인사팀이 근로자들의 연차휴가를 관리할 때 꼭 고려해야 할 것이 ‘연차휴가 사용촉진제도‘입니다. 연차휴가의 사용 촉진은 대상과 시기에 맞춰 전체 근로자에게 진행되어야 하는데요. 오늘은 연차휴가 사용촉진제도에 대한 필수 정보와 쉽고 빠르게 연차휴가 사용을 촉진할 수 있는 방법에 대해 알려드리려고 합니다.
■ 연차휴가 사용촉진제도, 이것만 알고 가세요!
연차휴가 사용촉진제도는 회사가 법에 규정된 절차와 방법으로 근로자가 최대한 연차휴가를 사용하도록 하고, 이러한 사용 촉진에도 불구하고 근로자가 연차휴가를 사용하지 않은 경우 그 미사용 연차휴가에 대한 금전 보상 의무를 면제하는 제도를 말합니다.
연차휴가 사용 촉진에 대해서는 근로기준법에도 명시되어 있습니다.
제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진) 사용자가 유급휴가의 사용을 촉진하기 위하여 조치를 하였음에도 불구하고 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 소멸된 경우에는 사용자는 그 사용하지 아니한 휴가에 대하여 보상할 의무가 없고, 사용자의 귀책사유에 해당하지 아니하는 것으로 본다.
즉 근로자에게 연차휴가 사용을 촉진할 경우, 이후 근로자의 연차휴가가 소멸되더라도 회사에게는 책임이 부여되지 않습니다. 근로자들의 연차휴가 사용 권리 보장과 회사의 인건비 감축을 위해 연차휴가 사용 촉진은 꼭 필요합니다.
■ 연차휴가 사용 촉진, 언제 어떻게 하나요?
인사팀은 주목! 그렇다면 연차휴가 사용 촉진의 절차와 방법은 무엇일까요? 이에 대해 알기에 앞서, 연차 사용 촉진을 위해 필요한 2가지 서식을 기억하세요.
📄연차휴가사용촉진서 : 회사가 근로자에게 촉진 내용, 잔여 휴가 일수 등을 통보하는 문서
📄연차휴가사용계획서 : 연차휴가 사용 시기를 통보하기 위해 근로자가 작성해야 하는 문서
연차휴가 사용 촉진 절차는 대상의 근로기간이 1년 이상인지, 1년 미만인지에 따라 구분되는데요.
1년 이상 근로자의 경우
| | 통보 시기 | 통보 문서 |
| 1차 사용 촉진 | 연차 소멸 6개월 전 기준 10일 이내 | 1차 연차휴가사용촉진서 (회사 → 근로자) |
| 근로자의 사용일 통보 | 촉구일 기준 10일 이내 | 연차휴가사용계획서 (근로자 → 회사) |
| 2차 사용 촉진 | 연차 소멸 2개월 전 기준 | 2차 연차휴가사용촉진서 (회사 → 근로자) |
1년 미만 근로자의 경우
※ 단 1차 사용 촉진 후 추가 발생 연차휴가에 대해서는 종료 1개월 전 기준 5일 이내 1차 통보해야 하며, 종료 10일 전 기준 2차 통보해야 합니다.
| | 통보 시기 | 통보 문서 |
| 1차 사용 촉진 | 최초 1년 근로기간 종료 3개월 전 기준 10일 이내 | 1차 연차휴가사용촉진서 (회사 → 근로자) |
| 근로자의 사용일 통보 | 촉구일 기준 10일 이내 | 연차휴가사용계획서 (근로자 → 회사) |
| 2차 사용 촉진 | 최초 1년 근로기간 종료 1개월 전 기준 | 2차 연차휴가사용촉진서 (회사 → 근로자) |
1차 연차휴가사용촉진서는 촉진 내용, 잔여 휴가 일수 등을 포함하여 연차휴가사용계획서와 함께 근로자에게 통보되어야 합니다. 그 후 근로자는 전달받은 연차휴가사용계획서를 작성하여 회사에 통보해야 하는데, 통보하지 않을 경우 회사는 근로자가 사용하지 않은 연차휴가의 전부 또는 일부의 사용 시기를 직접 정하여 2차 연차휴가사용촉진서를 통보합니다.
■ 연차휴가 사용 촉진도 이폼사인으로 한 번에!
연차휴가 사용 촉진을 위해선 연차휴가사용촉진서, 연차휴가사용계획서를 근로자에게 전달해야 하는데요. 필요한 문서 생성 및 전송, 관리까지 전자계약 이폼사인으로 한 번에 해결하세요!
✨전자계약 이폼사인으로 손쉽게 ‘연차휴가 사용 촉진’하는 방법
① 내 파일로 문서 작성 기능으로 기존에 사용하던 서식 가져오기
기존에 사용하던 연차휴가 사용 촉진을 위한 서식이 있다면 ‘내 파일로 문서 작성’을 통해 파일을 가져와 문서를 생성할 수 있습니다. ‘이폼사인 MS Office용 플러그인’을 이용해 익숙한 엑셀, 워드, 파워포인트에서도 바로 전자 서식을 만들 수 있어요!
② 필수 입력 항목 설정 후 작성 요청하기
연차휴가 사용 촉진을 위한 서식 내용이 완성되었다면, 근로자가 작성해야 하는 항목을 설정해야 하는데요. 많은 내용 중 근로자가 반드시 입력해야 하는 항목이 따로 있다면 입력 컴포넌트를 ‘필수 입력 항목’으로 설정해 보세요.
③ 워크플로우 기능으로 결재 단계 설정하기
회사 내에서 작성되는 문서는 결재 과정마다 담당자의 승인이 필요합니다. ‘워크플로우’ 설정으로 결재 단계를 자유롭게 설정하고, 각 단계마다 승인을 요청할 담당자를 지정해 보세요. ‘워크플로우’에서는 참여자, 열람자, 검토자 등 상황에 맞는 유형의 담당자를 지정할 수 있습니다.
④ 근로자에게 일괄작성 · 대량전송하기
연차휴가 사용 촉진을 위한 문서가 완성되었나요? 대상 근로자가 많을 땐 근로자 수신 정보를 한 번에 작성하고 전송하세요. 직접 입력하거나 엑셀 파일을 업로드하는 방식으로 ‘일괄작성’할 수 있습니다. 그다음 이메일을 보내듯 즉시 혹은 예약 시간을 설정하여 ‘대량전송’하면 문서 전달이 완료됩니다.
⑤ 완료 문서는 실시간 문서 관리함에서 확인하고 재요청 알림 보내기
근로자가 작성하고 제출한 문서는 문서함에서 한눈에 보고 관리할 수 있습니다. 열람, 제출, 반려 등의 상황을 실시간으로 파악하세요! 만약 사용 촉진 기간에 따라 근로자에게 문서 작성을 재요청하고 싶을 경우, 재요청 알림을 설정하여 보낼 수 있으며, 완료 문서는 CSV 파일로 다운로드 받은 후 한 번에 정리할 수 있습니다.
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