안녕하세요? 이폼사인 서비스팀입니다.

2024년 2월 28일 이폼사인 서비스 업데이트에서 추가된 새로운 기능을 소개합니다.

[New] 효율적인 문서 관리를 위한 문서 보관 기간 설정 및 자동 삭제 기능👀

문서 관리를 보다 안전하고 효율적으로 할 수 있도록 문서의 보관 기간을 설정할 수 있는 기능이 새롭게 추가되었습니다.

문서의 보관 기간은 회사 전체 또는 템플릿별로 설정할 수 있으며 설정된 보관 기간이 지나면 해당 문서는 문서함에서 삭제됩니다.

✅회사 설정에서 전체 문서 보관 기간 설정하기

❗문서 보관 기간은 대표 관리자만 설정할 수 있으며, 설정 시 회사 내 작성되는 모든 문서에 적용됩니다. 단, 템플릿 설정에서 별도로 보관 기간이 설정되어 있는 템플릿으로 작성되는 문서는 제외됩니다.

1. 회사 관리 > 문서 보관 기간 설정 메뉴로 이동합니다.
2. 문서 보관 기간 설정 페이지에서 설정을 클릭합니다.
3. 기간 단위(년/개월)를 선택 후 기간을 입력합니다.
   *기간은 최소 1개월부터 최대 15년까지 설정할 수 있습니다.
4. 저장을 클릭하면 문서 보관 기간이 변경되며, 이후 작성하는 문서부터 적용됩니다.

💡템플릿별 문서 보관 기간 확인하기

문서 보관 기간 설정 페이지에서 템플릿별 설정 내역 보기를 클릭하면 템플릿별로 설정된 보관 기간, 템플릿 소유자 및 최종 수정일을 확인할 수 있습니다.

✅템플릿별 문서 보관 기간 설정하기

❗템플릿 관리자만 설정할 수 있습니다.

1. 템플릿 관리 메뉴로 이동합니다.
2. 설정을 변경할 템플릿을 선택합니다.
3. 설정하기 > 일반 설정으로 이동합니다.
4. 문서 설정에서 문서 보관 기간 설정 옵션을 선택합니다.
5. 기간 단위(일/개월/년)를 선택 후 기간을 입력합니다.
   *기간은 최소 1일부터 최대 15년(180개월/5,475일)까지 설정할 수 있습니다.
6. 저장을 클릭하면 문서 보관 기간이 설정되며, 이후 작성하는 문서부터 적용됩니다.

• 참고사항
  • 문서 보관 기간은 기본 15년으로 설정되어 있습니다.
  • 문서함에서 삭제된 문서는 14일의 유예 기간 후 자동으로 시스템에서 영구 삭제됩니다.
  • 회사 설정과 템플릿별 설정이 모두 되어있는 문서는 템플릿 설정이 우선 적용됩니다.
  • 문서 보관 기간 설정을 변경하면 변경 후 새로 작성하는 문서부터 적용됩니다.

[New] 한층 더 강화된 로그인 보안을 위한 권한별 접속 허용 IP 설정 기능

이폼사인 계정 보안을 한층 더 강화하기 위해 권한별로 특정 IP 주소에서만 접속할 수 있도록 설정할 수 있는 IP 필터링 기능이 새롭게 추가되었습니다. 

관리자 및 사용자 권한별로 접속 허용 IP를 설정하여 보다 안전하게 서비스를 이용해 보세요.

✅ 권한별 접속 허용 IP 설정 방법

1. 회사 관리 > 보안 설정 메뉴로 이동합니다.
2. 보안 설정 > IP 접속 제어 설정 페이지에서 지정된 IP 접속 허용을 선택합니다.
3. 접속 허용 IP 또는 IP 대역을 입력하고 권한(대표 관리자/회사 관리자/멤버)을 선택한 후 추가 버튼을 클릭합니다.
4. 저장 버튼을 클릭하여 설정을 저장합니다.

[New] 보다 편리한 문서 작성을 위한 ‘새 문서 작성’ 시 주석 가져오기 기능🤳

문서함에서 기존에 작성한 문서를 새 문서 작성 시 해당 문서에 최초 작성자가 작성한 주석 내용을 가져올 수 있는 주석 가져오기 옵션이 추가되었습니다. 

새 문서 작성 시 주석으로 작성한 내용도 가져와서 보다 빠르게 문서를 작성해 보세요.

✅ ‘새 문서 작성’ 시 주석 가져오는 방법

1. 문서함/문서관리 메뉴로 이동합니다.
2. 새로 작성할 문서의 문서 제목 아래 새 문서 작성을 클릭합니다.
3. 팝업에서 주석 가져오기 옵션을 체크하고 확인을 클릭합니다.
4. 기존에 작성된 주석 내용(형광펜 등)이 포함된 문서를 확인할 수 있습니다.

*새 문서 작성 기능을 통해 불러온 주석은 수정 또는 삭제 가능합니다.

[New] 디지털 창구 시스템을 위한 멀티 디바이스 대면 서명 기능 😎

이번 업데이트로 문서 진행자와 서명자가 디지털 창구에서 PC와 태블릿 디바이스를 통해 동시에 문서를 작성할 수 있는 기능이 새롭게 추가되었습니다.

※이 기능은 디지털 창구 태블릿 디바이스를 함께 구매할 경우에만 제공되는 기능입니다. 이폼사인으로
디지털 창구 시스템 구축이 필요하시면 문의해 주세요.

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감사합니다.

이폼사인 서비스팀 드림