안녕하세요! 서명과 결재가 필요한 모든 업무를 카톡, 문자, 이메일 등으로 전송, 보관, 활용까지 한 번에 처리할 수 있는 프로 일잘러들의 전자계약, 전자서명, 전자문서 서비스 이폼사인입니다.
기업의 인사담당자는 근로자와의 근로계약 체결을 위해 표준근로계약서를 참고해야 할 필요가 있습니다. 오늘은 근로계약서를 작성할 때 주의할 사항 몇 가지와 이폼사인 전자계약으로 근로계약서를 편리하게 작성, 전송, 관리하는 방법을 알아보려고 합니다.
■ 근로계약서 작성 시 꼭! 주의해야 할 점
✔️근로계약서에는 반드시 들어가야 하는 내용이 있습니다. 근로기준법 제17조에 따라, 아래 항목은 근로계약서에 필수로 기재해야 합니다.
| 분류 | 항목 |
| 임금 | 임금 구성 항목, 임금 계산 및 지급 방법 |
| 근로 | 소정근로시간, 휴일, 연차 유급휴가, (대통령령으로 정하는) 근로조건 등 |
고용노동부는 근로계약서 작성 시 활용할 수 있는 ‘표준근로계약서’를 제공하고 있습니다. 인사 담당자는 표준근로계약서를 고려하여 근로계약서 작성 시 필수 항목을 꼭 포함해야 하죠. 고용노동부 홈페이지에 나와 있는 표준근로계약서 양식을 다운로드하고, 실수 없이 근로계약을 진행해 보세요!
✔️고용자는 근로계약서 작성 후 꼭 계약서를 근로자와 각각 한 부씩 나눠 가져야 합니다. 근로계약서를 작성하지 않거나 근로자에게 교부하지 않을 시 벌금이나 과태료를 물게 될 수 있어요.
종이 근로계약서를 통해 근로계약을 진행하고 계약서를 한 부씩 나눠 보관할 수도 있지만 서류 교부와 보관, 관리 등이 번거롭죠. 기업은 이폼사인을 활용해 이메일, 카카오톡 등으로 편리하게 근로계약서 작성을 요청하고, 실시간으로 작성 현황을 파악하여 간소화된 프로세스로 서류를 편리하게 관리할 수 있습니다.
기업 인사 담당자님, 간편하고 안전하게 근로계약을 체결하고 싶으신가요? 지금 이폼사인에서는 15일 전자계약 무료체험이 가능하니 전자계약서, 근로계약서 작성을 위한 모든 기능을 무료로 테스트해 보세요!
■ 이폼사인으로 간편해지는 근로계약서 작성, 전송, 관리 📃
✅ 표준근로계약서 워드, 한글, PDF 파일 업로드
이폼사인은 MS Office용 플러그인으로 사용하는 MS Office 프로그램에 기능을 불러와 이용할 수 있습니다. 하지만 프로그램 설치 없이도 이폼사인 홈페이지에 접속해 기존 워드, 한글, PDF 등의 파일을 업로드하여 활용할 수도 있어요!
먼저 표준근로계약서 한글 파일을 가져오려고 합니다. (※ ‘내 파일로 문서 작성’ 기능을 사용하면 PDF, 워드, 엑셀, 파워포인트 등 다양한 문서를 전자계약서로 바로 사용할 수 있어요🙂)
✅ 기업에 맞는 전자근로계약서 생성하기
이폼사인의 편리한 점은 이렇게 가져온 파일에 바로 필요한 항목을 채우고, 원하는 전자계약서 만들기를 진행할 수 있다는 것입니다. 근로계약서를 불러온 후 < 폼 디자인하기 > 기능을 사용해 서식에 필요한 컴포넌트를 추가하면 됩니다.
입력 항목 중 텍스트, 체크, 날짜 등 근로계약서에 필요한 항목을 빠르게 편집할 수 있습니다. < 텍스트 > 항목을 삽입하면 근로계약서 작성 시 필요한 텍스트 입력이 바로 가능합니다. 고용자가 직접 정해야 하는 내용은 미리 작성해서 요청해야겠죠?
각 입력 항목은 필요에 따라 개별 설정 또한 가능한데요. 항목 < 작성 권한 >을 발송인, 참여자 등으로 구분할 수도 있고 텍스트를 입력할 때 글씨 크기가 자동 조절되거나 글자 수가 제한될 수 있도록 조정할 수 있어요! 체크가 필요한 곳에 체크 표시할 수 있는 기능도 물론 지원합니다.
✅ 다양한 알림, 본인확인, 전송 방법 설정
근로계약서를 완성한 후에는 < 수신자 지정하기 >에서 수신자와 알림, 문서 전송 기한, 본인확인 설정 등을 진행하면 됩니다. 계약서를 수신받는 수신자는 검토자, 열람자, 참여자 등으로 나누어 선택할 수 있어요. 여러 명의 서명이 필요한 결재 서류라면 지정된 순서로 서명하도록 설정하는 것도 가능하답니다.
요청 알림은 이메일, SMS, 카카오톡 등으로 선택해 전송할 수 있어요. 계약서의 보안성을 더욱 높이려면 < 본인확인 수단 >을 추가하면 되는데요. 비밀번호를 설정해서 간편 인증을 추가할 수도 있고, 이메일, SMS 인증이나 휴대폰, 법인 공동인증서 확인 등 다양한 추가 인증 설정도 가능합니다.
많이 사용하는 근로계약서 서식은< 템플릿 >으로 저장해 사용할 수도 있습니다. 만약 템플릿으로 문서를 작성할 경우 URL이나 QR 코드를 생성해서 근로자에게 바로 전송하는 것도 가능합니다. 주로 불특정 다수에게 계약서를 요청할 때 많이 쓰이는 기능이에요.
< 필드 설정 >에서는 작성이 꼭 필요한 필수값을 설정할 수도 있는데요. 항목 누락 없이 근로자가 입력해야 하는 필드를 정해서 전송할 수 있는 것이죠. 이름, 서명 등 근로계약서 작성 시 필수 항목을 지정해 보세요.
마지막으로 < 내 문서로 저장 >을 누르면 기업에 맞는 전자근로계약서 완성! 이제 원하는 방법으로 근로자에게 전송하여 서명을 요청할 수 있습니다😉
✅ 전자근로계약서 작성은 어떻게 하나요?
전자근로계약서를 이메일 발송하면 근로자의 메일함으로 계약서 서명 요청이 도착합니다. < 문서 검토 및 작성 >을 클릭하면 근로계약서 작성 및 서명이 바로 진행됩니다.
필수로 입력하고 서명해야 할 부분은 모두 붉은색으로 표시되기 때문에 근로자는 실수 없이 차례차례 입력할 수 있습니다.
서명 항목을 클릭하면 바로 < 서명 > 창이 뜨는데요. 미리 등록한 서명을 입력하거나 마우스, 터치패드 등으로 서명을 그릴 수도 있고, 이름 텍스트를 넣을 수도 있습니다. 다양한 서명 만들기 방식을 지원하니 가장 편한 방법으로 서명하면 됩니다.
근로자가 서명을 완료하면 인사담당자와 근로자에게 모두 알림이 오고, 자동으로 완료 문서와 추후 계약 증빙을 위한 감사추적증명서를 받을 수 있습니다. 이폼사인에서 진행되는 모든 계약 내용은 안전하게 기록되어 추적되기 때문에 더욱 안심할 수 있습니다! 이폼사인, 참 편리한 전자계약 서비스죠?
✅ 근로계약서 보관, 관리도 간편하게
그뿐만 아니라 이폼사인에서 계약 완료된 모든 문서는 클라우드 내에 문서함별로 저장할 수 있기 때문에 근로자 이름, 고용 형태, 계약 조건 등에 따라 따로 분류해 체계적으로 보관할 수 있습니다.
많은 근로자의 정보를 일괄 작성하여 한 번에 서명을 요청했다면, < 일괄 작성 문서함 >에서 작성 현황을 관리할 수 있어요. 근로계약서는 지속적인 계약 갱신이나 퇴직금 처리 등이 필요하기 때문에 이폼사인에서 계약서를 관리한다면 더욱 효율적인 업무가 가능하겠죠?
지금까지 전자계약, 전자문서, 전자서명 서비스 이폼사인으로 편리하게 근로계약서 업무를 진행하는 방법에 대해 알려드렸습니다. 서식 디자인, 워크플로우 설정, 일괄작성 및 대량전송 등 효율적으로 근로계약을 진행하고 문서를 관리할 수 있는 기능들이 많으니, 하단의 링크를 통해 이폼사인 무료체험으로 먼저 이용하고 도입해 보세요!
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‘안심할 수 있는’ 전자계약. 이폼사인
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