문서 번호 자동 부여 설정하기 - 이폼사인

안녕하세요, 이폼사인입니다. 😊

이폼사인을 사용하다 보면 동일한 템플릿으로 문서를 반복 작성하는 경우가 많습니다. 이럴 때 문서 번호를 자동으로 부여하면 문서를 쉽게 구분할 수 있고, 문서의 검색 및 관리를 한층 더 효율적으로 할 수 있습니다.

이번 포스팅에서는 문서 번호 자동 부여 설정 방법부터 확인 및 검색 방법까지 단계별로 자세히 안내해 드리겠습니다.

🔎 문서 번호 자동 부여 기능이란?

이폼사인에서는 템플릿별로 해당 템플릿으로 생성되는 문서에 문서 번호가 자동으로 부여되도록 설정할 수 있습니다.
문서 번호는 문서 본문에 표시할 수 있을 뿐 아니라, 문서함이나 문서 관리 메뉴의 문서 목록에서 문서 번호 컬럼을 추가하여 확인할 수 있습니다. 또한 문서 번호를 기준으로 문서를 쉽게 검색할 수도 있습니다.

🔎 문서 번호 자동 부여 설정 방법

대시보드 > 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.
문서 번호를 설정할 템플릿의 설정 버튼을 클릭합니다.
화면 상단의 설정하기를 클릭하여 템플릿 설정 페이지로 이동합니다.
템플릿 설정 > 일반 설정 탭에서 문서 설정 부분의 문서 번호 자동 부여 옵션을 선택합니다.
문서 번호 형식을 다음 네 가지 중 하나를 선택합니다.
– 일련번호
– 년도_일련번호
– 템플릿약칭 일련번호
– 템플릿약칭 년도_일련번호
문서 번호 부여 시점을 시작 또는 완료로 선택합니다.
설정이 완료되면 오른쪽 상단의 저장 버튼을 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.

💡참고
문서 번호 자동 부여는 대표 관리자 또는 해당 템플릿 소유자 및 수정 권한이 있는 멤버만 설정할 수 있습니다.

✅ 문서 번호 규칙이란?

이폼사인에서는 문서 번호를 네 가지 형식 중 하나로 설정할 수 있으며, 각 형식에 따라 문서 생성 순서, 템플릿 약칭, 작성 연도 등을 포함할 수 있습니다.

번호 형식	설명	예시
일련번호	문서 생성 순서대로 부여	1, 2, 3, …
년도_일련번호	문서 생성 연도 + 생성 순서	2025_1, 2025_2, …
템플릿약칭 일련번호	템플릿 약칭 + 생성 순서	보안 서약서 1, 보안 서약서 2, …
템플릿약칭 년도_일련번호	템플릿 약칭 + 생성 연도 + 생성 순서	보안 서약서 2025_1, 보안 서약서 2025_2, …