안녕하세요, 이폼사인입니다. 😊
이폼사인에서 문서 제목은 문서를 구분하고 관리하는 데 매우 중요한 역할을 합니다. 하지만 매번 제목을 직접 입력하는 것은 번거롭고, 입력 방식에 따라 문서 관리가 복잡해질 수 있습니다.
이럴 때 유용한 기능이 바로 문서 제목 자동 설정 규칙입니다. 이 기능을 사용하면 문서 작성자의 이름, 작성 날짜, 회사명 등 주요 정보를 자동으로 제목에 반영할 수 있어 효율적인 문서 관리가 가능합니다.
이번 블로그에서는 문서 제목을 자동 설정 설정하는 방법에 대해 알아보겠습니다.
🔎 문서 제목 자동 설정 규칙 기능이란?
문서 제목 자동 설정 규칙은 템플릿을 통해 생성된 문서의 제목을 자동으로 지정하는 기능입니다.
예를 들어, 문서 작성자의 이름이나 작성 날짜 등을 제목에 자동으로 포함시킬 수 있어 문서 목록에서 필요한 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다.
💡참고
이 기능은 대표 관리자 또는 템플릿 생성 권한이 있거나, 해당 템플릿의 수정 권한이 있어야 설정할 수 있습니다.
자동으로 설정된 문서 제목은 각 문서함의 목록에서 확인할 수 있습니다.
🔎 문서 제목 자동 설정 및 활용 방법
문서 제목을 자동으로 설정하려면 아래 단계를 순서대로 진행해 주세요.
1. 이폼사인에 로그인합니다.
2. 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.
3. 문서 제목 자동 설정을 적용할 템플릿의 설정 버튼을 클릭합니다.
4. 설정하기 > 일반 설정 화면에서 문서 제목 자동 설정 규칙 입력란에 예약어 추가 버튼을 클릭합니다.
5. 시스템 정보와 문서입력항목을 선택하여 문서 제목에 추가할 예약어를 선택하여 문서 제목 규칙을 설정합니다.
🔠 예약어를 활용한 제목 구성
이폼사인에서는 예약어 추가 기능을 통해 손쉽게 문서 제목 규칙을 구성할 수 있습니다.
예약어는 다음 두 가지 유형으로 구분됩니다.
1️⃣ 시스템 정보
이폼사인 서비스에서 기본적으로 제공하는 정보로, 문서 작성 날짜, 시간, 작성자 ID, 이름, 부서, 회사명, 회사 주소, 템플릿명 등이 있습니다.
| 정보 종류 | 설명 |
|---|---|
| 현재_날짜 | 문서 작성 시점의 날짜 (예: 2025년 10월 20일) |
| 현재_시간 | 문서 작성 시점의 시간 (예: 오후 03:15) |
| 현재_날짜시간 | 문서 작성 시점의 날짜와 시간 (예: 2025년 10월 20일 오후 03:15) |
| 최초_작성자_ID | 문서를 작성한 멤버의 ID |
| 최초_작성자_이름 | 문서를 작성한 멤버의 이름 |
| 최초_작성자_부서 | 문서를 작성한 멤버의 부서 |
| 최초_작성자_회사명 | 문서를 작성한 멤버의 회사명 |
| 템플릿명 | 템플릿 설정 > 일반 설정에 입력된 템플릿명 |
| 템플릿명_약칭 | 템플릿 설정 > 일반 설정에 입력된 템플릿 약칭 |
| 문서_ID | 생성된 문서에 자동으로 부여된 문서 ID |
| 문서번호 | 생성된 문서에 자동으로 부여된 문서 번호 |
| 회사명 | 회사 관리 > 회사 정보에 입력된 회사명 |
| 회사_주소 | 회사 관리 > 회사 정보에 입력된 주소 |
| 회사_연락처 | 회사 관리 > 회사 정보에 입력된 연락처 |
| 회사_사업자_등록_번호 | 회사 관리 > 회사 정보에 입력된 사업자등록번호 |
| 회사_홈페이지 | 회사 관리 > 회사 정보에 입력된 홈페이지 URL |
2️⃣ 문서 입력 항목
템플릿에 추가된 입력 항목을 의미하며, 문서입력항목을 클릭하면 템플릿에 추가된 입력 항목의 ID 목록이 나타납니다.
예를 들어, 입력 항목 ID가 “이름“인 문서 입력 항목을 선택하면, 문서 수신자가 해당 입력 항목에 “홍길동” 이라는 이름을 기입하면 해당 이름이 문서 제목에 자동으로 표시됩니다.
💡 문서 제목 변경 허용 설정 확인하기
문서 제목 자동 설정 규칙을 설정하더라도 문서 제목 변경 허용 옵션이 체크되어 있으면 문서 작성자가 제목을 직접 수정할 수 있습니다.
문서 제목이 문서 제목 자동 설정 규칙에 따라 지정하려면 문서 제목 변경 허용 옵션의 체크를 해제해야 합니다.
💡참고
▪️체크 시: 문서 작성자가 문서 제목을 직접 변경할 수 있도록 허용합니다.
▪️체크 해제 시: 문서 제목이 자동 규칙에 따라 자동 설정되며 직접 수정이 불가합니다.
이번 포스팅에서는 문서 제목 자동 설정 기능에 대해 알아보았는데요. 문서 제목을 자동화해 문서 관리 효율을 높이고 싶다면 꼭 활용해 보세요.
문서 제목 자동 설정을 포함해 이폼사인의 다양한 기능에 대해 궁금한 점이 있으시다면, 언제든지 아래 문의하기 또는 1:1 채팅 상담을 통해 문의해주세요.
다음 포스팅에서도 이폼사인을 더욱 쉽고 편리하게 사용하실 수 있도록 유용한 내용을 준비해 돌아오겠습니다.
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