공공기관을 중심으로 디지털 전환이 활발히 진행되고 있습니다. 공공기관 현업 담당자분들께서는 공공기관에서 민간 클라우드 서비스가 실제 어떻게 이용되고 있는지 많은 궁금증을 가지고 계시기도 합니다.
따라서 오늘은 클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인을 도입한 ‘한국과학기술연구원(KIST)’의 인터뷰를 통해 공공기관 고객사례를 소개하려고 합니다. 화기애애한 분위기 속 진행된 KIST 인터뷰에 담긴 생생한 고객 후기를 지금 확인하세요! 😃
🔈 안녕하세요, 선임님. 본인에 대해 소개 부탁드립니다.
안녕하세요. 저는 KIST 정보경영실에서 데이터정보팀으로 있는 지민근 선임전문원입니다. 저는 정보경영실에서 ERP를 기반으로 한 원내 경영, 그리고 연구관리 시스템, 정보 시스템 등 다수의 IT 관련 시스템의 기획 및 운영개발을 담당하고 있습니다.
🔈 한국과학기술연구원(KIST)에 대해 소개해 주세요.
한국과학기술연구원(KIST)은 1966년도에 한국 최초로 설립된 정부출연연구기관입니다. KIST에는 크게 8개의 연구소와 연구본부로 나뉜 연구부서들이 모여 원내 구성원들을 중심으로 다양한 과학기술분야 연구를 진행하고 있습니다. 한 분야에 국한되지 않고 다양한 분야를 연구하고 있는 ‘종합연구기관’이라는 점에서 다른 연구기관과 차이가 있습니다.
🔈 KIST에서 이폼사인은 어떤 업무에 활용되고 있나요?
저희 KIST는 원내의 전반적인 위원회 운영 과정에 이폼사인(전자서명)을 중점적으로 활용하고 있는데요. KIST 내에 결성된 위원회의 종류와 형태는 매우 다양합니다. 예를 들어 인사경영팀이나 기본사업운영팀 같은 경우 업무 특성상 많게는 10개 이상의 위원회를 운영하고 있는데요.
이러한 위원회를 운영하는 과정에는 의사록 서명, 출석 서명, 평가표 서명 등 각종 서명이 필요한 업무가 많습니다. 이러한 업무에 KIST는 이폼사인을 활발히 활용하고 있습니다. 또 업무 과정에서 신규 직원에 대한 평가와 승격심사가 필요한 경우가 있는데요, 이때는 개인별로 평점을 매기기 위한 엑셀 형태의 비공개 평가표를 이폼사인을 통해 작성하기도 합니다. 사업 수행 중 원내 구성원 외에도 외부인에게 용역계약서를 받거나 보안 기관 특성상 보안서약서 작성을 요구하는 경우도 있는데, 이러한 각종 서식을 이폼사인으로 처리하고 있습니다.
🔈 이폼사인 도입 이후 KIST의 업무는 어떻게 개선되었나요?
이폼사인을 도입하기 전에는 위원회 운영 중 의사록, 출석표, 평가표 서명 등이 필요한 상황에서 구성원들의 서명을 일일이 수기로 받고 작성된 문서를 스캔하여 PDF로 보관하고 있었습니다.
이런 기존의 업무 절차는 운영과 연구 진행에 있어서 굉장히 비효율적이고 소모적인 업무였는데요. 이폼사인을 도입하고 나서는 서명을 구성원과 대면하여 일일이 받을 필요가 없게 되었기 때문에 관련 업무를 효율적으로 진행하고 관리할 수 있게 되었습니다.
또 이폼사인을 도입한 이후에는 업무 중 서명이 누락된 구성원이 원외에 있을 때도 서류를 택배나 퀵으로 요청해야 하는 일이 없어졌습니다. 불필요한 비용이 발생하지 않는다는 것 또한 큰 장점이었어요.
🔈 사용해 보신 이폼사인 기능 중 가장 유용한 기능이 있으셨나요?
인사경영팀에서의 사례로 봤을 때, 타임스탬프 기능이 특히 유용했습니다.
인사경영팀은 업무 특성상 법무적인 이슈를 항상 고려해야 하는 팀인데요, 타임스탬프 기능은 계약 과정에서 서명받았을 경우 감사추적증명서로 언제, 어디서 서명했는지 증명할 수 있는 기능으로서 업무에 많은 도움이 되고 있습니다. 또한 카카오톡, URL, QR코드로 전자서명을 요청할 수 있다는 점은 보다 많은 사용자들이 전반적으로 편리하게 체감한 부분이기도 합니다.
🔈 정부출연연구기관인 만큼 전자계약 서비스 도입을 신중히 검토하셨을 것 같습니다. 어떤 부분을 가장 중요하게 고려하셨나요?
네, 저희는 이폼사인과 같은 IT 서비스를 원내에 도입할 때 다양한 시나리오를 생각합니다. 전자계약 서비스 도입 전에는 3가지 사항을 가장 우선적으로 고려했는데요.
무엇보다도 첫 번째는 보안입니다. KIST는 ‘가급’ 보안 기관으로서 원내 보안을 굉장히 중요하게 생각하고 있습니다. 전자계약 서비스 도입을 검토했을 당시 이폼사인이 전자계약 최초로 CSAP 인증을 받았다는 것을 알게 되었고 보다 신뢰를 가지고 도입할 수 있었습니다.
두 번째는 해당 서비스가 얼마나 사용자의 편의성을 높이고 내부 업무 프로세스를 간소화시키는가였습니다. 전자계약 도입을 검토할 당시 이폼사인은 원내 업무 과정을 단축하는 데 실제로 충분히 활용될 수 있겠다는 생각이 들었습니다. 또한 계획한 범위에 대한 업무를 실질적으로 개선할 수 있고, 해당 범위의 규모를 커버할 수 있을 만한 서비스라고 판단되었기에 이폼사인을 도입할 수 있었습니다.
세 번째는 페이퍼리스 ESG 경영을 추진할 수 있다는 점입니다. KIST는 상위 기관인 과학기술정보통신부 혹은 행정안전부 차원에서 진행하는 친환경 정책을 준수하려고 노력하고 있습니다. 따라서 ESG 경영을 실천하기 위해 불필요한 종이 낭비를 하지 않는 것이 중요했으며 전자계약 서비스를 도입하게 되었습니다.
🔈 현재 이폼사인이 활용되고 있는 업무 외에 다른 업무로의 확장도 고려하고 계신가요?
추후에는 예산과 업무 여건에 맞춰 이폼사인을 다양한 업무에 범위를 넓혀 적용해 보려고 합니다.
예를 들어 각 부서의 행정 관련 업무에서 연구자들의 서명이 필요하거나 고용계약서, 구매계약서 등의 작성이 필요할 경우 이폼사인을 적극 사용한다면 원내 사용자와 외부자에게 더더 많은 이점이 제공될 수 있을 것 같습니다. 그동안 위원회 업무 프로세스 전반에 이폼사인이 성공적으로 도입되었기에 확장에 대한 고려 또한 가능하다고 생각합니다.
🔈 마지막으로, 이폼사인에 대해 한 마디 부탁드립니다.
공공기관의 정보화 업무를 담당하는 분들에게 디지털 전환이라는 키워드가 계속해서 화두가 되고 있습니다. 이폼사인은 민간 클라우드 서비스를 통해 공공기관 디지털전환을 실행할 수 있는 여러 가지 방안 중에서도, 쉽게 접근할 수 있으며 확실한 업무 개선 효과를 가진 전자계약 서비스이기에 도입 검토를 적극 추천 드립니다!
한국과학기술연구원(KIST) 고객사례 인터뷰의
자세한 내용은
하단의 영상을 통해 확인하실 수 있습니다 🙂
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