임스탬프’를 찍음으로써 해결할 수 있습니다. 타임스탬프란, 해당 문서가 일정 시점(타임) 이후에 변형되지 않았음을 도장을 찍은 것처럼 증명(스탬프)해주는 기능입니다. 한 번 타임스탬프가 찍힌 문서는 수정이 되는 순간 진본에 대한 표시가 없어지고 수정되었음을 표시해 줍니다.

4. 계약서가 작성된 과정도 보관하세요.

계약서가 최초로 작성되어 계약이 완료될 때까지 전 과정의 온라인 기록을 계약서와 함께 보관하는 것도 계약서의 신뢰도를 높이는 방법 중 하나입니다.

  • 최초로 작성된 시간은 언제였는지,
  • 누가 작성했는지,
  • 어떤 기기로 작성했는지,
  • 누구에게 전달되었는지,
  • 어떤 방식으로 전달이 되었는지,
  • 누구에게 사본이 전송되었는지,

등에 대한 기록을 보관합니다. 이로써 문서의 처리과정이 투명하게 공개되어 계약서의 신뢰도가 높아질 수 있습니다.

5. 계약서 사본을 보관하세요.

모든 계약서가 그렇듯 사본을 잘 보관하는 것은 중요합니다. 컴퓨터에 파일로 저장할 계획이라면 오랫동안 보관할 수 있는 PDF/A 형식의 파일로 보관하는 것을 추천합니다. PDF/A 파일은 국제적으로 약속한 장기 보관용 파일 형식이기 때문에, 10년, 20년 후에도 해당 파일을 안전하게 열어볼 수 있습니다.

이제 비대면 계약에 대한 불안감이 조금 사라지셨나요? 비대면 계약에서 가장 중요한 것은 확실한 본인 확인과 안전한 계약서 작성 및 보관입니다!

이폼사인 서비스팀은 보다 안전한 전자계약을 위해 지금도 열심히 연구하고 있습니다. 이폼사인이 궁금하시다면 아래 버튼을 클릭해 주세요!