전자 문서 시스템에 대한 6가지 오해와 진실

가끔 만나는 사촌동생같은, 가깝지만 어쩐지 멀게 느껴지는 전자문서!

오늘은 여러분과 전자문서가 조금 더 친숙해질 수 있도록, 전자문서에 대한 오해들을 조목조목 짚어보겠습니다.

“대기업에서만 쓰는 것 아닌가요?”

우리가 경험하는 전자문서는 대부분 통신사의 전자고지서나 정부의 전자증명서, 은행의 비대면 계좌개설처럼 큰 규모의 기관에서 제공하는 것들입니다. 이렇다보니 전자문서 시스템을 구축하고 활용하는 것이 고비용이 들어가는 큰 도전이라고 느껴지게 마련인데요.

이폼사인에서는 초기 설치나 구축 없이, 월 1만원의 저렴한 비용으로 전자문서 시스템을 도입할 수 있습니다. 전자 서식을 만드는 것 또한 기존의 워드, 엑셀 파일을 그대로 전자 서식으로 변환할 수 있어 별도의 개발지식이 필요하지 않습니다.

“종이문서보다 비싼 것 같아요.”

A4용지는 장당 5~10원 정도 합니다. 전자 문서는 건당 200~1,000원 정도 하죠. 이렇게만 생각해보면, 전자문서의 가격이 종이문서보다 훨씬 비싼 것 같습니다. 하지만 종이 1장의 값 = 전자문서 1건의 값이라고만 볼 수 있을까요?

사실 종이문서 1장이 전자문서로 바뀌는 것은 종이값 외에도 아래와 같은 여러가지 제반 비용을 포함하고 있습니다.

  • 종이, 복사기, 프린터 구입 비용
  • 이것들을 놓을 공간에 드는 비용
  • 문서를 관계자에게 전달하는 처리 비용
  • 종이 문서를 안전하게 보관하는 데 드는 비용

전자문서는 이렇게 종이 문서를 사용하며 발생하는 다양한 추가비용을 절감시켜줄 수 있습니다. 또한 고객에겐 양질의 서비스 경험을, 직원에겐 효율적인 업무 환경을 제공할 수 있다는 장점은 기본입니다!

“전자 계약에만 사용하지 않나요?”

비대면 계약과 전자 서명이 가능하다는 점에서 계약서가 전자문서로 많이 활용되고 있기는 합니다. 하지만 최근엔 업무 효율성 및 고객 만족도 향상을 위해 다양한 문서들을 전자 문서로 대체하고 있는데요.

회사 내부 결재 서류를 전자 결재로 변경하거나, 고객이 작성해야 하는 멤버십 가입 신청서, 진료 접수증, 학원 수강증 등을 전자 신청서로 대체하기도 하고, 개인정보 관련 동의서 등 동의서를 받을 때에도 전자 동의서를 활용하기도 합니다.

이폼사인은 전자 서명 뿐 아니라 날짜, 체크 박스 등의 다양한 입력항목을 서식 내에서 사용할 수 있어 신청서, 동의서와 같은 문서도 쉽게 전자 서식으로 변환할 수 있습니다. 또한 문서별 맞춤형 처리 단계를 설정할 수 있어 참여자가 많은 문서도 손쉽게 자동화 처리할 수 있습니다.

“모든 직원에게 전용 태블릿을 제공해야 하나요?”

전자문서를 도입하면 모든 직원에게 새로운 기기를 제공해야 할 것 같지만, 사실 이미 가지고 있는 스마트폰 하나면 충분합니다. 각자의 스마트폰에 ‘이폼사인’ 앱만 설치하면 끝! html5라는 고마운 기술 덕분에, 스마트폰 뿐 아니라 모든 종류의 컴퓨터, 노트북, 태블릿에서 문서를 작성하고 열람할 수 있습니다.

따라서 전자문서는 계약서 등 중요 문서를 많이 다루는 영업팀과 인사팀에 특히나 많은 도움이 됩니다. 언제 어디서나, 대면이든 비대면이든, 손쉽게 문서를 작성할 수 있으니까요.

“해킹을 당하면 어쩌죠?”

중요 문서를 열람하려면 그 문서를 볼 수 있는 권한이 있는 사람이어야 합니다. 전자문서에서도 동일합니다. 특정인에게만 문서에 대한 권한을 줌으로써 문서에 대한 열람, 다운로드 등의 관리 업무를 맡길 수 있습니다.

또한 문서가 클라우드에 전송되는 동안에도, 저장되어 있는 동안에도, 다운받아지는 동안에도 아무도 문서에 접근할 수 없어야 하는데요.

이폼사인에서는 미국 국가안보국 1급 기밀에 사용할 수 있도록 승인된 알고리즘으로 문서를 암호화하여 저장하고 있습니다. 또한 문서가 전송되는 동안에도 고객의 데이터가 타인으로부터 모니터링 및 변조되지 않도록 서비스에서 주고 받는 모든 네트워크 구간의 데이터를 TLS(전송 계층 보안)를 사용하여 암호화합니다.

“한번에 전자문서 시스템을 구축해야 하나요?”

종이문서 업무환경에서 갑자기 전자문서를 도입하는 것은 실무자들에겐 반갑지 않은 변화일 수 있습니다. 더군다나 기존의 시스템이 잘 돌아가고 있었다면 괜한 난리법석처럼 느껴질수도 있습니다.

이럴 때엔 천천히, 그리고 조금씩 도입해 보는 것을 권장합니다. ‘휴가신청서’같은 간단한 문서부터 스마트폰으로 작성해 보세요. 2개월 동안 제공되는 무료 체험 기간을 충분히 활용하며 간단한 문서부터 처리과정이 복잡한 문서까지 단계적으로 전자문서로 변환해 보세요.

또한, 기존에 사용하고 있는 사내 시스템이 있다면 API를 사용해 문서 부분만 연계할 수도 있습니다.

전자 문서에 대한 오해, 조금은 풀리셨나요?
더 궁금한 점이 생기셨다면, 아래 링크로 편하게 문의주세요!

카카오톡에서도 문의하실 수 있습니다.

모든 회사가 편안하게 전자 문서를 사용하는 그날까지,
이폼사인 서비스팀이 여러분을 응원하겠습니다.