공공기관 디지털 혁신의 필수 요소, 전자서명! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
이폼사인 공공 전자서명 활용 사례의 다섯 번째로, 매년 반복되는 교육신청서 수합, 관리 업무를 전자화해 효율을 크게 높인 공공기관 사례를 소개해 드립니다. 신청 누락 방지부터 개인정보 보호 강화, 교육 대상자 관리 자동화까지! 실제로 어떤 변화가 있었는지 보겠습니다📚
🔈 공공기관에서 자주 사용하는 교육신청서는?
공공기관에서는 내부 직무교육, 법정 의무교육, 개인정보 보호 교육, 외부 위탁교육 등 다양한 교육 프로그램을 운영합니다. 이 과정에서 교육신청서는 참가자 정보 확인, 참석 대상자 선정, 교육 운영 기록 관리 등 여러 절차의 근거가 되기 때문에 반드시 필요한 문서인데요.
특히 교육 대상자가 다수거나 내부 및 외부 인력이 혼합되는 경우가 많아, 정확하고 빠른 신청 관리가 기관 운영의 안정성에도 중요한 역할을 합니다.
🔈 기존 공공기관 교육신청서의 문제점은?
기존에는 교육신청서를 종이 문서, 이메일 양식, 부서별 자체 신청 폼 등 일률적이지 않은 방식으로 접수해 왔습니다. 그러나 이 과정에서 다양한 비효율이 발생해 담당자의 업무 부담이 컸습니다.
우선, 신청서 배포 → 제출 확인 → 개인정보 검토 → 대상자 명단 취합 → 참석 확정 → 보관의 단계가 모두 수작업으로 이루어지다 보니, 신청 누락 또는 작성 오류가 자주 발생해 재안내가 반복됐어요. 제출 경로가 제각각이라 신청 내역을 하나로 취합하는 것도 번거로웠고, 유형별·부서별 신청 현황을 파악하는 데 시간이 오래 걸렸습니다.
또한 개인정보가 포함된 신청서를 이메일로 주고받는 과정에서 보안 우려가 꾸준히 지적됐고, 과거 제출된 신청서를 찾거나 증빙 자료로 제출해야 할 때 문서를 다시 검색하는 데 많은 시간이 소요됐습니다. 교육 운영의 핵심 절차가 비효율적이다 보니, 전체 행정 프로세스에도 영향을 주는 상황이 발생했습니다.
🔈 포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
교육신청 업무의 효율성과 안정성을 높이기 위해 여러 공공기관에서는 이폼사인 전자서명을 적극 도입하고 있습니다👓 이폼사인을 활용하면 교육신청서를 전자신청서로 생성하여, 배포 → 제출 → 보관 → 관리까지 모든 과정을 완벽하게 디지털화할 수 있습니다.
신청자는 교육신청서 링크만 열면 PC, 모바일 등에서 바로 제출할 수 있어 접근성이 높아졌고, 제출된 모든 신청서는 안전한 클라우드에 자동 저장되어 개인정보 관리 부담도 감소했어요. 또한 신청 여부, 인원 현황, 부서별 통계 등을 실시간으로 확인할 수 있어 교육 대상자 선정과 일정 운영이 훨씬 쉬워졌습니다.
특히 신청서 제출 여부와 교육 참여 승인 절차를 연동할 수 있어, 누락으로 인한 일정 지연이나 혼선도 해결할 수 있게 되었어요.
🔈 공공기관 교육신청서 이폼사인 활용 효과
✅ 신청 누락 방지 : 제출 여부와 승인 절차가 연동되어 누락이나 중복 제출이 사라졌습니다. ✅ 수합 속도 향상 : PC, 모바일 어디서든 신청이 가능해 수합 기간이 크게 단축됐어요. ✅ 개인정보 보호 강화 : 신청서를 이메일로 주고받지 않아 개인정보 노출 위험을 줄였습니다. ✅ 교육 대상자 자동 분류 : 제출 즉시 자동 분류되어 대상자 확정, 명단 관리가 쉬워졌습니다. ✅ 행정 비용 절감 : 배포, 회수, 정리, 보관 과정이 사라져 담당자의 단순 업무가 대폭 감소했습니다. |
🏫 이폼사인 전자서명 도입 사례 : J 공공기관
“연간 20개가 넘는 교육 프로그램을 운영하면서 신청서 수합만 한 달에 몇백 건씩 발생했습니다. 부서별로 양식이 달라 정리하는 데 시간이 오래 걸렸고 누락도 많았어요. 이폼사인을 도입하고 나서는 신청서가 자동으로 정리되니 많은 인력 없이도 교육 운영이 가능해졌습니다.”
🏫 이폼사인 전자서명 도입 사례 : S 공공기관
“예전에는 교육신청서를 이메일로 받아 개인정보 보호 측면에서도 부담이 컸는데, 지금은 안전하게 클라우드에 저장되니 보안 관련 대응도 훨씬 수월합니다. 교육별 신청 현황이 실시간으로 보여서 대상자 확정도 정말 빠르게 진행돼요.”
🔈 공공기관이 선택한 공공 전자서명 1위! 이폼사인
이폼사인은 공공기관의 디지털 혁신을 위한 핵심 도구로 자리 잡고 있습니다. 특히 교육신청서처럼 정확한 신청 수합, 간편한 제출, 신속한 현황 관리, 개인정보 보호가 중요한 문서 업무에서는 이폼사인이 큰 효과를 발휘합니다. 앞으로도 전국 공공기관의 스마트 행정 운영을 위해 전자문서 기반의 디지털 혁신을 지원하며, 다양한 공공, 교육, 행정 문서의 전자화를 함께 만들어가겠습니다.
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