안녕하세요? 이폼사인 서비스팀입니다.

2022년 6월 이폼사인에 추가된 새로운 기능을 소개합니다.

1. [New] 새롭게 추가된 공유 문서함 기능으로 다른 멤버와 문서를 공유해 보세요

소유한 문서를 다른 멤버에게 공유할 수 있는 공유 문서함 기능이 새롭게 추가되었습니다.

멤버는 공유 문서함 메뉴에서 공유 문서함을 생성할 수 있으며 해당 공유 문서함에 접근할 수 있는 멤버 또는 그룹을 선택할 수 있습니다.

공유 문서함에 추가하고 싶은 문서가 있다면 처리할 문서함, 진행 중 문서함 또는 완료 문서함에서 원하는 문서를 공유 문서함에 추가할 수 있습니다.

공유 문서함 만드는 방법:

1. 사이드바 메뉴에서 공유 문서함을 클릭합니다.
2. 공유 문서함 추가 버튼을 클릭하여 공유 문서함 폴더를 생성합니다.
3. 팝업창에 문서함 이름 및 설명을 입력하고 문서함 접근 권한을 부여할 멤버/그룹을 선택합니다.

공유 문서함에 문서 추가하는 방법:

1. 처리할 문서함, 진행 중 문서함 또는 완료 문서함으로 이동합니다. 문서 이름 아래의 ‘공유‘를 클릭한 후 공유할 공유 문서함을 선택합니다.

❗공유 문서함을 생성한 멤버는 자동으로 해당 공유 문서함의 소유자가 됩니다.

❗각 공유 문서함 옆의 더 보기(⋯) 버튼을 클릭하면 해당 공유 문서함에 대한 다양한 옵션을 설정할 수 있습니다.

Tip. 자동 공유 규칙 설정 방법

1. 자동 공유 규칙을 설정하고자 하는 공유 문서함 옆의 더 보기(⋯) 버튼을 클릭하고 자동 공유 규칙 설정 옵션을 클릭합니다.

2. 팝업창에서 해당 공유 문서함에 특정 문서를 자동으로 공유하기 위한 규칙을 설정합니다. 아래 두 가지 조건을 각각 또는 모두 설정할 수 있습니다.

• 문서 제목에 포함된 문구: 문구를 추가하면 해당 문구가 문서 제목에 포함된 문서가 자동으로 공유 문서함에 추가됩니다. 여러 개의 문구를 설정할 수 있으며, 설정한 문구 중 하나의 문구만 문서 제목에 포함되면 해당 문서가 공유됩니다.
  
• 문서 종류: 공유하고자 하는 템플릿 이름을 선택하면 해당 템플릿으로 문서 작성 시 공유 문서함에 자동으로 공유됩니다. 템플릿 없이 내 파일로 작성한 문서를 선택하면 내 파일로 작성한 문서 모두 또는 문서 제목에 포함된 문구에 설정된 문구가 있을 경우 해당 문구가 포함된 문서가 공유 문서함에 공유됩니다.

2. [New] 새롭게 추가된 권한 관리 메뉴에서 멤버 권한을 더 효율적으로 관리하세요

권한 관리 메뉴가 새롭게 추가되어 기존에 회사 관리/템플릿 관리/문서 관리자 설정 메뉴에서 각각 설정할 수 있었던 권한 설정을 한 화면에서 관리할 수 있게 통합되었어요.

권한 관리 메뉴는 회사 대표 관리자만 접근할 수 있으며 설정할 수 있는 관리자 권한은 다음과 같습니다.

회사 관리자

• 회사 관리자를 조회, 추가 및 삭제할 수 있습니다.
  

템플릿 관리자

• 템플릿 관리자를 조회, 추가 및 삭제할 수 있습니다.
• 템플릿 소유자를 변경할 수 있습니다.
  

문서 관리자

• 문서를 열람, 다운로드 할 수 있습니다.
• 관리 범위에 따라 문서 취소 또는 제거할 수 있습니다.
• 기존 문서 관리자 설정 메뉴가 권한 관리 메뉴로 통합되었습니다.

❗회사 관리 > 멤버 관리 메뉴에서도 기존과 동일하게 회사 관리/템플릿 관리 권한을 부여할 수 있습니다.

3. [New]] 하나의 문서에 여러 파일을 업로드하고 문서 전송 시 각 수신자 단계별로 볼 수 있는 파일을 설정해 보세요.

이제 폼 디자인 단계에서 한 문서에 여러 파일을 업로드할 수 있고, 수신자 단계별로 파일을 숨길 수 있습니다. 새로 추가된 기능은 내 파일로 문서 작성과 템플릿 설정에서 모두 가능합니다

여러 파일 업로드 방법

1. 폼 디자인 단계에서 화면 하단의 파일 추가 버튼을 클릭해 추가로 파일을 업로드합니다.
2. 파일이 업로드되면 화면 하단에 탭이 나타납니다. 탭에서 더보기 (⋮) 버튼을 클릭하면 이름 변경, 파일 변경, 파일 삭제 및 앞으로 이동이 가능합니다.
   

수신자 단계별 파일 숨기기 설정 방법

1. 워크플로우 설정에서 참여자 또는 검토자 단계를 클릭합니다.
2. 우측 속성 부문에서 문서 일부 숨기기 설정 옵션을 체크합니다.
3. 수신자에게 숨기고자 하는 문서 파일이나 엑셀 시트를 선택합니다.

❗내 파일로 문서 작성과 템플릿 설정에서 모두 가능합니다.

❗현재 여러 파일 업로드는 PDF 파일만 가능합니다.

❗파일 숨기기 설정은 내부 멤버에게는 적용되지 않으며, 외부 수신자에게만 적용됩니다.

❗파일 전체 용량의 합은 9MB까지 업로드 가능합니다.

4.  [New & 개선] 새롭게 추가된 숫자 입력 항목과 텍스트/멀티라인 입력 항목의 주소 검색 기능을 활용해 보세요.

① 숫자 입력 항목이 웹폼 디자이너에 새로 추가되었습니다. 숫자 입력 항목에는 숫자만 입력할 수 있으며 다음과 같은 다양한 옵션을 설정할 수 있습니다.

• 입력 가능 최소값/최대값
• 음수 입력 허용
• 입력 가능 소수점 자릿수
• 천 단위 구분 기호 표시
• 접두사/접미사

② 텍스트 또는 멀티라인 입력 항목에 주소를 검색하고 입력할 수 있는 기능이 추가되었습니다. 문서 작성 시 주소 검색 기능을 사용해 손쉽게 주소를 입력하세요.

주소 검색 기능 사용 방법:

1. 템플릿에 추가한 텍스트 또는 멀티라인 입력 항목을 클릭한 후 우측 속성창에서 텍스트 타입 옵션을 주소로 선택합니다.
2. 문서 작성 시 텍스트 타입이 주소로 지정된 텍스트 또는 멀티라인 입력 항목을 클릭하면 주소 입력 팝업창이 나타납니다.
3. 주소 검색 후 상세 주소를 입력합니다.
4. 주소가 제대로 입력됐는지 확인합니다.

더 나은 서비스를 위해 노력하는 이폼사인이 되겠습니다.
감사합니다.

이폼사인 서비스팀 드림