프랜차이즈 회사가 새로운 브랜드를 출시하고 신규 가맹점을 출점하기 위해서는 시장의 최신 동향과 고객의 니즈를 정확하게 파악해야 하죠. 더 나아가, 프랜차이즈 사업이 확장되면서 세분화되는 조직과 증가하는 가맹점을 체계적으로 관리하기 위해서는 다양한 협력 방안이 필요합니다. 많은 프랜차이즈 회사는 관리자가 업무를 체계적으로 모니터링하고 관리를 일원화하고, 담당 직원과 가맹점주가 쉽고 편리하게 소통할 수 있도록, 디지털 전환을 시도하고 있습니다.
가맹점을 확장하고 관리하는 업무는 시간과의 싸움이기도 합니다. 하지만 아직 대면으로 이뤄지는 계약 체결 방식으로 인해 프랜차이즈 본사들은 여러 가지 불편함을 겪고 있는데요. 이번 포스팅에서는 가맹계약서와 문서 관리에 필요한 다양한 기능들이 있는 클라우드 기반 전자계약 서비스 이폼사인이 어떻게 가맹점주들과의 계약을 편리하게 하고 직원 간 소통에 많은 도움을 주는지 알아보겠습니다.
■ 왜 전자계약이 필요한가요?
프랜차이즈 가맹계약은 가맹점이 본사의 상호, 상표 등을 사용하고 프랜차이즈 영업에 관하여 본사로부터 관리를 받고 이에 대한 대가를 본사에 지급하기로 하는 계약이며, 이때 본사와 가맹점 사이에 작성하는 문서가 바로 가맹계약서입니다. 가맹계약서는 가맹사업에 관한 전반적인 내용을 토대로 하며, 계약에 목적 및 상세한 계약 내용과 관련 필요 사항의 규정 내용 등이 기재됩니다. 일반적인 계약서와 마찬가지로 계약서 작성 후에는 계약 일자를 기재하고, 상호 계약자 간의 서명 또는 날인을 하여야 하죠.
가맹계약서는 차후에 가맹 서비스와 관련한 문제 발생 시 우선적인 표력을 발휘하는 경우가 많기 때문에, 명확하고 상세하게 작성하는 것이 중요합니다. 이러한 이유로 프랜차이즈 본사들은 보수적으로 가맹계약서를 작성하고 있으며, 가맹본부의 담당자와 가맹점주가 직접 만나 약 40장에 이르는 계약서를 일일이 간인해야 했으며, 많게는 두 시간씩 작성하는 경우도 있다고 합니다. 더 나아가, 가맹본부는 가맹거래법 제11조 제3항에 따라 가맹계약서를 가맹점사업자와의 거래가 종료된 날부터 3년간 보관해야 합니다. 이를 위반할 경우, 가맹본부는 1천만 원 이하의 과태료를 부과받습니다. 하지만 지속해서 가맹점이 늘어남에 따라 수십장으로 된 계약서를 관리하는 일이 쉽지 않고, 여러 부서에서 종이 계약서를 돌려 보며 확인해야 하다 보니 계약서 파손 문제 또한 자주 발생하고 있습니다,
■ 무엇이 어떻게 달라지나요?
전자문서법의 개정으로 전자문서의 법적 효력이 인정되었으며, 최근 많은 프랜차이즈 본사들이 업무의 효율성 증대와 체계적인 문서 관리 등을 이유로 전자계약을 도입하고 있습니다. 전자계약으로 가맹계약을 체결하면 시간과 공간의 제약 없이 가맹계약을 체결할 수 있으며, 체계적인 문서 관리 및 분실 또는 훼손 등의 문제를 차단할 수 있습니다.
기존에는 계약서를 작성하기 위해서 가맹점주들이 본사를 방문한다거나 본사가 가맹점주를 찾아가 계약을 하는 것이 일반적이였습니다. 하지만 이제는 만나지 않고도 편리하게 서명을 할 수 있게 되었습니다. 이폼사인에서는 전자계약서 작성에 필요한 전자서명과 전자도장과 같은 기본적인 기능부터 가맹계약서 작성에 꼭 필요한 차별화된 기능들인 사진 촬영, 실물 도장 스캔, 첨부파일 그리고 계약서를 본인이 작성했음을 보다 확실하게 하고자 손글씨(따라쓰기) 기능 등이 제공되어 복잡한 가맹계약서를 손쉽게 전자문서로 변환해 사용할 수 있습니다. 가맹본부와 가맹점주가 함께 계약서를 작성하며 그 자리에서 직접 이미지를 첨부하고, 첨부파일을 바로 추가하며 계약에 필요한 모든 프로세스를 간단한게 해결할 수 있습니다.
그와 더불어, 계약서 작성 후 자동 교부 및 저장으로 법적 효력이 보장될 뿐 아니라 기타 법적 분쟁을 방지할 수 있어 관리가 쉬워집니다. 보낸 시간, 열람 시간, 열람 기록 등 확실한 이력이 남아있으며, 이폼사인의 모니터링 기능을 통해 실시간 확인 또한 가능합니다. 추후, 계약서 확인이 필요할 때는 언제 어디서나 서비스 내에서 손쉽게 계약서 파일을 찾고 내용을 확인 할 수 있으며, 이를 바탕으로 부서 간 빠른 소통이 가능해집니다.
■ 누구나 쉽고 간편하게 & 언제 어디서나 편리하게 !
이폼사인 전자계약 서비스는 가맹계약서뿐만 아니라 광고·판촉 사전동의서, 거래계약서, 발주서, 공문, 근로계약서 등 프랜차이즈 회사에서 가맹점사업자와의 업무에 사용하는 모든 문서를 시스템 구축과 설치 없이도 간편하게 사용할 수 있습니다. 광고비 동의서 등 신축하게 가맹점주의 동의를 받아야 하는 상황에서도, 전자서명을 통해 시간과 비용을 줄여 빠르게 정책을 실행할 수 있죠.
이폼사인은 별도의 개발 지식 없이 기존에 사용하던 문서 파일을 업로드하거나 이폼사인 MS오피스 플러그인을 이용해서 엑셀, 워드, 파워포인트에서 바로 쉽고 간편하게 전자문서를 만들 수 있습니다. 또한, 수식과 함수가 적용된 엑셀 파일을 그대로 전자문서로 만들어 복잡한 계산을 단순화하고 반복 작업을 자동화할 수 있어 어느 단계에서도 처리하기 쉽습니다. 이폼사인에서는 동일한 내용이 자동으로 입력되도록 설정할 수 있어, 같은 내용을 반복해서 작성하는 과정에서 생길 수 있는 실수와 오류를 없애줍니다.
그와 더불어 이폼사인에서는 사용자가 필요한 업무 프로세스에 맞춰 문서 작성부터 승인, 관리까지 다양한 방법으로 진행할 수 있게 자유로운 워크플로우 설정이 가능합니다. 이폼사인은 참여 인원 제한 없이, 워크플로우 참여자의 역할에 따라 보이는 파일이나 구역을 맞춤 설정할 수 있으며, 회사 외부의 참여자나 검토자에게도 필요한 문서만 노출되도록 디테일한 설정도 가능해 복잡한 업무도 손쉽게 자동화할 수 있습니다. PC, 태블릿, 스마트폰 등 다양한 기기를 완벽하게 지원하기 때문에 PC가 없는 상황에서도 언제 어디서나 문서를 확인하고 작성할 수 있으며, 추가적인 서류 처리나 스캔, 이메일을 통한 문서 교환 과정 없이도 비대면으로 편리하게 계약을 체결할 수 있습니다
이폼사인으로 작성되는 모든 문서는 이폼사인 자체 클라우드에 안전하게 저장됩니다. 이폼사인에서는 원하는 키워드를 검색하면 키워드가 담긴 모든 관련 문서를 쉽게 찾고 열람할 수 있습니다. 키워드 검색뿐만 아니라 사용자는 특정 기간, 특정 입력 항목 등의 입력을 통해 다양한 방식으로 검색할 수 있습니다. 엑셀을 연동할 경우 보관 문서의 데이터를 실시간으로 업데이트하여 관리할 수 있으며 CSV 추출 또한 가능하여 다양한 업무에 활용할 수 있습니다.
프랜차이즈 회사의 디지털 전환, 이폼사인 전자계약으로 시작해 보시는 건 어떠세요?
복잡한 문서 처리 과정을 단순화하고, 불필요한 반복업무를 줄이며, 업무의 효율성을 극대화할 수 있는 이폼사인을 통해, 여러분의 업무 방식을 바꾸어보세요.
클라우드 서비스 보안 인증(CSAP)
‘전자계약 서비스 업계 최초’ 획득!
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‘안심할 수 있는’ 전자계약. 이폼사인
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