공공기관 디지털 혁신의 필수 요소, 전자서명! 업무 프로세스를 성공적으로 탈바꿈한 사례를 소개합니다.
이폼사인 전자서명 서식 사례의 두 번째로, 개인정보동의서를 편리하고 정확하게 수합하고 있는 공공기관 사례를 소개해 드립니다. 누락 없이 빠르게, 보안은 더욱 강화된 전자동의서! 지금부터 함께 살펴보시죠🏄
공공기관에서 자주 수합하는 개인정보동의서는?
공공기관에서는 민원인, 학부모, 외부 위탁 인력, 공공사업 참여자 등 다양한 대상을 상대로 개인정보 수집 및 활용 동의를 받아야 합니다. 이 동의서는 수당 지급, 공문 발송, 안내 고지, 만족도 조사 등 기관의 필수적인 행정 절차에 연계되는 중요한 문서입니다.
특히 분기별 사업, 행사, 평가, 강사 초빙 등과 같이 반복적이거나 대규모로 동의 대상자가 발생할 땐 동의서 출력, 배포, 수기 서명, 회수, 스캔 및 저장이라는 번거로운 과정이 생기기 마련입니다.
기존 공공기관 종이 개인정보동의서의 문제점은?
기존에는 개인정보동의서를 종이로 출력해 대상자에게 배포하고, 수기로 서명받는 방식이 일반적이었습니다. 학생을 통한 학부모 동의서 회수, 직원 대상 배포, 외부 인력 제출 등 때문에 번거로운 절차가 뒤따랐죠.
특히 수작업으로 이뤄지는 동의서의 배포→서명→수합→스캔→보관 과정은 시간이 오래 걸릴 뿐 아니라 누락, 회수 지연, 서명 및 스캔 오류 등으로 인해 행정 처리의 부담이 커졌습니다. 담당자는 같은 양식을 수천 건씩 반복 처리해야 했기에 업무 과부하, 보관 공간 부족, 보안 위험의 문제도 지속적으로 제기되어 왔습니다.
🔈 포시에스 이폼사인을 도입한 이유는?
개인정보동의서 업무의 구조적 문제를 해결하기 위해 다수 공공기관에서는 포시에스 이폼사인 전자서명을 도입하고 있습니다😊
이폼사인을 통해 담당자는 개인정보동의서를 전자동의서로 만들어, 생성→발송→전자서명→자동 보관까지 전 과정을 디지털화할 수 있습니다. 수신자는 필요한 본인 인증 완료 후 곧바로 전자동의서를 확인하고 서명할 수 있으며, 담당자는 서명 현황을 실시간 확인하고 자동 저장, 데이터 추출하는 것까지 가능해집니다.
특히 카카오톡이나SMS 발송 기능을 활용하면 수신자가 빠르게 확인하고 작성할 수 있어 기존 오프라인보다 훨씬 높은 회수율을 달성할 수 있습니다.
🔈공공기관 개인정보동의서 이폼사인 도입 효과
✅ 회수율 향상 : 비대면 발송으로 대상자가 언제 어디서나 서명할 수 있어 회수율이 크게 올라갔습니다. ✅ 누락 방지 : 수작업 회수나 스캔 과정이 없어 문서 누락, 분실, 오류 없이 수합됩니다. ✅ 업무 속도 향상 : 동의서 생성부터 보관까지 원클릭으로 가능해 담당자의 업무 부담이 줄었습니다. ✅ 보안 강화 : 모든 동의서는 안전한 클라우드에 자동 저장되어 열람 및 관리가 용이합니다. ✅ ESG 실현 기여 : 종이 문서를 대체함으로써 친환경 경영에도 효과를 더했습니다. |
🏫 이폼사인 전자서명 도입 사례 : T 공공기관
“이전에는 동의서를 출력해서 학생들에게 나눠주고, 다시 부모님이 직접 서명한 종이를 받아오는 식이었는데요. 아이들이 동의서를 분실하거나, 서명이 누락되는 경우가 많아 반복적으로 재요청을 해야 했어요. 지금은 동의서를 시스템에 업로드한 후 한 번만 카카오톡으로 전송하면 끝! 회수율도 확실히 좋아졌고, 데이터로 바로 내려받을 수 있어 문서 정리 시간도 많이 줄었어요.”
🏫이폼사인 전자서명 도입 사례 : M 공공기관
“우리 기관에서는 다양한 외부 협력 대상자에게 수당을 지급하는 일이 잦다 보니, 개인정보동의서 수합 업무가 매번 반복되곤 했어요. 하지만 이폼사인을 활용하면서 템플릿 한 번만 만들어두면, 그때그때 바로 발송하고 서명을 받을 수 있어 정말 편해졌습니다. PDF 스캔, 폴더 정리, 수기 체크가 필요 없어졌고, 분실 우려도 없어져서 행정 안정성이 높아졌습니다.”
🔈 공공기관이 선택한 공공 전자서명 1위! 이폼사인
이폼사인은 공공기관의 디지털 전환에 중요한 역할을 하고 있습니다. 특히 동의서 수합이 반복적이고 중요도 높은 업무인 기관에서는 이폼사인을 통해 업무의 단순화뿐 아니라, 행정 보안성과 지속가능한 운영 프로세스까지 갖추게 되었습니다. 앞으로도 이폼사인은 전국 공공기관의 스마트 행정 파트너로서, 더욱 다양한 문서 업무의 디지털화를 지원하며 디지털 혁신을 함께 만들어가겠습니다.
가장 많은 공공기관이 선택한
전자서명 이폼사인
민간 대기업, 중소기업, 교육 및 의료기관 그리고 공공기관까지!
비대면 행정 서비스 혁신, 이폼사인으로 시작하세요.