인수증으로 인해 어려움을 겪고 계시나요?
수많은 인수증을 보관하고 전달하고 관리하고, 대금을 지급하기까지
복잡하고 번거로웠던 프로세스를 이폼사인으로 손쉽고 확실하게 바꿔보세요!
이번 포스팅에서는 화물운송시장에서 사용되는 ‘인수증’과 관련된 이야기를 해보려고 합니다. 국내 화물 운송 시장 규모는 약 30조 원에 달합니다. 화물 운송 시장은 44만 개의 제조기업인 ‘화주’와, 1만 2천 개의 ‘주선사 및 운송사’ 그리고 화물 자동차의 주인인 ‘차주’로 구성되어 있는데요.
코로나19 이후 집에 머무는 사람들이 많아지면서, 사람들은 물건에 대한 더 많은 소비를 하기 시작했습니다. 스마트한 배송 시장이 형성되었고, 전자상거래에 대한 수요가 급증했으며, 그에 따라 국내 화물 운송 시장 또한 빠르게 커지고 있습니다.
? 인수증이란?
인수증은 ‘물건이나 권리를 넘겨주고 받을 때, 그 일이 확실하게 이행되었다는 것을 증명하는 문서’입니다. 인수증은 공급자, 납품처, 납품내역 등의 정보가 담긴 거래내역서라고 볼 수 있는데요.
화주는 상차지에서 물건을 상차할 때 물건이 무엇인지 수량이 어떻게 되는지 적혀있는 인수증을 차주에게 전달합니다. 해당 인수증은 차주가 목적지에 도착해, 하차와 동시에 검수가 끝난 후 수취인에게 서명 또는 도장을 받아 물건을 확실하게 운송했다는 것을 확인받습니다.
인수증은 왜 필요할까요? 화주와 운송업체 그리고 차주 모두에게 인수증은 대금 결제를 위한 수단으로 사용되기도 하며, 증빙 자료로 추후 분쟁 방지를 위해 사용되기도 합니다.
차주에게는 운임 청구서의 역할로 사용되기 때문에 중요하며, 화주나 물류업체에서는 세무법상 서류보관의무법에 따라 지출을 증빙하기 위한 서류로 종이 인수증을 5년간 보관해야 합니다. 그러나 화물운송시장에서는 오랜 시간 종이 형태의 인수증으로 인해 여러 가지 불편함을 겪고 있습니다.
? 이폼사인 도입배경
화물 운송 시장은 급격하게 커졌지만, 아직까지 고수하는 아날로그 업무 방식으로 인해 문제가 많이 발생하고 있습니다. 위에서 언급한 바와 같이, 인수증은 물건을 확실하게 운송했다는 것을 증빙하는 서류로 사용되는데요. 현재 화물 운송 시장에서는 아래와 같은 프로세스로 종이인수증을 주고받습니다.
① 차주는 화주로부터 화물과 인수증을 교부받습니다.
② 화물 운송을 마친 후 차주는 납품 담당자로부터 인수증에 서명을 받습니다.
③ 차주는 서명 받은 인수증을 우체국에 방문해 등기우편으로 운송업체에 전달합니다.
④ 운송업체는 인수증을 확인한 후 화주에게 전달합니다.
⑤ 화주는 확인받은 내역 검수 후 차주 또는 운송업체에게 운임을 지급합니다.
종이로 된 인수증은 누락, 훼손 또는 분실 우려가 많이 발생합니다. 복잡한 전달 프로세스를 거치다 보니 운송 대금을 청구할 수 있는 증빙 서류인 인수증을 분실할 경우 제대로 물건을 납품했음에도 난감한 상황이 발생할 수 있습니다.
차주의 입장에서는 서명 완료된 인수증을 모아 우체국에 방문하고, 운송 업체에 보내는 등기 비용과 번거로움도 무시할 수 없습니다. 운송 업체는 수많은 차주들이 등기로 보내온 수많은 인수증을 모아 분류하고 엑셀 파일로 데이터를 정리해 화주에게 운임료를 청구해야 합니다.
이처럼 인수증이 화주에게 도착할 때까지 복잡하고 번거로운 프로세스를 거치기 때문에 결국 운임 지급 시기는 늦춰질 수밖에 없습니다.
한국교통연구원의 조사에 따르면, 운송을 마친 뒤 1개월 넘게 운임을 받지 못하고 있는 거래가 전체의 약 30 ~ 40%에 달하는 것으로 종이인수증을 주고받는 시간으로 인해 화물 운송 시장의 모든 이해관계자가 업무 효율이 저하될 수밖에 없는 악순환이 계속되고 있습니다.
? 도입 성과
예전에는 전자문서의 법적 효력이 모호했다면, 2020년 전자문서법 개정으로 전자인수증도 기존의 종이인수증과 동일한 법적 효력을 가지게 되었습니다. 따라서, 전자인수증 사용에는 법적 문제가 발생하지 않습니다. 또한, 종이영수증 원본이 아닌 전자영수증 보관만으로 동일하게 지출을 증빙할 수 있는 자료로 사용할 수 있습니다.
종이인수증을 사용하는 기업들이 이폼사인과 같은 전자계약 서비스를 도입함에 따라, 화주와 차주 그리고 운송업체의 업무 효율을 모두 개선할 수 있게 되었습니다. 차주는 인수증을 잃어버릴 걱정 없이, 수취인의 서명이 완료된 인수증을 보관할 수 있습니다. 또한, 시간을 내어 우체국에 방문하고 등기 비용을 부담하지 않아도 클릭 한 번으로 운송업체에 인수증을 전달할 수 있습니다.
운송업체는 수백수천 장의 인수증을 누락 없이 손쉽게 분류할 수 있으며, 일일이 엑셀에 데이터를 정리하지 않고도 간편하게 화주에게 운송 데이터를 전달할 수 있게 되었습니다. 이에 따라 전자인수증 하나로 업무를 자동화할 수 있을 뿐 아니라 1-2주에서 길게는 한 달 이상 지연되던 운임 지급 문제를 해결할 수 있게 되었습니다.
화물 운송 시장의 디지털 전환, 전자인수증으로 시작해 보시는 건 어떠세요?
화주와 차주 그리고 운송업체 모두의
업무 프로세스를 개선하고 효율을 높여보세요!
복잡하고 번거로운 종이인수증 관리 업무는 이제 그만?♂️
일 잘하는 사람들의 전자계약 서비스, 이폼사인과 함께하세요?