민간 기업 디지털 전환의 출발점, 전자계약! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
이폼사인 전자계약을 활용하고 있는 사례로, 기업 간 거래에서 자주 쓰이는 인수증(인수확인서) 사례를 소개합니다. 납품이나 거래 과정에서 반드시 필요한 확인 절차를 전자계약으로 처리하면서, 거래 당사자는 물론 기업 전체가 편리해진 인수 업무! 지금부터 함께 알아보아요 📦
납품, 거래에 꼭 필요한 인수증(인수확인서)는?
기업 간 납품이나 자재 구매, 서비스 제공 등에서 반드시 작성되는 문서가 바로 인수증, 인수확인서인데요.
예를 들어 제조 업체가 부품을 납품하거나 유통 업체가 물품을 공급할 때, 수령자가 정상적으로 물품을 인도받았는지 확인하는 절차가 필요합니다. 이때 작성되는 인수증은 단순 확인 서류를 넘어 추후 발생할 수 있는 품질 문제나 분쟁의 책임 소재를 명확히 하는 법적 증빙자료로도 활용됩니다.
하지만 납품, 거래에 중요한 인수증이 종이를 기반으로만 관리되면 서류 분실, 서명 누락, 위변조 등의 위험이 발생할 수 있으며, 거래의 투명성 또한 저하되는 문제가 일어납니다.
기존 인수증 처리 방식의 문제점은?
기존에는 주로 납품 현장에서 인수증을 인쇄해 수기 작성한 뒤, 서명을 받아 우편, 팩스로 제출하거나 직접 인수자에게 전달해야 하는 번거로운 과정이 존재했습니다.
이 과정에서 서명 누락이나 날짜 오기입으로 재작성이 필요하거나, 인수증이 현장이나 인수 과정에서 분실되는 경우가 빈번하게 발생했죠. 또한 인수 과정 후 계약 분쟁이 발생했을 때 증빙 자료를 한 번에 찾기 어렵다는 점도 문제였습니다.
특히 대량의 납품이 이뤄지는 B2B 거래에서는 누락된 인수증 한 장이 수천만 원 단위의 거래 분쟁으로 이어지는 경우도 적지 않아 기업은 더더욱 조심해야 했죠.
포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
이러한 불편을 해소하기 위해 물류, 제조 기업에서는 포시에스 이폼사인을 활용한 전자 인수증, 인수확인서 시스템을 도입하고 있습니다💁♂️
이폼사인을 사용하면 납품 현장에서 따로 종이 문서를 출력하지 않아도 되고, 태블릿, 모바일, PC를 통해 곧바로 전자서명을 진행할 수 있습니다. 서명 완료된 인수증은 자동으로 클라우드에 저장되어 분실 위험이 사라지며, 언제든 검색, 조회가 가능합니다.
또한 전자 인수증은 타임스탬프, 감사추적증명서 등 추후 법적 분쟁을 대비할 수 있는 보안 장치가 함께 남아, 위변조 우려 없이 법적 효력이 보장됩니다.
인수증(인수확인서) 이폼사인 활용 효과
✅ 인수 과정 간소화 : 인수증을 인쇄, 팩스 없이 전자계약으로 한 번에 처리 ✅ 업무 오류 예방 : 서명, 날짜 등 누락 없는 자동화된 문서 작성 프로세스 ✅ 위변조 방지 : 법적 효력이 보장된 전자 인수확인서로 신뢰성 확보 ✅ 보관 및 검색 편리 : 모든 인수증이 클라우드에 자동 저장, 추후 필요시 활용 용이 ✅ 거래 투명성 강화 : 거래 분쟁 발생 시 명확한 증빙자료 대비 가능 |
🧱 이폼사인 전자계약 활용 사례 : F 물류기업
“매일 수백 건의 납품을 처리하다 보면 인수증 관리가 가장 골칫거리였습니다. 종이 문서를 일일이 모으고 보관하다 보니 누락이나 분실이 자주 발생했죠. 지금은 이폼사인으로 모든 인수확인서를 전자화하면서, 현장에서 태블릿으로 바로 서명받고 저장할 수 있어 훨씬 편리해졌습니다. 분쟁도 크게 줄었습니다.”
🧱 이폼사인 전자계약 활용 사례 : E 제조업체
“저희는 대리점에 제품을 납품할 때마다 인수증을 받는데, 종이로 관리하니 본사에서 확인하기까지 시간이 오래 걸렸습니다. 전자 인수증으로 전환한 뒤에는 본사에서도 실시간으로 확인할 수 있어 재고 관리와 회계 처리까지 신속해졌습니다. 업무 속도가 2배 이상 빨라졌습니다.”
🔈 일 잘하는 기업이 선택한 전자계약, 이폼사인
포시에스 이폼사인은 공공기관, 금융권뿐 아니라 민간 기업의 납품, 거래 현장에서도 활발히 활용되고 있습니다. 종이 기반으로 인수증을 관리할 때 발생하던 서류 분실, 위변조, 분쟁의 위험을 최소화하고, 전자화된 프로세스를 통해 거래의 투명성과 효율성을 동시에 확보할 수 있기 때문입니다.
국내 전자문서, 전자계약 1위 기업 포시에스는 앞으로도 다양한 산업 현장에서 인수증, 인수확인서 등의 실무 문서 디지털 전환을 확대해, 더욱 안전하고 신뢰할 수 있는 계약 문화를 만들어가겠습니다.
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