종합 연구기관인 한국과학기술연구원(KIST)의 경우 원내 위원회 운영과 다양한 서류 처리의 효율성을 높이기 위해 이폼사인 전자계약을 도입했는데요. 오늘은 KIST의 도입 사례와 함께 전자계약 이폼사인이 공공기관에서 필요한 이유를 알아보겠습니다.
■ 업무 효율을 높이는 간편한 문서 관리 기능
공공기관에서는
- 문서에 필요한 서명을 다수에게 요청할 때 일일이 대면해야 합니다.
- 대상이 불특정할 경우 서명 요청 과정이 더 복잡해집니다.
- 문서를 검토, 승인해야 하는 담당자가 많을수록 검토 누락 위험이 발생합니다.
- 서명 완료된 문서는 일일이 PDF로 스캔하여 보관해야 하는 번거로움이 있습니다.
전자계약 이폼사인이 필요한 이유
- 다수와 일일이 대면할 필요 없이 ‘일괄작성 대량전송’ 기능으로 한 번에 서명을 요청할 수 있습니다.
- URL이나 QR 코드 공유를 통해 불특정 대상에게도 쉽게 서명 요청이 가능합니다.
- 워크플로우 설정을 통해 문서 처리 단계를 관리하여 검토 누락을 방지할 수 있습니다.
- 모든 문서는 공유 문서함 내에서 한눈에 관리할 수 있습니다.
[쉽게 보는 사례 – 한국과학기술연구원(KIST)]
Before : 의사록, 평가표 서명 요청, PDF 스캔, 문서 관리 등에 많은 시간이 소요
After : 문서 처리 과정이 간소화되어 효율적인 업무가 가능해졌음
■ 믿을 수 있는 철저한 보안
공공기관에서는
- 개인정보가 포함된 서류는 정보 유출, 문서 분실과 훼손 위험 등에 노출되어 있습니다.
- 서명 완료된 문서를 안전하게 보관하지 않을 경우 위변조 가능성이 발생합니다.
- 검증되지 않은 민간 클라우드 서비스는 보안에 대해 신뢰할 수 없습니다.
전자계약 이폼사인이 필요한 이유
- 모든 문서는 자체 클라우드 내에 안전하게 저장되어 보관됩니다.
- 작성 과정의 모든 정보는 감사추적증명서에 기록되기 때문에 문서 위변조가 방지됩니다.
- 업계 최초로 CSAP 인증을 획득하여 공공기관에 적합한 보안을 검증받았습니다.
[쉽게 보는 사례 – 한국과학기술연구원(KIST)]
Before : 인사경영팀의 경우 항상 법률적인 이슈를 고려해야 했음
After : 모든 계약 과정이 기록되는 이폼사인의 감사추적증명서를 적극 활용함
■ 불필요한 비용 방지, 합리적인 도입 예산
공공기관에서는
- 서류를 인쇄, 발송(등기, 퀵 등)하는 데 지속적인 비용이 발생합니다.
- 민간 클라우드 서비스 도입 시 적합한 요금제가 없을 때 불필요한 예산이 지출될 수 있습니다.
- 전자계약 API를 자체 시스템에 적용하고자 할 때 추가 비용이 필요합니다.
전자계약 이폼사인이 필요한 이유
- 종이 서류 처리 시 발생하는 모든 비용이 감축됩니다.
- 구독형, 충전형 요금제 등 기관의 규모, 문서 사용량 등에 맞춘 다양한 요금제가 있습니다.
- 맞춤형 전자계약 시스템을 위한 API를 무료로 제공합니다.
[쉽게 보는 사례 – 한국과학기술연구원(KIST)]
Before : 서명이 누락된 구성원이 원외에 있을 때 택배나 퀵으로 서명을 요청해야 했음
After : 비대면 서명 요청 방식을 통해 서류 전달 비용을 줄일 수 있었음
공공기관들이 디지털 전환을 위해 선택한
전자계약 이폼사인
일 잘하는 사람들의
‘안심할 수 있는’ 전자계약. 이폼사인
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