이폼사인은 서명이 필요한 모든 업무에 활용할 수 있는 클라우드 기반 전자계약 서비스입니다. 정부 기관, 공기업, 연구기관, 비영리기관 등 공공기관의 다양한 문서에도 이폼사인이 활용될 수 있는데요. 오늘은 ‘스마트한’ 공공기관에 도입된 실제 활용 사례를 통해, 이폼사인이 어떤 서식에 활용될 수 있는지 알아보겠습니다.
■ 교육 · 세미나 신청서, 작성부터 관리까지 한 번에
공공기관에서는 다양한 온·오프라인 행사, 혹은 직원 교육, 세미나 등이 진행되는데요. 이러한 각종 행사의 신청서 작성 및 관리에 이폼사인을 활용할 수 있습니다. 이폼사인 내에서 만든 신청서는 URL이나 QR 코드로 손쉽게 공유할 수 있어, 불특정 다수의 신청자에게 전송하고 서명을 요청할 수 있습니다. 또한 취합된 신청서의 응답 결과, 현황 등은 통합 리포트 관리할 수 있기 때문에 대규모 행사 운영도 효율적으로 진행할 수 있죠.
■ 프로젝트 · 연구 사업 평가표, 업무를 스마트하게
연구기관은 프로젝트나 연구 사업 등을 통해 성과를 측정하며, 이에 따라 평가표 작성을 요청받는 일이 생깁니다. 이폼사인의 동적 서식을 활용하면 단순한 서명 기능을 넘어, 데이터 값에 따라 적용되는 복잡한 서식도 개발할 수 있습니다. 문서를 수기로 취합하고 정리하던 업무는 디지털화하여 인적 오류를 최소화할 수 있죠. 또한 프로세스와 결과 보고서 생성을 자동화할 수 있으며, 대규모 데이터에 대한 관리도 효율적으로 진행할 수 있습니다.
■ 근로계약서 · 휴,복직신청서, 간편한 인사 관리
공공기관에서는 직원뿐만 아니라 전문위원, 연구 참여자 등 다양한 외부 인력을 채용하며, 휴·복직 신청 등의 내부 인사 관리 업무도 빈번하게 발생합니다. 이폼사인을 활용하면 이러한 인사 관련 서식을 효과적으로 관리할 수 있는데요. 이폼사인에서는 MS Office용 플러그인을 통해 기존에 사용하던 계약서, 신청서 등의 양식을 그대로 가져와 활용할 수 있습니다. 또한 다양한 본인 확인 수단을 추가하여 더욱 안전한 계약 체결이 가능하죠. 워크플로우 설정을 통해서는 복잡한 승인 프로세스를 한 번에 구축할 수 있어, 문서 처리 시간을 최소화할 수 있습니다. 이렇게 작성된 전자문서는 별도의 스캔 없이도 체계적으로 관리할 수 있어, 업무 정확성과 효율성이 높아집니다.
■ 개인정보활용동의서, 다수의 서명이 필요할 때도 쉽게
교육기관 등에서 자주 사용되는 개인정보활용동의서 역시 이폼사인을 통해 간편하게 수합하고 관리할 수 있습니다. 다수에게 동의서를 받아야 할 때는 대량전송 기능으로 한 번에 요청할 수 있으며, QR코드를 생성해 오프라인 공간에 게시해 활용할 수도 있죠. 응답률은 실시간으로 확인할 수 있어 동의서 작성 여부를 관리하고 재요청할 수 있습니다. 대량으로 취합된 동의서는 안전하게 보관하고 검색할 수 있기 때문에 원활한 사후 관리가 가능합니다.
스마트한 공공기관들이 디지털 혁신을 위해 선택한 이폼사인
클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인은
공공기관 디지털 혁신의 수요가 빠르게 확대되고 있는 지금,
디지털플랫폼정부와 발맞춰 민간 클라우드 시장 활성화를 위해 노력하고 있습니다.
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