안녕하세요, 이폼사인입니다. 😊
신청서나 동의서처럼 외부 사용자 또는 불특정 다수로부터 문서를 받아야 하는 경우가 있습니다.
이런 경우에 이폼사인의 URL로 문서 생성 허용 기능을 활용하면 문서 작성용 링크를 만들어 웹사이트나 이메일 등 다양한 채널을 통해 간편하게 공유할 수 있습니다.
작성자는 별도의 로그인 없이 링크를 통해 바로 문서를 작성할 수 있어, 문서 요청과 수집 과정을 보다 빠르고 효율적으로 운영할 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 URL로 문서 생성 허용 기능의 개념부터 설정 방법, 주요 옵션, 그리고 QR 코드 활용 방법까지 실무에서 바로 활용할 수 있도록 안내해 드리겠습니다.
🔎URL로 문서 생성 허용이란?
URL로 문서 생성 허용 기능은 특정 템플릿에 대해 문서 작성용 URL을 만들어, 링크만 있으면 누구나 해당 링크를 통해 문서를 작성할 수 있도록 하는 기능입니다.
템플릿의 워크플로우 시작 단계에서 해당 옵션을 활성화하면 문서 작성용 URL이 자동으로 생성되며, 이 URL을 웹페이지, 이메일, 키오스크 등 다양한 채널을 통해 공유하여 활용할 수 있습니다.
이 기능을 활용하면 신청서, 서약서, 동의서와 같이 불특정 다수로부터 작성이 필요한 문서를 보다 쉽고 효율적으로 수집할 수 있습니다.
💡활용 시 유의 사항
URL로 문서 생성 허용 기능은 편리한 만큼 보안 설정을 함께 고려해 사용하는 것이 중요합니다.
누구나 링크를 통해 접근할 수 있으므로, 필요에 따라 도메인/IP 제한, 본인확인 설정, reCAPTCHA 옵션 등을 적용해 보안을 강화하는 것을 권장합니다.
✏️URL로 문서 생성 허용 설정 방법
URL로 문서 생성 허용은 템플릿의 워크플로우 설정 화면에서 간단하게 설정할 수 있습니다.
설정 방법은 다음과 같습니다.
- 이폼사인에 로그인합니다.
- 템플릿 관리 메뉴에서 새 템플릿을 생성하거나 기존 템플릿을 선택합니다.
- 설정하기 > 워크플로우 설정 탭으로 이동한 다음 워크플로우의 시작 단계를 클릭합니다.
- 시작 단계의 오른쪽 속성 영역에서 URL로 문서 생성 허용 옵션을 체크합니다.
- 필요에 따라 작성자 정보 입력, 문서 중복 제출 방지, 문서 작성 가능한 도메인/IP 지정 및 로봇에 의한 문서 자동 전송 방지 (reCAPTCHA) 세부 옵션을 설정합니다.
- 템플릿을 저장 및 배포합니다.
- 다시 해당 템플릿의 시작 단계로 이동한 후, 속성의 URL로 문서 생성 허용 옵션 아래의 복사 버튼을 클릭해 링크를 복사하고, 홈페이지, 이메일, 채팅 앱 등 필요한 곳에 공유합니다.
✏️주요 옵션 살펴보기
URL로 문서 생성 허용 기능에는 문서 운영 환경에 맞게 활용할 수 있는 다양한 세부 옵션이 함께 제공됩니다.
- 작성자 정보 입력
링크로 접속한 사용자가 문서를 열람하기 전 이름, 이메일 등의 정보를 입력하도록 설정할 수 있으며, 해당 정보는 감사추적증명서에 기록됩니다. - 문서 중복 전송 방지
동일 작성자가 동일 문서를 반복 제출하는 것을 제한해 중복 신청이나 중복 동의를 방지합니다. - 문서 작성 가능한 도메인/IP 지정
특정 도메인 또는 IP에서만 문서 작성이 가능하도록 설정해, 사내망이나 특정 지점, 키오스크 등 제한된 환경에서만 사용하도록 관리합니다. - 로봇에 의한 문서 자동 제출 방지
reCAPTCHA를 적용해 악성 봇이 URL을 통해 문서를 무작위로 생성하는 것을 방지하고, 예상치 못한 문서 생성 비용 증가를 예방합니다.
🌍QR 코드로 더 간편하게 문서 요청하기
URL로 문서 생성 허용 기능을 설정하면 QR 코드 생성 기능도 함께 사용할 수 있습니다.
워크플로우 시작 단계의 우측 속성에서 URL로 문서 생성 허용 옵션을 활성화한 뒤 QR 코드 생성 버튼을 클릭하면, 해당 문서 작성 URL이 포함된 QR 코드 이미지를 즉시 다운로드할 수 있습니다.
생성된 QR 코드는 인쇄물, 포스터, 매장 입구, 안내 데스크, 현장 행사 배너 등에 활용할 수 있으며, 사용자는 모바일 기기의 카메라로 QR 코드를 스캔해 바로 문서를 작성하고 제출할 수 있습니다.
이는 대면 상담이나 방문 접수, 오프라인 행사 등에서 종이 서식 대신 전자 문서를 활용하고자 할 때 특히 유용합니다.
이번 포스팅에서는 URL로 문서 생성 허용 기능의 개념부터 설정 방법, 주요 옵션, QR 코드 활용 방법까지 살펴보았습니다.
URL로 문서 생성 허용 기능은 외부 사용자 또는 불특정 다수로부터 문서를 받아야 하는 다양한 업무 상황에서 유용하게 활용할 수 있습니다.
링크만 있으면 누구나 문서를 작성할 수 있어 신청서, 동의서 등을 받아야 하는 업무를 더욱 간편하고 효율적으로 진행할 수 있으며, QR 코드와 함께 활용하면 온오프라인 환경에서 손쉽게 문서를 요청할 수 있습니다.
이폼사인의 기능에 대해 궁금한 점이 있으시다면, 언제든지 아래 문의하기 또는 1:1 채팅 상담을 통해 문의해 주세요.
다음 포스팅에서도 더욱 편리한 문서 업무 환경을 위한 유용한 내용을 준비해 찾아뵙겠습니다.
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