안녕하세요, 이폼사인입니다. 😊
이폼사인만의 섬세하고 디테일한 기능을 다소 복잡하게 느끼실 수도 있는데요, 알고 보면 매우 유용하고 편한 기능들이 많습니다. 이폼사인을 이용하는 고객분들께서 자주 물어보시는 내용이나 알면 유용한 기능을 FAQ 시리즈로 알기 쉽게 설명해 드리겠습니다.
오늘은 다섯 번째 시간으로 문서 전송 기한 설정, 연장, 재요청 기능에 관하여 자주 물어보시는 질문을 알아보겠습니다.
Q1. 문서 전송 기한을 7일 이상으로 설정할 수 있나요?
네, 가능합니다.
템플릿 설정 또는 내 파일로 문서 작성 시 문서 전송 기한은 기본 7일로 설정되지만 수정할 수 있습니다. 멤버는 0일 0시간으로 설정할 경우 문서 전송 기한이 무제한으로 설정되며, 외부 수신자는 최대 50일까지 설정할 수 있습니다.
🔎 템플릿으로 문서 작성 시 기한 변경하는 방법
템플릿 문서는 템플릿 관리 > 템플릿 설정에서 문서 작성 기한을 수정할 수 있습니다.
- 사이드바 메뉴에서 템플릿 관리 메뉴를 클릭합니다.
- 설정을 변경할 템플릿 우측의 설정 버튼을 클릭합니다.
- 템플릿 설정 화면에서 설정하기를 클릭합니다.
- 화면 좌측의 워크플로우 설정을 클릭한 후 설정을 변경할 단계를 선택합니다.
- 우측 속성의 문서 전송 기한 옵션을 설정합니다.
*0일 0시간으로 설정하면 문서 전송 기한이 없습니다.(멤버만 가능, 외부 수신자는 최대 50일로 설정 가능) - 화면 우측 상단의 저장 버튼을 클릭하여 템플릿을 저장 및 배포합니다.
🔎 내 파일로 문서 작성 시 문서 전송 기한 변경하는 방법
- 대시보드 또는 사이드바 메뉴에서 내 파일로 문서 작성 메뉴를 클릭한 후 파일을 업로드합니다.
- 서명 참여자를 설정하고 입력 항목을 추가합니다.
- 화면 상단의 수신자 지정하기를 클릭한 후 워크플로우에서 단계를 선택하고 해당 단계의 수신자 정보를 입력합니다.
- 우측의 수신자 옵션에서 해당 단계의 수신자의 문서 전송 기한을 변경합니다.
- 화면 우측 상단의 저장 버튼을 클릭하여 내 파일 보관함에 저장/템플릿으로 저장하거나 문서 작성 시작하기 버튼을 클릭하여 문서를 작성합니다.
Q2. 발송한 문서의 작성 기한을 늘릴 수 있나요?
이미 발송된 문서는 작성 기한을 변경할 수 없지만, 해당 문서를 재요청하면 기한을 변경할 수 있습니다. 진행 중 문서함에서 해당 문서의 재요청 버튼을 클릭하면 새로운 전송 기한을 지정할 수 있습니다.
🔎 문서 서명 기한 연장 및 재요청 하는 방법
- 대시보드 또는 사이드바 메뉴에서 진행 중 문서함을 클릭합니다.
- 해당 문서 우측의 재요청 버튼을 클릭합니다.
- 수신자 정보를 확인하고 문서 전송 기한을 변경합니다.
- 재요청 버튼을 클릭하면 전송 기한이 변경된 문서가 재요청됩니다.
💡 팁
– 재요청 시 기존 링크는 즉시 비활성화되고, 새로운 링크가 포함된 메일/SMS/알림톡이 발송됩니다.
– 전송 기한은 외부 수신자의 경우 최대 50일, 멤버는 무제한(0일 0시간으로 설정)으로 설정할 수 있습니다.
– 기존 요청 문서의 기한이 ‘0일 0시간’인 경우, 재요청 버튼이 표시되지 않습니다.
– 문서를 재요청할 경우, 수신자에게 별도로 안내하는 것을 권장합니다.
Q3. 검토자가 기한 내 문서 처리를 하지 않아 기한이 지났어요. 어떻게 해야 하나요?
진행 중 문서함에서 해당 문서를 선택한 후 재요청을 클릭하여 문서를 재전송할 수 있습니다. 재요청 시 작성 기한도 변경할 수 있습니다.
Q4. 서명 기한이 만료된 경우, 재요청 말고 다른 방법이 있나요?
기한이 지난 문서는 이어서 처리할 수 없으며, 재요청을 통해 문서를 처리해 주셔야 합니다.
*이폼사인의 재요청은 추가 과금이 발생하지 않습니다.
⚠️ 주의:
– 서명 기한이 만료되면 기존 링크는 무효화됩니다.
– 재요청 시 문서 내용은 변경할 수 없으며, 수신자 정보, 문서 전송 기한은 변경할 수 있습니다.
Q5. 문서를 전송한 후 받은 메일 알림 건수와 완료 문서함 건수가 다른 이유는 무엇인가요?
문서를 전송했더라도 해당 문서의 처리 과정이 모두 완료되기 전에는 완료 문서함에 표시되지 않습니다. 다른 서명자가 아직 서명을 하지 않았거나, 처리 기한이 지나 완료되지 않은 경우에는 진행 중 상태로 남게 됩니다.
완료되기 전 문서의 진행 상태는 진행 중 문서함에서 확인하실 수 있으며, 필요에 따라 재요청하거나 문서 처리 기한을 연장할 수 있습니다
이번 포스팅은 문서 전송 기한과 재요청 관련하여 자주 물어보시는 질문에 대해 알아보았는데요. 이 기능을 활용하시면 문서 처리 일정을 놓치지 않고 체계적으로 관리할 수 있으며, 계약과 결재를 더 효율적으로 완료할 수 있습니다.
문서 전송 기한과 재요청 기능을 포함해 이폼사인 기능에 대해 궁금한 점은 언제든지 아래 문의하기 또는 1:1 채팅 상담을 통해 문의주세요.
다음 FAQ 시리즈에도 이폼사인을 쉽게 사용하시는 데 도움이 될 수 있는 유용한 내용을 준비해서 돌아오겠습니다.
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