안녕하세요, 이폼사인입니다. 😊
문서 작성 과정에서 회사명, 부서명, 담당자 정보처럼 반복적으로 입력해야 하는 정보를 매번 직접 입력하는 것은 번거로울 뿐 아니라 입력 오류로 이어질 가능성도 있습니다.
이폼사인에서는 이러한 불편을 줄이기 위해 사용자 정의 정보셋 관리 기능을 제공하고 있습니다. 자주 사용하는 회사∙그룹∙사용자 정보를 미리 등록해 두고 문서 작성 시 자동으로 입력되도록 설정할 수 있어 문서 작성 효율과 정확성을 높일 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 사용자 정의 정보셋이 무엇인지, 그리고 필드를 추가하고 템플릿에 적용해 문서에 자동 입력되도록 설정하는 방법까지 단계별로 안내해 드리겠습니다.
🔎사용자 정의 정보셋이란?
사용자 정의 정보셋은 회사 관리자가 회사, 그룹, 멤버에 관한 정보를 필드 형태로 등록하고 관리할 수 있는 기능입니다.
회사 대표자명, 대표 전화번호, 주소와 같은 회사 정보,
부서명, 책임자와 같은 그룹 정보,
직급, 이메일 주소, 전화번호와 같은 사용자 정보를 사용자 정의 필드로 미리 등록해 두면,
문서 작성 시 해당 정보가 자동으로 입력되어 반복 입력을 줄이고 문서 작성 시간을 단축할 수 있습니다. 또한, 동일한 정보를 일관되게 적용할 수 있어 문서의 정확성도 함께 높일 수 있습니다.
✏️사용자 정의 정보셋 관리하기
사용자 정의 정보셋은 등록 및 관리하는 방법은 다음과 같습니다.
※대표 관리자 또는 회사 관리자 권한이 필요합니다.
- 이폼사인에 로그인합니다.
- 대시보드 사이드바 메뉴에서 회사 관리를 클릭합니다.
- 사용자 정의 정보셋 관리 메뉴를 클릭합니다.
- 해당 페이지는 회사 / 그룹 / 사용자 탭으로 구성되어 있으며, 각 탭에서 해당 유형의 사용자 정의 필드를 추가하고 편집할 수 있습니다.
사용자 정의 필드 유형 살펴보기
회사
회사 대표자, 대표 전화번호, 직인 이미지 등 회사와 관련된 정보를 관리할 수 있습니다.
그룹
부서명, 부서장, 팀원 등 그룹 단위의 정보를 관리할 수 있습니다.
사용자
직급, 이메일 주소, 전화번호 등 사용자(멤버)에 대한 정보를 관리할 수 있습니다.
사용자 정의 필드 추가하기
이번 예시에서는 회사 필드를 추가해 보겠습니다.
- 사용자 정의 정보셋 관리 > 회사 탭을 클릭합니다.
- 화면 오른쪽 상단의 필드 추가 버튼을 클릭합니다.
- 팝업창에서 다음 정보를 입력합니다.
- 필드 이름
- 필드 타입 (텍스트 / 이미지)
- 필드 값
- 확인을 클릭하면 입력한 정보가 목록에 추가되어 표시됩니다.
- 오른쪽 상단의 저장 버튼을 클릭합니다.
💡 Tip
필드를 새로 추가하면 필드 이름 뒤에 “_c”가 자동으로 붙습니다.
예: 회사명 → 회사명_c
사용자 정의 필드 편집/삭제하기
추가된 사용자 정의 필드는 목록에서 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
- 필드 편집
편집할 필드를 선택한 후 편집 아이콘을 클릭하면 필드 이름, 타입, 값을 수정할 수 있습니다. - 필드 순서 변경
필드를 선택한 후 화살표 아이콘을 클릭해 순서를 변경할 수 있습니다. - 필드 삭제
삭제할 필드를 선택한 후 목록 왼쪽에 위치한 삭제 아이콘을 클릭하면 해당 필드가 삭제됩니다.
❗모든 변경 사항은 반드시 저장 버튼을 클릭해야 적용됩니다.
사용자 정의 필드를 템플릿에 적용하기
이제 추가한 사용자 정의 필드를 템플릿에 적용해 보겠습니다.
- 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.
- 원하는 템플릿의 설정을 클릭합니다.
- 상단 메뉴에서 설정하기 > 필드 설정을 클릭합니다.
- 사용자 정의 필드를 적용할 입력 항목을 선택합니다.
- 드롭다운 박스에서 회사 정보를 선택합니다. 오른쪽 드롭다운 박스가 활성화되며, 클릭 시 ‘사용자 정의 정보셋 > 회사‘에 추가되어 있는 필드가 표시됩니다.
- 회사명_c와 같이 추가한 사용자 정의 필드를 선택합니다.
- 템플릿을 저장한 후 배포합니다.
문서에서 자동 입력 확인하기
배포된 템플릿으로 문서를 작성하면,
입력 항목에 사용자 정의 필드에 저장된 값이 자동으로 입력된 것을 확인할 수 있습니다.
예를 들어, 회사명_c 필드에 ‘컴퍼니’라는 값을 저장했다면,
문서의 ‘회사명’ 입력란에 해당 값이 자동으로 표시됩니다.
이번 포스팅에서는 사용자 정의 정보셋 관리 기능을 활용해 필드를 추가하고, 템플릿과 문서에 적용하는 방법을 살펴보았습니다.
사용자 정의 정보셋을 활용하면 반복 입력을 줄이고, 문서 작성 과정의 정확성과 업무 효율을 동시에 높일 수 있습니다. 자주 사용하는 정보를 미리 등록해 두고 문서에 자동으로 입력되도록 설정해 보세요.
이폼사인의 기능에 대해 궁금한 점이 있으시다면, 언제든지 아래 문의하기 또는 1:1 채팅 상담을 통해 문의해 주세요.
다음 포스팅에서도 더욱 편리한 문서 업무 환경을 위한 유용한 기능을 소개해 드리겠습니다.
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