상세 검색, 어디까지 해봤니?

수백 수천 장의 문서에서 필요한 문서를 찾는 것은 볏짚에서 바늘찾기같습니다. 전자 문서는 어떨까요? 검색 기능으로 조금 더 쉽게 찾을 수 있어야 하지 않을까요?

이폼사인은 (당연히) 저장된 문서를 검색할 수 있는 검색 기능을 제공합니다. 하지만 단순한 키워드 검색을 넘어, 다양한 조건을 건 검색도 가능하다는 점, 알고 계셨나요?


문서 검색이 가능한 곳

이폼사인에서 작성된 문서는 5곳에 쌓입니다. 바로 진행 중 문서함, 처리할 문서함, 완료 문서함, 공유 문서함문서 관리인데요. 바로 이 5 곳에서 문서를 검색할 수 있습니다.

문서가 많아지면 꼭 필요한 기능, 검색

회사에서 사용하는 문서는 휴가신청서 뿐 아니라 각종 결재 서류, 연봉계약서 등이 있고, 외부 계약서까지 포함한다면 그 종류와 문서 수는 수도 없이 많아집니다.

문서함이나 문서관리에 문서가 쌓이다보면 특정 문서를 찾아야 할 때에 어떻게 해야 할지 막막해지기도 합니다.

검색창에서 검색하면 되지 않나요?

네, 모든 문서 목록 상단에는 문서를 검색할 수 있는 검색창이 있습니다. 검색 키워드를 입력하면 문서 제목이나 문서에 입력된 내용에서 해당 키워드를 가지고 있는 문서를 찾아 보여줍니다.

하지만 문서가 많아지다 보면 작성자 이름만 검색해도 100개 이상의 문서가 나올 때가 있습니다. 이럴 때엔 조금 더 상세히 검색할 필요가 있습니다.

? 검색 키워드 입력 시 템플릿(서식)의 내용은 검색되지 않습니다. 문서 제목과 문서에 입력된 내용만 검색이 가능한 점, 참고해 주세요!

상세 검색, 어디까지 될까요?

1. 구체적인 검색 범위 지정

상세 검색은 문서를 조금 더 깊이있게 검색할 수 있습니다. 우선 검색 범위를 보다 구체적으로 설정할 수 있는데요. 문서 제목, 내용 뿐 아니라 단계, 작성자 등 아래와 같은 다양한 범위을 특정해 검색할 수 있습니다.

  • 제목 + 내용
  • 제목
  • 내용
  • 문서 ID
  • 문서 번호
  • 단계
  • 작성자
  • 작성일
  • 처리자
  • 처리일
  • 수신자
  • 사용자 지정 필터

2. 여러 개의 조건 설정 가능

상세 검색에서 여러 조건을 설정하면 보다 구체적인 검색 결과를 얻을 수 있습니다. 예를 들어 아래와 같은 여러 조건이 충족되는 문서를 검색해야 하는 경우 아래 이미지와 같은 검색 조건을 추가할 수 있습니다.

  1. 박이폼이 작성한 문서 (조건: 작성자)
  2. 2022-01-01일부터 2022-11-29일까지 작성된 문서 (조건: 작성일)
  3. ‘회원가입’이라는 단어가 문서 제목에 포함된 문서 (조건: 제목)

위 이미지와 같이 대부분의 문서가 필터링 되었고 세 가지 조건이 충족하는 두 개의 문서만 검색되었습니다.

3. 특정 입력항목에 입력된 내용으로 검색

사용자 지정 필터 검색 기능을 사용하면, 문서의 특정 항목에 입력된 내용만 콕 집어 검색할 수도 있습니다. (단, 검색할 입력항목의 ID를 알아야 합니다.)

예를 들어, 2020년 휴가 일 수 계산을 위해

  1. 1월 1일부터 12월 31일까지
  2. ‘연차’로 구분된
  3. A직원의 휴가신청서를 찾고자 한다면

휴가 시작일, 휴가 구분을 입력하는 입력항목의 ID를 확인하여 아래와 같이 검색할 수 있습니다.
(여기서 휴가 시작일의 ID는 ‘시작일’, 휴가 구분의 ID는 ‘휴가구분’입니다.)

사용자 지정 필터는 단순 키워드 검색 뿐 아니라 기간, 범위 등 입력 값의 성격에 따라 그 검색 방식을 달리할 수 있습니다. 위 예시에서는 시작일 입력값을 ‘기간’으로 검색하여 2020년 전체로 검색할 수 있었습니다.


이제 이폼사인의 수많은 문서, 잘 찾을 수 있지 않을까요?

이 기능에 대해 궁금한 점이 있다면 언제든 저희에게 문의주시기 바랍니다.

2020-12-17