안녕하세요, 이폼사인입니다. 😊
이폼사인에서는 문서 요청, 검토, 완료 등 각 단계에 맞춰 이메일과 SMS 알림이 자동으로 발송됩니다.
알림 템플릿을 활용하면 발송되는 메시지의 제목과 내용은 물론, 언어별 알림까지 회사 정책과 대상에 맞게 세밀하게 설정할 수 있어 보다 정확한 안내가 가능합니다.
이번 포스팅에서는 새로운 알림 템플릿 추가하거나 기존 템플릿을 편집하는 방법, 다국어 설정 방법까지 알림 템플릿을 효과적으로 활용하는 방법을 안내해 드리겠습니다.
🔎알림 템플릿이란?
알림 템플릿은 문서 요청 및 완료 시 발송되는 이메일 및 SMS 알림의 제목, 본문, 메시지 내용을 회사에 맞게 직접 구성할 수 있는 기능입니다. 알림 템플릿 관리 메뉴에서 기본 제공 템플릿을 편집하거나 새로운 템플릿을 생성해 사용할 수 있습니다.
💡참고
– 알림 템플릿 관리 메뉴는 대표 관리자 또는 회사 관리자 권한이 있어야 접근 가능합니다.
– 알림 템플릿 관리 화면에서는 기본 제공되는 9종의 이메일, SMS 알림 템플릿을 확인할 수 있으며, 이를 회사 정책에 맞게 자유롭게 편집할 수 있습니다.
– 다국어 알림 템플릿 기능은 2025년 6월 25일 이후 새로 생성된 회사에 자동 적용됩니다.
– 2025년 6월 25일 이전 가입 고객은 별도로 요청 시 적용 가능하니, 이폼사인 팀으로 문의주시기 바랍니다.
✏️새로운 알림 템플릿 추가하기
새로운 알림 템플릿은 간편하게 추가할 수 있습니다.
아래 순서에 따라 설정해 보세요!
- 이폼사인에 로그인합니다.
- 회사 관리 > 알림 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.
- 알림 템플릿 추가 버튼을 클릭합니다.
- 알림 템플릿 이름을 입력하고 유형을 선택합니다.
- 이메일 제목, SMS 메시지, 본문 내용을 입력합니다.
- 저장 버튼을 클릭하면 알림 템플릿이 추가됩니다.
✏️기존 알림 템플릿 편집하기
이폼사인에서 기본으로 제공하는 템플릿을 회사 맞춤형으로 편집하여 사용해 보세요.
- 회사 관리 > 알림 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.
- 편집할 알림 템플릿을 선택합니다.
- 이름, 이메일 제목, SMS 메시지, 본문 내용을 원하는 형태로 편집합니다.
- 저장 버튼을 클릭하면 수정한 내용이 저장됩니다.
🌍다국어 알림 템플릿 활용하기 (영어/일어 지원)
해외 고객, 파트너사 등 외국어 사용자에게 문서를 보내는 경우, 알림 메시지를 영어, 일본어로 전송할 수 있습니다.
알림 템플릿 관리 화면에서는 각 언어의 기본 템플릿이 제공되며, 상황에 맞게 내용을 직접 수정해 활용할 수 있습니다.
✅회사 관리에서 다국어 알림 템플릿 확인, 관리하기
회사 관리 > 알림 템플릿 관리에는 기본 제공되는 9종의 알림 템플릿에 대해 영어, 일본어 버전이 함께 제공됩니다.
필요 시 각 언어 템플릿의 제목, 본문 등 내용을 자유롭게 수정해 사용할 수 있습니다.
✅템플릿 설정에서 수신자별 알림 언어 선택하기
템플릿 기반으로 수신자별 알림 언어를 지정할 수 있습니다.
- 템플릿 관리 페이지로 이동합니다.
- 설정하기 > 워크플로우 설정을 선택합니다.
- 워크플로우 단계에서 속성 → 알림 → 내용 편집을 클릭합니다.
- + 언어 추가 버튼을 클릭해 영어/일어를 추가합니다.
- 선택한 언어에 따라 알림 템플릿 관리에 등록된 기준으로 제목, 본문, 예약어가 표시되며, 해당 내용을 필요에 따라 직접 편집할 수 있습니다.
💡참고
– 템플릿 설정에서 추가한 언어 기준으로 문서 전송 팝업에서 실제 알림 발송 언어 선택 옵션이 표시됩니다.
✅내 파일로 문서 작성 시 알림 언어 선택하기
템플릿 없이 파일 업로드 방식으로 문서를 작성할 때도 수신자별 알림 언어를 지정할 수 있습니다.
- 내 파일로 문서 작성 페이지에서 파일 업로드 후 수신자 지정 단계로 이동합니다.
- 워크플로우에서 수신자 단계를 선택하고 언어 버튼을 클릭합니다.
- 이메일/SMS 알림에 사용할 언어를 선택합니다.
- 우측의 수신자 옵션에서 내용 편집을 클릭해 선택 언어로 알림 내용을 확인, 편집합니다.
이번 포스팅에서는 알림 템플릿 관리 방법과 다국어 설정 방식까지 살펴보았습니다.
알림 템플릿을 활용하면 문서 요청부터 완료까지 수신자에게 전송되는 알림 메시지를 일관되고 정확하게 안내할 수 있으며, 언어별 설정을 통해 국내외 사용자 모두에게 적절한 메시지를 전달할 수 있습니다.
이폼사인의 기능에 대해 궁금한 점이 있으시다면, 언제든지 아래 문의하기 또는 1:1 채팅 상담을 통해 문의해주세요.
다음 포스팅에서도 더욱 편리한 문서 업무 환경을 위한 유용한 내용을 준비해 찾아뵙겠습니다.
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