민간 기업 디지털 전환의 출발점, 전자계약! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
오늘은 도시 정비 디지털화를 선도하는 플랫폼 기업 닥터빌드의 도입 사례입니다. 닥터빌드는 재건축, 재개발 등 정비사업에서 반복적으로 발생하는 대규모 문서 업무를 효율화하기 위해 전자계약, 전자서명 서비스 이폼사인을 도입했습니다.
어떤 변화가 있었는지 함께 살펴볼까요? 🏗️
재건축·재개발 닥터빌드, 어떤 기업인가요?
닥터빌드는 도시 정비사업의 리스크를 줄이고, 사업 효율을 높이기 위한 정비사업 전문 플랫폼 기업입니다.
특히 최근 AI 기반 정비사업 플랫폼 ‘닥터빌드 아이콘’을 운영하며 재건축, 재개발 시장에서 조합 운영, 동의서 관리, 총회 운영 등 복잡한 행정 업무를 디지털 방식으로 전환하는 데 주력하고 있습니다. 특히 정비사업 특성상 다수의 조합원을 대상으로 반복적인 문서 업무가 발생하는 만큼, 효율적인 문서 관리 체계 구축이 중요한 과제로 떠오르고 있었습니다.
기존 종이 기반 사업 추진의 문제점은?
재건축·재개발 정비사업에서는 동의서, 결의서, 계약서 등 다양한 문서가 대량으로 생성됩니다. 특히 총회 안건이 바뀔 때마다 새로운 서식을 제작해야 하는 경우가 많아, 문서 준비 과정 자체에 많은 시간이 소요됐습니다.
종이 문서 중심으로 운영되던 기존 방식은 작성과 취합, 보관 과정에서 많은 비용과 시간이 필요했고, 대규모 문서를 관리하는 부담도 상당했습니다. 또한 조합원 수가 많을수록 동의 현황을 수기로 관리해야 하는 업무가 늘어나 실무 담당자의 부담이 커지는 구조였습니다.
최근 도시정비법 개정으로 전자총회(온라인 총회)와 전자투표·전자서명이 제도화되면서, 이러한 종이 기반의 업무 방식은 빠르게 개선이 필요한 상황이 되었습니다.
🔈 포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
닥터빌드는 이러한 문제를 해결하기 위해 전자문서 솔루션 도입을 검토했고, 다양한 형태의 문서를 유연하게 처리할 수 있는 최적의 플랫폼 이폼사인을 도입하게 되었습니다.
특히 총회 안건에 따라 문서 구조가 달라지는 정비사업 특성상, 문서 항목을 자동으로 확장할 수 있는 ‘동적 서식’ 기능이 중요한 선택 기준이 되었습니다. 기존에는 안건별로 서식을 별도로 제작해야 했지만, 동적 서식을 활용하면 상황에 맞게 항목이 자동으로 구성되어 별도의 추가 작업 없이 즉시 대응할 수 있게 되었습니다.
또한 AI비서 기능을 통해 기존 종이 문서를 전자서식으로 전환하는 작업 시간을 대폭 줄일 수 있다는 점도 큰 장점이었습니다. 복잡한 정비사업 문서를 자동으로 분석해 항목 위치와 유형을 인식해 주기 때문에, 작성 시간을 기존 대비 약 1/10 수준으로 단축할 수 있었습니다.
🔈 닥터빌드🏗️ 이폼사인 도입 효과
✅ 동의서 작성 시간 단축 : AI 기반 서식 자동화로 문서 작성 시간이 기존 대비 약 1/10 수준으로 줄었습니다. ✅ 다양한 서식 유연 대응 : 동적 서식 기능으로 안건 변경 시에도 별도 서식 제작 없이 대응할 수 있습니다. ✅ 대규모 문서 관리 효율화 : 수많은 조합원 문서를 한 번에 관리할 수 있어 업무 부담이 줄었습니다. ✅ 종이 문서 감소 : 대량 출력과 보관 부담이 줄어 페이퍼리스 환경 구축이 가능해졌습니다. ✅ 총회 운영 효율 향상 : 동의 현황 확인과 결과 관리가 자동화되어 운영 속도가 빨라졌습니다. ✅ 정비사업 업무 통합 관리 : 동의서, 계약서, 신청서 등 다양한 문서를 하나의 시스템에서 처리할 수 있습니다. |
⚙️도입 담당자 입장의 이폼사인은?
담당자는 “정비사업 총회를 준비할 때마다 안건에 따라 서식을 새로 제작해야 해 준비 과정에 많은 시간이 소요됐지만, 이제는 동적 서식 기능을 활용해 자동으로 항목이 구성되어 준비 속도가 눈에 띄게 빨라졌다”라고 전했습니다. 특히 AI비서를 활용해 기존 문서를 빠르게 전자서식으로 전환할 수 있게 되면서, 복잡한 정비사업 문서도 효율적으로 관리할 수 있는 현실적인 디지털 전환 사례로 평가하고 있습니다.
✍️ 이용자의 반응은?
재건축·재개발 조합원 대표자들은 문서 작성과 관리 방식이 단순해진 점을 가장 큰 변화로 꼽고 있습니다. 특히 다수의 조합원을 대상으로 진행되는 동의서 업무에서 문서 배포와 회수, 현황 확인까지 한 번에 처리할 수 있어 업무 속도가 크게 개선됐다는 평가가 이어지고 있습니다. 또한 문서 관리가 체계적으로 이루어지면서 정비사업 진행 과정 전반의 안정성도 높아졌다는 반응입니다.
🔈 프로들이 선택한 전자계약 전자서명! 이폼사인
재건축, 재개발과 같은 정비사업에서는 동의서, 결의서, 계약서 등 다양한 문서를 반복적으로 작성하고 관리해야 합니다. 이폼사인을 활용하면 이러한 문서 업무를 보다 빠르고 정확하며 체계적으로 운영할 수 있습니다.
특히 안건 변경이 잦고 대규모 문서 처리가 필요한 정비사업일수록 동적 서식과 AI 기반 문서 자동화 기능의 효과를 더욱 크게 체감할 수 있습니다. 앞으로도 이폼사인은 도시 정비사업을 비롯한 다양한 산업 현장에서 반복되는 문서 업무를 줄이고, 스마트한 디지털 업무 환경을 만들어가는 전자계약 파트너로 함께하겠습니다.
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