왜 종이계약을 전자계약으로 바꿔야만 할까요?
계약서 작성, 검토, 서명 그리고 교부까지 모든 프로세스가 완료되기까지 어느정도의 시간이 소요되는지에 대해 생각해 보신 적 있으세요? 지연되는 계약으로 모든 업무가 원활하게 진행되지 않기도 하고, 번거롭고 오래걸리는 프로세스로 인해 스트레스 받고 계셨다면 주목! 이번 포스팅에서는 기존의 종이계약을 왜 전자계약으로 바꿔야 하는지에 대해 소개해 드리겠습니다.
✒️종이계약이란?
통상적으로 계약을 떠올리면, 펜과 도장을 사용해 직접 서로의 합의 하에 작성한 종이 계약서에 서명하는 것을 의미합니다. 수십수백 년의 긴 시간 동안 종이계약은 법적 효력이 있는 계약의 방식으로 간주되었으며 분쟁을 방지하기 위한 하나의 수단으로 사용되었습니다.
법인 간 계약의 경우, 인감을 관리하는 부서의 담당자 또는 대표자의 일정에 맞추어 대면해 계약을 진행하거나, 등기 우편 또는 퀵서비스를 사용해 계약서를 보내고 다시 받는 등의 번거로운 방식으로 이루어지는데요. 어쩌면 가장 안전하고 당연한 방식으로 보이나, 많은 문제점이 있습니다.
💡 종이계약의 문제점
1. 낭비되는 시간
종이계약은 계약서를 전달하기 위해 우체국에 가는 시간, 작성을 위해 약속을 잡고 만나는 시간, 업무시간, 심지어는 공휴일과 상대방의 휴가까지 고려해야 합니다. 따라서, 계약에 소요되는 시간이 많이 걸릴 수 밖에 없기도 합니다. 또한, 계약서가 어떤 상황에 있는지 또는 계약 상대방에게 무사히 계약서가 전달 되었는지에 대해서는 실시간으로 확인할 방법이 없어 어느 정도의 시간이 소요될지에 대해 예상하는 것도 어렵습니다. 만일, 중간에 계약서를 잃어버리거나 문제가 있어 수정을 해야 할 경우, 모든 프로세스를 처음부타 다시 시작해야 합니다.
2. 높은 부대비용과 리소스
종이를 사용하고, 우편 및 퀵서비스에 사용하는 부대비용도 있지만, 계약 체결을 위해 소요되는 많은 시간으로 인해 업무가 지연될 경우 더 큰 비용이 발생할 수 있습니다. 특히 한 두건이 아닌 대량의 문서들을 종이로 작성하고 상대방에게 전달 후 서명을 요청해야 하는 경우 그 업무를 위해 엄청난 리소스를 투입해야 합니다. 담당자가 계약 업무만을 위해 모든 시간을 투자한다면, 새로운 고객을 만나거나 더 중요한 업무에 시간을 쏟지 못하게 되어 큰 손해를 감수해야 합니다.
3. 비효율적인 보관 및 관리
종이 계약서를 어떻게 보관하시나요? 원본 계약서는 분기별로 나누어 파일철하고, 계약서를 스캔해 저장하는 번거로운 방식으로 관리하고 있나요? 원본이 필요한 상황에는 바쁜 업무 시간에 해당 문서를 찾느라 시간을 낭비하고 있지는 않으신가요? 아무리 큰 규모의 기업이더라도, 계약서를 관리하기 위한 직원을 별도로 채용하는 것은 불가능합니다. 또한, 계약서의 분실 및 누락 또는 계약 상대방이 아닌 외부자가 계약서를 열어보는 상황이 발생할 경우 계약 내용이 외부로 유출되는 보안 상의 문제점도 있습니다.
위 세 가지 문제를 포함해 종이계약으로 많은 어려움을 겪고 있으신가요?
답답하고 번거로운 업무 프로세스와 비효율적인 계약 방식으로 스트레스를 받고 계시다면,
전자계약 서비스 도입이 필요합니다.
💡 전자계약이란?
더 이상 종이계약은 유일한 계약 방법이 아닙니다. 전자계약과 그 데이터는 기존의 수기 서명 그리고 종이 계약서와 같은 법적 효력을 가지고 있습니다. 한국을 포함해 세계 여러 나라에서는 전자서명의 법적효력에 대해 인정하고 있는데요. 국내에서는 2020년 전자서명법 개정과 함께 전자문서와 전자서명의 안전성 그리고 신뢰성을 확보했습니다.
| 전자서명법 제3조 1항 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다. | 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 1항 전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다 |
💡 지금 당장 전자계약으로 꼭 바꿔야 하는 이유!
1. 시간 및 비용 효율성
전자계약 서비스는 업무 효율을 극대화할 수 있는 최적의 방법 중 하나입니다. 전자계약서는 종이계약서와 달리 시간과 공간의 제약을 받지 않습니다. 언제 어디서나 계약서를 보내고, 검토하고, 서명하고, 전달할 수 있기 때문입니다. 계약서 전달부터 검토를 포함한 모든 계약 체결 과정에 소요되던 많은 시간을 효과적으로 줄일 수 있습니다.
계약의 진행 상황도 실시간으로 확인할 수 있어 보다 안심할 수 있습니다. 전자계약 서비스 사용으로 계약 체결이 빠르게 이루어질 경우 기존에 포기해야 했던 많은 다른 업무들에 집중할 수 있으며 더 중요한 업무에 시간과 비용을 투자할 수 있습니다.
이폼사인은 IT 담당자나 개발자가 아니더라도, MS Office 문서 내에서 바로 전자문서를 만들 수 있으며, 엑셀 함수도 지원하고 있기 때문에 누구나 쉽게 전자계약 서비스를 사용할 수 있습니다. 또한, 단순 반복입력 업무로 생기는 사소한 오류나 번거로움을 최소화할 수 있는 자동 입력 설정으로 매번 반복해서 입력하지 않아도 되는 기능을 제공하고 있습니다.
2. 보안 및 위변조 방지
계약에서의 보안은 그 무엇보다 중요합니다. 전자계약 서비스에서는 계약 상대방의 본인 확인 절차를 추가하여 중요한 정보의 유출과 위변조 문제를 사전에 차단할 수 있습니다. 계약 완료 후에도 별도의 프로세스 없이 안전한 클라우드에 저장되며, 분실 또는 누락의 우려가 없어 관리에도 용이합니다. 종이계약서와 달리 필요한 문서를 창고나 파일철 사이에서 일일이 찾아보고 열어보는 번거로운 과정 없이 검색만으로도 손쉽게 찾을 수 있습니다.
특히 이폼사인은 국제표준 정보보호 인증인 ISO 27001 및 AWS 인증 소프트웨어 배지를 획득하는 등 서비스의 안정성과 보안 및 운영의 우수성에 대해 입증한 바 있는데요. 비밀번호, SMS, 휴대폰, 법인 공동인증서를 포함해 업계 최다 인증 수단을 제공할뿐 아니라, 문서의 모든 정보를 담은 감사추적증명서와 타임스탬프 기능 등을 제공해 계약을 보다 안전하게 할 수 있도록 지원하고 있습니다.
3. 업무 생산성 개선
계약 담당자 및 유관 부서의 업무 효율을 개선할 수 있습니다. 대부분의 종이계약에서는 사람이 해야만 하던 업무들을 전자계약으로 편리하게 자동화할 수 있기 때문입니다. 특히, 수십수백 건의 문서를 다루어야 할 때, 그 효과를 극대화할 수 있습니다. 예를 들어, 연봉 계약 시즌에는 인사담당자가 회사 내 모든 근로자와 대면해 계약서에 서명을 요청하는데요. 이런 번거롭고 오래 걸리는 업무를 담당자의 자리에서 클릭 몇 번만으로 해결할 수 있습니다.
또한, 타부서에 계약서 내용 검토를 요청하거나, 내부 결재를 받거나, 서명이 완료된 계약서를 전달해야 하는 경우에도 담당자에게 찾아가거나 별도의 이메일을 작성할 필요가 없습니다. 문서의 워크플로우에 추가하는 것 만으로도 업무를 쉽게 처리할 수 있습니다. 이런 방식으로 회사 내에서 하나하나 번거롭게 진행하던 업무를 빠르고 간편하게 처리가 가능해 업무 생산성을 향상시킬 수 있게 됩니다.
이폼사인은 전자문서 업력 27년간 쌓아온 기술력과 레퍼런스를 바탕으로 고객에게 최고의 경험을 제공합니다. 디테일한 설정 기능과 타 서비스에서는 경험할 수 없는 특별한 기능들로 계약뿐 아니라 회사 내 모든 업무의 디지털 전환을 지원하고 있습니다.
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일 잘하는 당신의 선택을 이폼사인이 응원합니다!