민간 기업 디지털 전환의 출발점, 전자계약! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
이번에는 협력업체와 주고받는 용역계약서를 이폼사인 전자계약으로 전환한 기업 사례를 소개해 드릴게요. 다수의 협력업체와 계약을 체결하고 관리하는 구매·계약 담당자라면 서면 발급부터 서명, 대금 지급까지 챙겨야 할 항목이 많아 부담이 크셨을 텐데요. 전자계약 도입 이후 이 업무가 어떻게 달라졌는지 살펴보세요🙆♂️
🔈 용역계약서, 왜 중요할까요?
용역계약서는 원사업자가 협력업체(수급사업자)에게 업무를 위탁할 때 작업 범위, 대금, 지급기한 등을 명시하는 문서입니다. 하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조는 원사업자가 위탁 작업을 시작하기 전까지 반드시 서면(전자문서 포함)을 발급하도록 규정하고 있으며, 이를 어기면 하도급법 제25조의3에 따라 하도급대금의 2배 이하 과징금이 부과될 수 있습니다. 협력업체 수가 많고 계약이 빈번한 기업일수록 서면 발급 관리의 중요성이 커집니다.
🔈 기존 처리 방식의 문제점은?
협력업체가 많은 기업은 매달 수십 건의 용역계약을 새로 체결하거나 갱신합니다. 담당자가 수기로 계약서를 작성해 우편이나 이메일로 주고받다 보면, 일부 업체와는 작업이 이미 시작된 뒤에야 서면 계약서를 뒤늦게 챙기는 일이 생깁니다. 이 경우 하도급법상 서면 미교부에 해당해 공정거래위원회 제재 대상이 되는 리스크로 작용합니다.
대금 지급 기한이나 검수 기준이 계약서에 명확히 기재되지 않으면 협력업체와의 분쟁으로 이어지기 쉽습니다. 종이 계약서는 서명 여부와 조항 내용을 확인하려면 담당자가 일일이 파일을 뒤져야 해, 분쟁이 생겼을 때 빠르게 대응하기 어렵다는 점 역시 기업으로서는 간과할 수 없습니다.
협력업체별로 계약 진행 상태, 서명 여부, 갱신 시점을 엑셀이나 수기로 관리하다 보면 누락이나 착오가 발생하기 쉽습니다. 계약 건수가 늘어날수록 구매·계약 담당자의 관리 부담이 크게 늘어납니다.
🔈 포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
이폼사인을 도입하면 협력업체 수가 많아도 계약서 발송부터 서명, 보관까지 한 흐름으로 이어집니다. 담당자가 시스템을 통해 각 단계를 처리할 수 있게 해줍니다.
✦ 대량 발송도 한 번에
협력업체 수십 곳과 동시에 계약을 갱신해야 할 때, 엑셀 파일 하나로 수신자 정보를 일괄 등록하면 많은 업체에도 계약서가 자동으로 한 번에 발송됩니다. 계약 조건이 업체마다 다르더라도 프리미엄 동적 서식 기능으로 조건에 맞는 항목만 자동으로 표시돼 개별 수정 없이 정확하게 처리할 수 있습니다.
✦ 모바일로 언제 어디서나
현장에 나가 있는 협력업체 담당자도 스마트폰으로 계약서를 열어 서명할 수 있습니다. 업계에서 유일하게 제공하는 전용 모바일 앱으로 PC와 동일한 기능을 그대로 이용할 수 있어, 사무실에 복귀할 때까지 계약을 미룰 필요가 없습니다.
✦ 감사 추적으로 법적 증거 확보
계약서 발송부터 서명 완료까지 모든 과정이 시간 단위로 자동 기록됩니다. 언제 서면을 발급했는지, 누가 언제 서명했는지가 감사추적 증명서로 자동 생성되어, 하도급법 서면 발급 의무를 준수했다는 근거를 제시할 수 있습니다.
✦ ERP·구매시스템과 무료 API 연동
업계에서 유일하게 무료로 제공하는 API를 통해 구매관리시스템, ERP와 연동할 수 있습니다. 계약이 완료되면 계약 정보가 구매 시스템에 자동으로 반영되어, 별도 입력 작업 없이 대금 지급 절차로 곧바로 이어집니다.
🔈 용역계약서 이폼사인 활용 효과
이폼사인을 활용하면 협력업체 용역계약서 발송부터 서명, 보관까지 보다 빠르고 정확하고 안전하게 운영할 수 있습니다. 특히 협력업체 수가 많고 계약이 자주 발생하는 기업일수록 도입 효과를 더욱 크게 체감할 수 있습니다.
✅ 계약서 발송·서명 속도 향상 ✅ 서면 발급 누락 방지 ✅ 계약 정보 보안 강화 ✅ 서명·이력 관리 자동화 ✅ 구매·계약 담당자 편의 개선 ✅ 하도급법 법적 대응력 확보 |
🤝 이폼사인 전자계약 활용 사례 : B 제조업체
“예전에는 협력업체마다 계약서를 우편으로 보내고 서명본이 돌아오길 기다렸는데, 일부는 작업이 끝난 뒤에야 서명본이 도착하곤 했습니다. 지금은 계약서를 발송하면 당일 안에 서명이 완료되고, 감사 추적 증명서까지 자동으로 남아 공정위 대응도 훨씬 수월해졌습니다.”
🤝 이폼사인 전자계약 활용 사례 : S 물류 기업
“예전에는 협력업체 수십 곳의 계약 현황을 엑셀로 따로 관리하다 보니 갱신 시점을 놓치는 경우가 있었습니다. 지금은 이폼사인 대시보드에서 전체 계약 현황을 한눈에 확인하고, ERP와 연동되어 대금 지급까지 자동으로 이어져 업무 부담이 크게 줄었습니다.”
🔈 이폼사인이 처음이라면❓1:1 FAQ 🙆♂️
| Q. 용역계약서도 전자서명하면 법적 효력이 있나요? A. 전자서명법에 따라 전자서명도 서면과 동일한 법적 효력을 가집니다. 이폼사인은 감사추적증명서로 서명 이력까지 함께 보관해 분쟁 시에도 명확한 증거가 됩니다. |
| Q. 협력업체가 계정 없이도 서명할 수 있나요? A. 네, 협력업체는 이메일이나 문자로 받은 링크만 열면 별도 회원가입 없이 간편 서명으로 계약을 완료할 수 있습니다. |
| Q. 한 번에 몇 건까지 계약서를 발송할 수 있나요? A. 엑셀 일괄 등록 기능으로 한 번에 대량의 협력업체에게 계약서를 발송할 수 있어, 수십 건의 계약도 수 분 안에 처리할 수 있습니다. |
| Q. 기존에 쓰던 용역계약서 양식 그대로 쓸 수 있나요? A. 네, 기존 양식을 그대로 업로드해 전자문서로 전환할 수 있으며, MS오피스에서도 전자계약 기능 활용이 가능합니다. |
| Q. ERP나 구매관리시스템과 연동할 수 있나요? A. 업계에서 유일하게 제공하는 무료 API로 ERP, 구매관리시스템과 연동해 계약 완료 정보를 자동으로 반영할 수 있습니다. |
🔈 일 잘하는 기업이 선택한 전자계약, 이폼사인
용역계약서 한 장을 제때 발급하지 못해 생기는 과징금과 분쟁의 부담은 생각보다 훨씬 큽니다. 이폼사인을 활용하면 계약서 발송부터 서명, 보관, 대금 지급 현황 확인까지 빠르게 해결할 수 있습니다. 협력업체는 간편하게 서명하고, 담당자는 하도급법상 서면 발급 의무를 자동으로 이행할 수 있어요.
앞으로도 이폼사인은 협력업체 계약 업무 효율을 높이고, 스마트한 용역계약 문화를 만들어가는 전자계약 파트너로 함께하겠습니다.
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