병원에서는 접수부터 진료에 이르기까지의 전반적인 업무 과정에서 환자, 보호자 등 고객에게 서명을 요청해야 하는 동의서가 많습니다. 병원에 방문하는 고객이 많아질수록 원무 담당자가 처리해야 하는 문서의 양 역시 더 많아지는데요. 하지만 동의서 업무가 늘어난다고 하여 병원 관리 자체 시스템이나 별도의 솔루션을 구축하기에는 투자해야 하는 초기 비용이 상당하기 때문에 큰 위험 부담으로 다가올 수 밖에 없습니다.
다양한 종류의 각종 동의서를 처리해야 하는 병원 업무의 번거로움, ‘일 잘하는’ 병원에서는 전자계약 서비스로 업무 프로세스를 디지털 전환하여 문서 처리 과정을 간소화하고 업무 효율을 개선하고 있습니다. 전자계약 도입을 통해 원무 담당자는 고객에게 전자문서로 서명을 요청하고, 대량의 문서를 간편하게 관리하며 클라우드에 안전하게 보관할 수 있는데요. 이번 포스팅에서는 클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인이 어떻게 병원의 동의서 업무 절차를 효율적으로 개선하고, 원무 담당자의 반복 업무를 줄일 수 있는지 알아보겠습니다.
■ 왜 전자계약이 필요한가요?
병원에서 기존의 원무 담당자는 고객에게 종이로 된 동의서를 전달하여 서명을 요청하고, 서명이 완료되면 문서의 데이터를 PC에 다시 입력하고, 입력된 문서를 스캔한 후 저장하거나 바인더에 별도로 보관하는 번거롭고 복잡한 프로세스로 각 동의서를 처리하였습니다.
특히 병원에서 자주 발생하는 긴박한 응급상황 시 담당자는 수술 등에 대한 동의를 보호자에게 빠르게 요청해야 하지만, 보호자가 부재할 경우 기존 방식으로는 서명을 원활히 받을 수 없습니다. 또 도심 외곽에 위치해 있는 병원의 경우 타지에 있는 고객에게 문서를 전달해야 하는 일이 많은데요. 이럴 때 원무 담당자는 서명이 필요한 동의서를 전달하기 위해 많은 시간과 비용을 투입해야 합니다.
병원에 방문하는 고객 수는 시간대별로 천차만별이기 때문에 원무 담당자마다 업무가 가중되는 시간대 또한 생기는데요. 담당자가 바빠지는 시간대에는 고객에게 필요한 동의서를 제대로 작성 요청하지 못하거나 필수 항목의 서명이 누락되는 일이 발생하기도 하죠. 환자나 보호자에게 충분한 동의를 받지 못할 경우에는 법적 문제가 발생합니다. 이러한 이유로 동의서를 다시 받아야 할 때는 고객에게 유선으로 재방문 요청을 해야 하고 문서 전달, 서명을 위해 고객과 대면해야만 합니다.
서명 받은 동의서를 관리하는 과정은 어떨까요? 취합된 각종 서류를 정리, 분류하고 고객 데이터를 원내 시스템에 입력하는 것 역시 담당자에겐 큰 부담으로 다가옵니다. 문서 작성이 완료되면 담당자는 종이 문서를 시기별, 고객별로 분류하고 일일이 복사, 스캔하여 업로드하거나 필요한 데이터를 수기 입력해야 합니다. 만약 서류가 체계적으로 정리되어 있지 않은 상태에서 수년 전에 방문했던 고객이 보험 청구 등의 이유로 문서 사본을 요청할 경우, 쌓여 있는 바인더에서 문서를 어렵게 찾아내야 하는 어려움 또한 있습니다.
의료법 제 22조에 의하면 병원은 진료 기록과 관련된 서류를 일정 기간 필수로 보존해야 하는 의무가 있으며 이러한 의무를 반하는 경우 제 90조에 의해 500만 원 이하의 벌금을 부과받을 수 있습니다. 고객의 개인정보가 담겨 있는 병원 문서는 반드시 법적 기간동안 안전하게 보관되어야 하지만, 종이 형태로 보관되던 기존의 병원 서류는 분실의 우려가 크며 훼손될 위험 또한 존재하죠. 또한 물리적인 양이 많아진 병원 서류를 오랜 기간 보존하기 위해서는 보관을 위한 공간 확보까지 필요합니다.
■ 무엇이 어떻게 달라지나요?
의료법 제23조에 따라 병원은 진료 기록과 관련된 서류를 전자서명이 기재된 전자문서로 동일하게 작성, 보관할 수 있습니다. 전자계약 서비스 도입을 통해 병원은 진료 접수부터 실제 진료 진행까지 고객의 서명이 필요한 원무의 전반적인 과정을 개선하고 업무 효율을 높일 수 있습니다.
전자계약 서비스를 도입할 경우 병원 고객을 대상으로 한 문서 전달과 서명 요청 과정이 간편해집니다. 원무 담당자는 태블릿을 사용해 고객에게 전자동의서를 전달할 수 있으며 한 장 한 장 서면으로 보여줄 필요 없이 간편하게 서명을 요청할 수 있죠. 전자동의서는 대면 서명 요청 뿐만 아니라 이메일, SMS, 카카오톡으로 전송할 수 있어 응급 상황 혹은 고객이 부재할 때는 비대면 방식으로 서명을 요청하는 것 또한 가능합니다. 전자계약을 이용한 업무의 간소화를 통해 담당자는 고객의 동의서 미작성이나 서명 누락 등의 문제 발생 또한 방지할 수 있습니다. 입원 진료 접수 시에는 건강 보험 부정 사용, 대리 진료 행위 방지를 위해 본인확인이 필요한 경우도 있는데요. 본인 확인 진행 시에는 신분증 자동 마스킹 기능을 통해 고객의 민감한 개인정보를 보호하고 유출 위험을 차단할 수 있습니다.
전자계약 서비스 내에서 작성된 병원의 모든 문서는 별도의 스캔이나 분류를 위해 담당자의 손을 거칠 필요 없이 클라우드 서버 내에 자동으로 저장되는데요. 저장된 문서의 데이터는 업무 용도에 맞게 추출하여 이용할 수 있으며, 범위를 설정하여 정리된 데이터를 한 번에 확인할 수 있습니다. 기존에 이미 사용하고 있던 원내 시스템이 있다면 API 연동을 통해서도 전자계약 서비스 활용이 가능합니다. API 연동을 통해 병원은 필요한 전자계약 기능을 가져와 자체 시스템 내에서 그대로 사용할 수 있으며 문서와 관련된 업무 창구를 일원화하여 각종 데이터를 통합 관리할 수 있습니다. API 연동 후 작성된 문서는 자체 서버 내에 저장할 수 있기 때문에 별도의 전산입력 과정이 불필요하여 업무 자동화가 가능합니다. 원무 담당자는 병원 시스템에 연계된 고객의 데이터베이스를 기반으로 병원의 광고 및 홍보를 위한 LMS 전송이나 재방문 요청을 위한 SMS 전송, 마케팅 업무 등을 효율적으로 진행할 수 있습니다.
Q. 병원 내부의 업무에도 도움이 되나요?
전자계약 서비스를 병원에 도입할 경우 고객과 관련한 문서 처리 업무 뿐만 아니라, 병원 내부의 인력 관리에 필요한 문서 업무도 개선된 프로세스로 진행될 수 있습니다.
병원 내부에서 가장 활발히 작성되고 있는 문서는 ‘근로계약서’인데요. 고용노동부의 ‘전자근로계약서 활성화를 위한 가이드라인’에 따라 최근 많은 병원에서도 작성과 보존이 용이한 전자근로계약서를 도입하고 있습니다. 특히 대학병원과 종합병원에서는 근로계약서가 연중 수시로 작성되기 때문에 전자계약을 도입한 원내 인사과에서는 전자계약 서비스가 매우 활발하게 이용되고 있습니다.
근로계약서 역시 기존에 사용되던 양식을 간편하게 업로드하고 활용하면 문서를 근로자에게 비대면으로 개별 또는 대량 전송할 수 있으며, 서명 여부 확인 또한 실시간으로 가능합니다. 근로기준법에 따라 병원에서 작성되는 근로계약서는 최소 3년간 보존되어야 하는데, 전자계약으로 작성된 전자근로계약서는 손쉽고 안전하게 보관 및 관리할 수 있기 때문에 원무 담당자의 문서 보관 업무가 간편해집니다.
또한 단순 고객 응대를 위한 문서 작성 외에도 병원 내에서 여러 임상연구를 진행하는 데 필요한 동의서 업무에도 전자계약 서비스를 도입할 수 있습니다. 병원 연구에 전자계약 서비스를 도입할 경우 연구를 위한 동의서를 연구 대상자에게 이메일, 카카오톡 혹은 SMS로 전송할 수 있어 편리합니다. 최근에는 연구 대상자가 비대면으로 임상시험에 참여할 수 있는 ‘분산형 임상시험’ 또한 활발히 진행되고 있는데요. 전자계약 도입 시 병원은 연구 대상자와 굳이 대면하지 않고도 임상시험 동의서를 교부할 수 있으며 연구 대상자는 간편하게 서명하고 역시 비대면으로 빠르게 제출할 수 있어 보다 편리한 참여가 가능합니다.
■ 누구나 쉽고 간편하게 & 언제 어디서나 편리하게 !
이폼사인 전자계약 서비스는 각종 동의서 뿐만 아니라 선택진료 신청서, 보험 치료 확인서, 초진 설문지, 건강검진 설문지 등 병원에서 발생하는 모든 문서에 활용할 수 있습니다. 상황에 따라 발생하는 다양한 종류의 문서를 하나의 업무 창구 안에서 작성하고 보관, 관리하며 병원 업무에 사용되는 데이터를 통합 관리할 수 있죠.
이폼사인에서는 템플릿 관리를 통해 동일한 문서를 반복적으로 작성하는 것을 줄이고 보다 효율적인 문서 업무를 진행할 수 있는데요. 동일한 문서 양식을 자주 사용하는 경우 폼 디자인을 통해 사용할 양식을 쉽게 만들고 워크플로우 설정을 통해 문서 권한을 지정하여 템플릿으로 저장할 수 있습니다. 또한 ‘내 파일로 문서작성’을 통해 기존에 사용하던 양식도 전자문서로 활용할 수 있습니다. 워드, 엑셀, PDF 등 파일 형식에 상관없이 기존에 가지고 있는 파일을 업로드한 후 수신자를 선택하는 방식으로 문서를 작성하면 자주 사용하는 문서 양식으로도 서명 요청자에게 간편하게 전송이 가능합니다.
또한 CSV 추출 기능을 이용해 문서 내의 데이터를 필요에 따라 다양하게 활용할 수 있습니다. 고객에 대한 각종 정보가 취합된 데이터는 이폼사인의 CSV 파일로 일괄 추출할 수 있으며, 파일을 다운로드하면 설정한 범위에 따라 정리된 데이터를 한 눈에 확인할 수 있죠. CSV 파일로 추출된 데이터는 병원 광고나 홍보를 위한 LMS 대량 발송 혹은 SMS 마케팅 등에 효과적으로 활용할 수 있습니다.이폼사인으로 작성되는 모든 문서는 물리적 공간이나 컴퓨터가 아닌 이폼사인 자체 클라우드에 저장되고 있는데요. 이폼사인에서는 원하는 키워드를 검색하면 키워드가 담긴 모든 관련 문서를 쉽게 찾고 열람할 수 있습니다. 키워드 검색뿐만 아니라 사용자는 특정 기간, 특정 입력 항목 등의 입력을 통해 다양하게 검색할 수 있습니다.
병원의 디지털 전환, 이폼사인 전자계약으로 시작해 보시는 건 어떠세요?
복잡한 문서 처리 과정을 단순화하고, 불필요한 반복업무를 줄이며, 업무의 효율성을 극대화할 수 있는 이폼사인을 통해, 여러분의 업무 방식을 바꾸어보세요.
클라우드 서비스 보안 인증(CSAP)
‘전자계약 서비스 업계 최초’ 획득!
일 잘하는 사람들의
‘안심할 수 있는’ 전자계약. 이폼사인
이폼사인, 지금 사용해 보고 싶으신가요? 아직 전자계약 도입을 검토 중이시라면,
이폼사인 회원가입하고 무료로 체험해 보실 수 있습니다!